Як підписати документ ЕЦП
Підписання документів за допомогою ЕЦП є зручним і безпечним способом юридично завірити будь-який електронний документ без друкування його на папері.
Як підписати документ ЕЦП, хто може це робити та як отримати цифровий підпис — розповідаємо покроково далі.
Підписання ЕЦП: що потрібно знати
Електронний цифровий підпис — це унікальний набір даних, згенерований за допомогою криптографічних методів перетворення даних. Накладання ЕЦП на електронні документи здійснюється для ідентифікації особи, що його підписала.
Особливості ЕЦП:
дійсний 1-2 роки, після його закінчення необхідно поновити термін дії;
краще зберігати на окремому носії, доступ до якого є лише у власника підпису.
ЕЦП забезпечує цілісність документа, захищає його від несанкціонованих змін, а також підтверджує авторство та час створення підпису.
В Україні використання ЕЦП регулюється Законом України «Про електронний цифровий підпис». Відповідно до нього, завірити документ ЕЦП може особа, яка на законних підставах володіє ключем та здійснює підписання договору електронним цифровим підписом від свого імені або за довіреністю уповноваженої особи.
Підписати документи ЕЦП: крок за кроком
Електронний цифровий підпис накладається за допомогою індивідуального ключа, який потрібно завантажити в систему. З дотриманням цих кроків ви легко зможете юридично завірити будь-який електронний документ.
Крок 1. Перевірте дійсність електронного цифрового ключа.
Крок 2. В адресний рядок веббраузера вставте посилання.
Крок 3. Виберіть тип носія особистого ключа, особистий ключ та введіть пароль захисту ключа. Далі потрібно натиснути «Зчитати».
Крок 4. У вкладці «Файл для підпису» вибираємо потрібний файл та заповнюємо інформацію про тип, алгоритм та формат підпису.
Крок 5. Збережіть файл із накладеним ЕЦП.
Як перевірити накладання ЕЦП на електронні документи?
Перевірка накладення ЕЦП здійснюється на сайті Центрального засвідчувального органу.
Послуга доступна за кілька етапів:
Крок 1. Перетягніть у віконце на сторінці підписаний файл або завантажте його зі свого носія.
Крок 2. Очікуйте на аналіз відповідності підписів. Перевірте результат операції.
Крок 3. Щоб завантажити файл на свій пристрій, натисніть кнопку «Зберегти».
Що робити, якщо немає ЕЦП?
Без ЕЦП ви не зможете підписувати документи в електронному вигляді із наданням їм юридичної сили. Проте отримати ЕЦП досить просто. Для цього необхідно звернутися до одного з кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг. Перелік можна знайти за посиланням.
Також отримання ЕЦП доступне в інформаційно-довідковому департаменті Державної податкової служби та Міністерстві внутрішніх справ України. Процедура є безкоштовною.
Переваги використання ЕЦП
Низка суттєвих переваг проти традиційного паперового документообігу:
Зберігає час
Забудьте про друк, пересилання та зберігання паперових документів. Підписання — це кілька кліків, що значно пришвидшує робочі процеси.
Відповідно до законодавства
Електронний цифровий підпис має таку ж саму юридичну силу, як і власноручний підпис на паперовому документі.
Підписання онлайн
Завірити документ ЕЦП можна в будь-якому місці та в будь-який час без прив’язки до офісу чи робочого місця. Зручно для працівників, які часто перебувають у відрядженнях або працюють із дому.
Просто інтегрувати
Додавайте підписані документи в різні системи документообігу та бухгалтерські програми. Бізнес-процеси стають ефективнішими.
Захищено та безпечно
ЕЦП зменшує ризики, пов'язані з втратою, пошкодженням або підробкою паперових документів. Завжди можна визначити підписувача.
Програма для підпису документів ЕЦП: яку вибрати?
Підписання договору електронним цифровим підписом через програмне забезпечення — ще одна безкоштовна можливість зручно керувати документами в режимі онлайн.
Державна податкова служба України надає для користування такі онлайн-сервіси накладання ЕЦП на електронні документи:
Повнофункціональний програмний комплекс для роботи з кваліфікованим електронним підписом та електронною печаткою (окрім звітності). Дає змогу накласти та перевірити ЕЦП/ЕП на різних електронних документах, здійснювати перевірку сертифіката та інші операції.
Програмний комплекс для налаштування електронного ключа. Із його допомогою можна встановити необхідні параметри носія, відформатувати його, змінити пароль доступу та виконати тестування для перевірки працездатності носія.
Має схожі функції з «Кристал-1». Зручно використовувати для встановлення та налаштування параметрів електронного ключа. Система також зберігає особисті ключі у внутрішній пам’яті та захищає від несанкціонованого доступу.
Ці програмні продукти забезпечують надійну роботу з ЕЦП (КЕП) відповідно до чинного законодавства України.
ЕЦП (КЕП) у Райфі
Ми цінуємо довіру наших бізнес клієнтів і впевнені, що використання ЕЦП — це ще один крок до цифровізації та підвищення рівня безпеки документів.
Ось чому ми надаємо можливість для наших корпоративних клієнтів отримати кваліфікований електронний підпис безкоштовно в будь-якому відділенні Райфу. У такий спосіб ви зможете підписати документ ЕЦП, де б ви не були.
Для отримання цифрового підпису зверніться до менеджера Райфу. Отримайте всі переваги сучасного дистанційного банкінгу Raiffeisen Business Online.