Віддалена робота: Довідка для підприємців
Епідемія коронавірусу, яка навчила бізнес новій віддаленій формі роботи, знову нагадує про себе. І хоч тотального карантину точно не буде, потреба в ситуативних рішеннях може настати. Окрім того, такий формат часто стає єдиним виходом через воєнні ризики. Тож нагадаємо, як правильно й швидко можна оформити віддалену роботу різних типів та які є нюанси.
В чому різниця: надомна й дистанційна робота?
Законодавство України чітко розрізняє два поняття: надомну та дистанційну роботу.
Надомна — це робота, що виконується за фіксованим місцем проживання працівника, яке визначається в трудовому договорі. Змінювати його без дозволу роботодавця не можна. Цей вид ближче до «виробничої» праці (збирання деталей, шиття, пакування тощо). Роботодавець забезпечує працівника засобами виробництва, матеріалами та інструментами. На співробітника зазвичай поширюється загальний режим роботи підприємства. Є звітування за обсяг роботи. Надомну роботу регламентують норми ст. 60-1 КЗпП.
Дистанційна — це робота, що виконується в будь-якому місці за вибором працівника поза робочими приміщеннями роботодавця, з використанням інформаційно-комунікаційних технологій. Працівник сам розподіляє робочий час на власний розсуд і не дотримується внутрішнього трудового розпорядку. А акцент на інтелектуальній/офісній роботі (бухгалтерія, менеджмент, маркетинг, продажі, дизайн, ІТ). Контроль ведеться через електронну комунікацію. Дистанційну роботу чітко регламентує ст. 60-2 КЗпП. Якщо коротко, за працівником під час дистанційної роботи зберігаються усі права, встановлені законодавством для штатного співробітника. Це стосується зокрема оплати праці, щорічної відпустки, оплати лікарняних, соціального страхування та охорони праці.
Незалежно від обраної форми роботи, необхідно дотримуватися норм тривалості робочого часу: до 40 годин на тиждень або скороченої тривалості робочого часу, що передбачена ст. 51 КЗпП.
Як оформити перехід на віддалений формат?
Якщо це відбувається з ініціативи роботодавця, потрібно видати наказ про запровадження такої форми роботи, отримати згоду працівника/ів та укласти трудовий договір письмовій формі з працівниками, яких вирішено перевести на віддалену форму роботи. Залежно від того, яка робота передбачається, надомна чи дистанційна, використовуються різні форми договору, які затверджені наказом Мінекономіки від 05.05.2021 р. № 913-21.
Якщо ініціатива про зміну форми роботи надходить від працівника, то він зобов’язаний подати відповідну заяву. На підставі цієї заяви у разі згоди роботодавця видається наказ про проведення працівника на віддалену роботу або оформлюється відповідний договір.
Якщо мова йде про нового працівника, а не переведення вже працюючого, то укладення трудового договору встановленої форми в письмовому вигляді є обов’язковим. Обов’язковим є і направлення повідомлення про прийняття на роботу нового працівника.
ВАЖЛИВО! На період загрози епідемії чи військового форс-мажору достатньо наказу про надомну або дистанційну роботу. Попри те, що переведення на таку форму роботи є змінами умов праці, повідомляти працівників про це за два місяці в умовах воєнного стану не потрібно. Але обов’язково ознайомити працівників з наказом протягом двох днів з дня його видання до початку віддаленої роботи. Повідомляти податкову про переведення працівників на віддалену роботу не потрібно, але в подальшому необхідно подати відповідну звітність.
Список необхідних документів
Для переведення персоналу на віддалену форму роботи потрібно оформити наступні документи:
1. Заява працівника на віддалену роботу (якщо це він ініціює зміни)
Затверджена форма заяви відсутня, тому складається в довільній формі.
2. Наказ про переведення на віддалену роботу
Зазвичай такий наказ оформляється окремо на кожного працівника, бо у нього можуть бути різні види робіт, обладнання, умови праці тощо. В наказі зазначається період віддаленої роботи, умови роботи (як працюватиме співробітник: через електронну пошту, Skype, Zoom тощо) та які завдання та функції має виконувати працівник. Працівник повинен бути обов’язково ознайомлений з наказом під підпис, що підтверджує його згоду на новий формат праці. Підписати наказ працівник може як на паперовій формі, так і за допомогою КЕП у разі електронного документообігу.
3. Додаток до трудового договору (якщо не прописано в основному договорі)
Якщо трудовий договір не містить пунктів про можливість переведення на віддалену роботу, необхідно оформити додаток до нього, де вказати нові умови. Роботодавець також може оформити окремий трудовий договір на відповідний вид віддаленої роботи. У згаданих документах або в наказі треба прописати: обов’язки, посадові функції, що і як має виконуватись; строки звітності; робочий час; режим роботи; оплата праці; строки виконання завдань; засоби зв’язку; умови охорони праці.
Оформлення передачі обладнання
В деяких випадках роботодавці оформляють договір безоплатного користування майном, якщо техніка чи обладнання, на якому працівник виконуватиме роботу, є власністю роботодавця. Варто прописати зобов’язання з боку співробітника використовувати майно роботодавця лише для роботи на його компанію. Але це не є обов’язковим. А от оформлення акту приймання-передачі є обов’язковим. В ньому зазначаються:
- кому передається обладнання;
· повна назва обладнання;
· модель, серійні номери та технічні характеристики;
· початковий стан (нове, вживане, наявні дефекти);
- вартість переданого обладнання.
Акт має бути підписаний обома сторонами. Для додаткового захисту інтересів роботодавця доцільно укласти договір про повну матеріальну відповідальність, який зобов’язує працівника до відшкодування у разі псування чи втрати техніки. Також рекомендується вести реєстр виданого обладнання, періодично перевіряти його стан.
Матеріальна відповідальність
Якщо співробітник отримує обладнання для роботи, потрібно обов’язково оформити договори про повну матеріальну відповідальність, щоб у разі пошкодження чи втрати техніки працівник відповідав за її відшкодування. За наявності такого договору у разі пошкодження або втрати отриманого обладнання працівник зобов’язаний компенсувати підприємству його вартість. Заподіяна шкода з втрати або пошкодження отриманого працівником обладнання оформлюється пакетом документів, що включає заяву про пошкоджене майно, акт обстеження майна, фотоматеріали тощо. На підставі наданих документів керівник підприємства видає наказ про розмір нанесеної шкоди підприємству, суму і порядок відшкодування.
ВАЖЛИВО! Навіть без укладення договору про повну матеріальну відповідальність працівники, які працюють віддалено і отримали необхідне обладнання на підставі АКТУ несуть матеріальну відповідальність у повному обсязі у разі заподіяння шкоди роботодавцеві відповідно до п. 10 ст. 134 КЗпП.
Компенсація витрат
Якщо працівник виконує роботу, використовуючи власні засоби (комп’ютер, інтернет, телефон, зарядні станції тощо), доцільно оформити акт компенсації витрат або Додаткову угоду. У документі потрібно чітко вказати перелік витрат, які підлягають відшкодуванню, їх розмір чи порядок розрахунку. Компенсація може охоплювати витрати на електроенергію, оплату інтернету, використання генератора та пального до нього, амортизацію особистого обладнання. Бажано також визначити строки виплати компенсацій (щомісяця, щокварталу), умови підтвердження витрат (квитанції, рахунки, акти) і спосіб перерахування коштів. Це допоможе уникнути суперечок та стане доказом належного виконання роботодавцем своїх зобов’язань.
Звернімо увагу, що компенсація витрат працівнику у разі віддаленої роботи не є його доходом, тому не оподатковується ПДФО та військовим збором. Для цього повинні бути підтвердні документи, що засвідчують вартість цих витрат і їхній зв’язок з господарською діяльністю роботодавця.
Охорона праці та техніка безпеки
На відміну від дистанційних, для надомних працівників важливо оформити інструкцію з охорони праці, яка регулюватиме безпеку праці на віддаленому місці роботи. Вона повинна містити вказівки щодо організації робочого місця (освітлення, розташування та використання обладнання). Роботодавець зобов’язаний проводити систематичні інструктажі (навчання) з питань охорони праці та пожежної безпеки, які можуть проводитись дистанційно. Водночас необхідно взяти до уваги, що надомний працівник самостійно визначає своє робоче місце і відповідає за забезпечення безпечних і нешкідливих умов праці.
Облік робочого часу і табелювання
Для працівника, який працює дистанційно, в договорі та/або в наказі повинно бути визначено режим роботи (кількість робочих годин у день, вільний час для відпочинку — період відключення, вихідні дні), умови зв’язку з підприємством, години доступу. Водночас зазначимо, що на нього не поширюються Правила внутрішнього трудового розпорядку, якщо інше не передбачене в трудовому договорі. Але це не звільняє кадровика табелювати відпрацьований час «дистанційника».
Роботу дистанційних працівників рекомендовано табелювати, як звичайний робочий день, двома рядками:
- у першому — кількість відпрацьованого часу згідно умовами трудового договору;
- у другому — позначка «Р» або «РС», якщо працівник працює неповний робочий час.
На відміну від «дистанційників», на «надомників» розповсюджуються Правила трудового розпорядку, і їх робота повинна табелюватися за звичайними правилами. Для цього можна використовувати типову форму № П-5, позначаючи:
- у першому рядку — відпрацьовані години;
- у другому рядку — проставляти «Р» (або «01») або «РС» (або «02») для неповного робочого дня/тижня.
ВАЖЛИВО! Постійно вести табель потрібно, якщо надомник отримує погодинну оплату праці. Якщо ж оплата його праці залежить від фактично виконаної роботи і він має право розподіляти свій робочий час на власний розсуд, вести табель обліку робочого часу для такого працівника не обов’язково.
Нюанси звільнення віддалених працівників
Звільнення «дистанційника» потребує більше уваги, ніж при аналогічному процесі зі штатним працівником. Адже необхідно забезпечити документальне підтвердження всіх дій (наприклад, квитанції про відправлення листів, витяги з електронної пошти).
Заява. Якщо ініціатива виходить від працівника, необхідно отримати його заяву. Оскільки особисто подати документ буває неможливо, він може надіслати його рекомендованим листом, доручити передачу представнику або скористатися кур’єрськими сервісами на зразок «Нової пошти» з доставкою «адреса—адреса». Заява також може бути надіслана електронною поштою чи через месенджери (Viber, Telegram). Однак бажано, щоб такий документ був підписаний кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
Наказ. Якщо ініціатива роботодавця — потрібен наказ про звільнення із посиланням на підстави, наявні у роботодавця. Документ має підписати керівник підприємства. Копію наказу потрібно надіслати працівникові для ознайомлення та отримати підтвердження (наприклад, у вигляді електронного повідомлення). Якщо ініціатива була від співробітника — наказ також потрібен, він базується на отриманій заяві.
Розрахунок. Проведіть остаточний розрахунок із працівником та надайте йому повідомлення про суми, нараховані й виплачені при звільненні. Віддайте йому чи його представникам трудову книжку, або вишліть на вказану адресу. Якщо співробітник не залишив адресу для надсилання трудової книжки, обов’язково відправте йому повідомлення-нагадування про необхідність її отримання.
Співробітники за кордоном
Якщо потрібно звільнити віддаленого працівника, який перебуває за кордоном, роботодавець має надіслати наказ, повідомлення про припинення трудових відносин та інші документи міжнародною поштою з описом вкладення. Альтернативний варіант — електронна пошта із кваліфікованим електронним підписом (ЕЦП) і протоколом підпису, за умови отримання підтвердження від працівника. Після розірвання трудового договору трудову книжку необхідно відправити на закордонну адресу співробітника рекомендованим міжнародним відправленням.
Наталя Щербак, консультант із обліку й податків