Податки за бізнес із картки фізособи та інші новації у оформленні платежів
Наближається граничний термін сплати податків, а грошей на підприємницькому рахунку ФОП або ТОВ недостатньо чи просто немає… Чи може підприємець або директор компанії сплатити податки зі своєї особистої картки фізособи? Може! А про нюанси – читайте в статті.
Якщо ви – директор ТОВ
Нормами ПКУ встановлено, що виконання податкового обов'язку може здійснюватися платником податків самостійно або за допомогою свого представника чи податкового агента (п. 36.4 ст. 36 ПКУ).
Представниками платника податків визнаються особи, які можуть здійснювати представництво його законних інтересів та ведення справ, пов’язаних зі сплатою податків, на підставі закону або довіреності (п. 19.2 ст. 19 ПКУ).
В даному випадку можна скористатися нормами чинного законодавства, яке дозволяє керівнику підприємства без доручення діяти від імені підприємства, зокрема, представляти його інтереси в органах державної влади і органах місцевого самоврядування, вирішувати питання діяльності підприємства в межах та порядку, визначених установчими документами. Тобто директору довіреність не потрібна.
Зауважте! Щоб у подальшому не було проблем з податковою, бажано в посадовій інструкції директора передбачити серед інших обов’язків обов’язок зі сплати податків від імені підприємства.
До того ж потрібно пам’ятати, що не всі податки та збори дозволено сплачувати третім особам. Сплатити ЄСВ за підприємство директор не може. Виключення передбачене для голови сімейного фермерського господарства, якому дозволено сплачувати внески за себе та членів такого господарства (ч. 9 ст. 25 Закону про ЄСВ). Отже директор, як представник ТОВ, може сплатити грошове зобов’язання (крім ЄСВ) або податковий борг платника податків за податками та зборами зі своєї картки.
Як оформити платіж?
Особливу увагу потрібно приділити оформленню платіжної інструкції, щоб податкова в інтегрованій картці ТОВ відобразила суму сплаченого податку. Щоб не припуститися помилки, потрібно керуватися Порядком заповнення реквізиту «Призначення платежу» платіжної інструкції, затвердженим наказом Мінфіну від 22.03.2023 р. № 148. Так, в платіжній інструкції має бути вказано:
- код виду сплати;
- вид податку;
- період, за який сплачується;
- хто платник або за кого сплачується.
- код платника.
Також потрібно взяти до уваги, що з 03.03.2026 р. постановою Правління НБУ від 26.02.2026 р. № 20 затверджено нові вимоги до оформлення платіжних інструкцій під час переказу коштів без відкриття рахунку (коли фізособа або ФОП платить через касу банку чи фінкомпанію без окремого рахунку або з особистої картки). Внесені зміни надають можливість у платіжці вказувати фактичного платника, навіть якщо податки сплачує інша особа.
Зауважте! З березня 2026 року в платіжній інструкції у разі сплати податків за компанію фізособою треба вказати назву ТОВ і його ЄДРПОУ, а не ПІБ фактичного платника (директора, бухгалтера), як було раніше.
Виходячи із вищесказаного, у разі сплати податків за ТОВ директором зі своєї особистої картки в платіжній інструкції повинно бути вказано:
- Платник: ПІБ директора (наприклад: Петренко П.П.);
- Код платника: РНОКПП директора (наприклад: 0123456789);
- Фактичний платник: назва ТОВ (наприклад: ТОВ «Вчинок»);
- Код фактичного платника: ЄДРПОУ ТОВ (наприклад: 12345678);
- Призначення платежу: назва податку, який сплачується, період та назва суб’єкта господарювання, за якого сплачується податок (наприклад: 101; податок на прибуток за 2025 рік від ТОВ «Вчинок»; код ЄДРПОУ 12345678).
Повернення коштів платнику
Потрібно правильно оформити документи, щоб повернути директору (а чи бухгалтеру) витрачені ним кошти. Йому потрібно подати до бухгалтерії авансовий звіт і додати до нього документи, які підтверджують сплату податку (оригінали банківських квитанцій про сплату податку та сплату банківської комісії).
В авансовому звіті директор вказує суму сплачених податків та банківської комісії. Графи, передбачені для відображення суми отриманого авансу, залишаються незаповненими, бо директор ніякого авансу не отримував. Подати такий звіт необхідно до кінця місяця, в якому він сплатив податок (пп. 170.9.3 ст. 170 ПКУ).
ФОП сплатив із картки фізособи
Так, фізособа-підприємець може сплатити податки як з бізнес-рахунку, так і з особистої картки як фізособи. З цим погоджуються і податківці, посилаючись на норми ПКУ. У своїх консультаціях вони зазначають: «Платниками податків зокрема визнаються і фізособи, на яких покладено обов’язок із сплати податків та зборів згідно з ПКУ (п. 15.1 ст. 15 ПКУ). Джерелами сплати грошових зобов’язань або погашення податкового боргу платника податків є будь-які власні кошти, зокрема ті, що отримані від продажу товарів (робіт, послуг), та з інших джерел. Виключення передбачені тільки для сплати ПДВ».
Звісно, фізична особа відкриває окремі рахунки для здійснення підприємницької чи професійної діяльності та для власних потреб. Але! Нормами п. 4 розд. ІІ «Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні» передбачено: суб’єкти господарювання, які відкрили рахунки в банках і зберігають на цих рахунках свої кошти, можуть здійснювати розрахунки за своїми грошовими зобов’язаннями, що виникають у господарських відносинах, у безготівковій формі, а також у готівковій формі в порядку, установленому законодавством України.
Отже, для сплати зобов’язань перед державою або податкового боргу ФОП може використовувати будь-які власні кошти. Як готівкою в касі, так і з банківської картки фізичної особи.
Нові вимоги щодо призначення платежів
З початку березня запроваджено низку змін у оформленні платежів, які здійснюються підприємцями та фізособами. Вони ведуть за собою і посилення фінансового моніторингу: банки та податкова будуть набагато уважніше аналізувати кожен платіж з точки зору його призначення.
Не так критично, якщо ФОП сплачує податки зі свого бізнес-рахунку. Як і раніше, йому достатньо в призначені платежу вказати код виду сплати, вид податку та період. Наприклад: «*101; ЄП за 1 квартал 2026 року». Якщо ж сплата відбувається через касу банку, термінал, чи з особистої картки фізособи, про що говорили вище, в призначені платежу потрібно вказати наступне:
· код виду сплати;
· вид податку;
· період, за який сплачується;
· хто платник або за кого сплачується;
· код платника.
Наприклад: «*101; єдиний податок за березень 2026 року; ФОП Іваненко І.І.; РНОКПП 0123456789».
Помилки у платіжках
Якщо все ж виявилася помилка в назві податку (наприклад, замість ЄП написали ЄН, чи ЄСВ) або періоду, за який він сплачується, або у призначенні платежу між контрагентами щось вказали не те, змінити призначення платежу через банк буде неможливо. Але хвилюватися не варто, це тепер не критично. Якщо всі інші реквізити коректні, сума платежу відобразиться правильно в інтегрованій картці платника податків і не призведе до виникнення податкового боргу.
А от у разі, якщо під час сплати податків через касу банку, термінал чи з особистої картки фізособи в призначені платежу не було вказані ПІБ ФОП та його РНОКПП, або помилково вказано ПІБ не того ФОП, чи відобразилося лише ПІБ платника (наприклад, бухгалтера) – то сплачений податок не буде зарахований фактичному платнику. І цю помилку виправляти можна і треба! Для цього потрібно направити до податкової листа довільної форми з проханням змінити призначення платежу. Направити такий лист можна через Електронний кабінет платника податків, розділ «Листування з ДПС». Загалом же відповідальності за неправильне призначення платежу не передбачено.
Коротко про інше
Новації березня стосуються й заповнення платіжок контрагентам, особливо в частині вже згаданого «Призначення платежу». У 2026 році податкова та фінмоніторинг приділятимуть особливу увагу тому, що там зазначено. Це має бути:
· За що платите – вид товару чи послуги.
· На підставі чого – посилання на рахунок/фактуру або договір (номер і дата).
· З ПДВ чи без ПДВ.
З розрахункового рахунку формулювання буде більш лаконічне: «Оплата за послуги з дизайну згідно з рахунком №15/03 від 15.03.2026, без ПДВ».
А от при оплаті через касу банку, термінал, з картки фізособи має бути повний набір інформації про платника: «Оплата за друк постеру формату А1, кількість 10 екземплярів, згідно з Договором про маркетингові послуги №10 від 02.01.2026 р. Без ПДВ. Платник ФОП Церковна Г.В., код ЄРДПОУ 2134528023». Таке формулювання містить всю необхідну інформацію для обліку.
Зауважте! Наразі ДПС приділяє особливу увагу відповідності доходів зареєстрованим КВЕДам. І саме призначення платежу – перше, на що дивляться під час перевірки.
Якщо призначення без подробиць (наприклад – «Оплата за послуги» чи «Оплата за товар» без конкретики), загальні, скорочені визначення (наприклад «ремонт» замість «ремонт службового автомобіля») чи взагалі не пов’язане із родом вашої діяльності, податкова може розцінити цей дохід, як отриманий поза межами дозволеної діяльності. І запровадити дуже жорсткі санкції.
Наталя Щербак, консультант із обліку й податків