Що робити, якщо знищена первинка?

Нормами п. 44.5 ст. 44 Податкового Кодексу встановлено, що у разі втрати чи пошкодження первинки суб’єкту господарювання необхідно:

• письмово повідомити ДПСУ за місцем обліку про втрату первинки протягом 5 днів від дати такої події;
• до повідомлення додати документи, які підтверджують настання події, унаслідок якої відбувалися втрата чи пошкодження первинних документів;
• необхідно відновити первинку протягом 90 к. дн. із дня, наступного за днем повідомлення про це податківців.

На початку воєнних дій достатньо було надати лист до ТПП про втрату первинки, щоб не мати проблем з податковою. Але в подальшому до ПКУ було внесено зміни, які передбачають спеціальні правила для підтвердження первинних даних. Ці правила встановлені пп. 69.28 п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ. А саме: у разі знищення первинних документів суб’єкт господарювання повинен подати до контролюючого органу за основним місцем свого обліку повідомлення у довільній формі, в якому вказати обставини, що призвели до їх втрати, податкові (звітні) періоди, а також загальний перелік первинних документів (за можливості – із зазначенням реквізитів). Таке повідомлення підписують керівник підприємства (ФОП) та головний бухгалтер (за наявності). До повідомлення бажано додати копії документів, що підтверджують факт пошкодження або знищення первинних документів. Надіслати таке повідомлення можна через Електронний кабінет платника податків у розділі «Листування з ДПС» або поштовим відправленням з повідомленням про вручення. Після подання такого повідомлення запроваджується мораторій на проведення документальних перевірок щодо зазначених податкових (звітних) періодів. Податківці не повинні проводити перевірки зазначених у повідомленні звітних періодів навіть після завершення воєнного стану.

Якщо ж податкова відмовить підприємцю в застосуванні цих положень, вона повинна не пізніше одного місяця з дати отримання відповідного повідомлення видати письмово вмотивоване рішення із зазначенням підстави та доказів такої відмови. Рішення контролюючого органу може бути оскаржено в адміністративному чи судовому порядку. До винесення остаточного рішення у справі податкова не може піддавати сумніву показники податкової звітності, а також ініціювати проведення будь-якої перевірки щодо податкових (звітних) періодів, зазначених у відповідному повідомленні. Так що візьміть це до уваги про всяк випадок. Наразі ці спеціальні норми поширюються на платників податків, які провадили діяльність на територіях, на яких ведуться чи велися бойові дії та тимчасово окупованих. Але є підстави очікувати, що в найближчий період податківці визнають такими і ті тилові території, те відбуваються знищення документів через обстріли.

Втім, потрібно чітко розуміти, що відсутність перевірок не означає, що документи не потрібно відновлювати взагалі. Первинні документи є головним доказом того, що суб’єкт господарювання дійсно втратив майно через бойові дії. Тому перш ніж направити повідомлення до податкової, потрібно оформити акт про втрату (знищення) документів із зазначенням причин (бойові дії, обстріли, пожежа тощо) і вказати перелік втрачених документів. Необхідно також зібрати докази причини втрати документів. Для цього зафіксуйте обставини знищення: зробіть фото, отримайте довідки від ДСНС, поліції, складіть акти руйнування приміщень, самі дані про відсутність доступу до приміщень через окупацію чи бойові дії. Якщо доступ до місця зберігання документів буде поневлено, потрібно провести інвентаризацію та відобразити її результати в бухобліку. Необхідно також відновити те, що збереглося. Можливо, є електронні копії у базах, бухгалтерських програмах, ЄРПН для податкових накладних. Необхідно також запросити дані з реєстрів чи від інших третіх осіб, які брали участь у процесі (банки, поштові оператори).

Наталя Щербак, консультант із обліку й податків