Оновлені правила архівного зберігання документів

Наказом розширено перелік архівних документів, тобто тих, які необхідно зберігати. Зокрема, до переліку додано звітність про зарплату (грошове забезпечення, допомогу, компенсацію) працівників, з якої сплачено страхові внески. Серед новацій також передбачена цифровізація архівів. Це можливість створення фондів користування у вигляді цифрових і аналогових копій, а також кіно-, відео-, фото- документів, придатних для подальшого копіювання, до того ж вести облік копій у довільній формі.

Одна із основних змін, це те, що Правила доповнені окремим розділом XVI «Поводження з документами та їх зберігання в умовах особливого періоду». Відтепер, незважаючи на місце розміщення підприємства, воно зобов’язане забезпечити збереження документів. Якщо деякі документи пошкоджені або втрачені внаслідок бойових дій, то вони підлягають спеціальному обліку та процедурам відновлення, згідно з правилами Мін’юсту.

Зауважимо: архівною установою може бути не тільки державна архівна установа, а й архівний відділ міської ради, трудовий архів, приватний архів.

Якщо підприємство знаходиться (чи діяло) на тимчасово окупованих територіях та/або територіях бойових дій, було вимушене припинити свою діяльність і не має правонаступників в інших регіонах України, то його представники повинні передати вивезені архівні документи до архівних установ за місцем припинення їх діяльності. Якщо вони мають правонаступників або органи вищого рівня на території інших регіонів України, то такі документи передаються до них.

Якщо підприємство релокується (евакуйовується), воно зобов’язане повідомити засобами електронних комунікацій або поштою архівну установу за старим місцем реєстрації про зміну адреси, а також забезпечити зберігання вивезених документів. Підготовка документів до евакуації, зберігання та знищення в умовах особливого періоду визначена Порядком забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду, затвердженим наказом Мінюсту від 17.10. 2019 р. № 3194/5.

Якщо підприємство та його документи залишились на тимчасово окупованій території України, то в разі деокупації комісія, створена наказом керівника підприємства, має оглянути приміщення, в якому зберігались документи. Звісно, якщо воно збереглося. Факти пошкодження приміщення, пошкодження, знищення чи викрадення документів ця комісія фіксує в акті. Бажано разом з представниками Національної поліції України, МНС, органів виконавчої влади чи місцевого самоврядування. Для підтвердження фактів пошкодження чи втрати архівних документів підприємства потрібна фото- та/або відеофіксація. Ці акти мають зберігатися на підприємстві і не можуть бути передані до архівної установи.

Оновлені правила й щодо знищення документів. Нагадаємо: просто так знищити первинні документи компанії, навіть після завершення строку зберігання, не можна. Спершу треба провести експертизу їх цінності, зробити опис справ за визначений період та слід скласти Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду. Це стосується лише юросіб, для ФОПів така експертиза документів не потрібна, але вони, як і юрособи, мають дотримувати строків зберігання документів. Для типових документів з бухгалтерського обліку та звітності підприємства це не менше, ніж п’ять років.

Отже, якщо до акта про вилучення документів для їх знищення внесені первинні бухгалтерські та фінансові документи, пов’язані з предметом податкової перевірки та державного фінансового контролю, то передбачено додавати довідку, яку підписує керівник підприємства, головний бухгалтер чи юрист. Вона має бути завірена печаткою установи. У довідці зазначається, що станом на дату проведення засідання ЕПК (ЕК) архівної установи на підприємстві:

-          не проводиться податкова перевірка та не здійснюється державний фінансовий контроль;

-          сплинув мінімальний строк зберігання документів з фінансово-господарської діяльності, що стосуються звітних періодів, включених до акта про вилучення для знищення документів;

-          відсутні документи, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації;

-          відсутні спори (суперечки), кримінальні справи, відкриття судами проваджень у справах;

-          відсутні документи (строк зберігання сплинув) та інформація, на які поширюються вимоги статей 39 і 39-2 ПКУ.

За порушення порядку поводження з первинними документами, їх зберігання, надання в архів закон передбачає адміністративну, фінансову чи навіть кримінальну відповідальність.

Наталя Щербак, консультант із обліку й податків