Нові правила відрядження за кордон:

Раніше при відрядженні працівника за кордон одним із підтвердних документів були копії сторінок закордонного паспорта з відмітками перетину кордону на в’їзді та виїзді. На підставі цих відміток і розраховували кількість діб перебування за кордоном. Від цього залежало, яку суму добових компанія має виплатити працівникові.

Починаючи з 12 жовтня 2025 року у разі перетину кордону країн ЄС звичні штампи у паспорті проставлятися не будуть. Замість цього будуть вестися електронні бази. До них буде вноситись інформація у разі першого перетину кордону із біометричним паспортом і в подальшому буде зберігатися протягом трьох років. Вноситися буде така інформація:

·        фотозображення обличчя;

·        відбитки чотирьох пальців;

·        реквізити закордонного паспорта;

·        дата й пункт перетину кордону (в’їзд/виїзд);

·        випадки відмови у в’їзді. 

Як і раніше, перебування в країнах Шенгенської зони дозволяється виключно фізичним особам, які мають біометричні закордонні паспорти, до 90 днів протягом кожних 180 днів. Розповсюджується це правило і на бізнес-поїздки.

У Податковому кодексі зазначено, що фактичну тривалість відрядження визначають на підставі наказу про відрядження та за наявності хоча б одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні. Тобто Кодекс дозволяє обрати із наявних варіантів підтвердження, а в крайньому випадку досить буде навіть одного «найбільш доказового» документа. Це можуть бути:

-         квитки на потяг, автобус, літак в обидва кінці, багажні квитанції (у тому числі електронні квитки, посадкові талони тощо);

-        рахунки за проживання працівника в готелі чи хостелі з фіскальними чеками, розрахункові квитанції;

-        страхові поліси: медичне страхування, «Зелена карта»;

-        документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять інформацію про виконані платіжні операції за рахунком;

-        чеки, що підтверджують оплату товарів, послуг за кордоном;

-        інші документи, що засвідчують вартість витрат та перебування (чеки за заправку на АЗС, квитанції на платних автодорогах, за паркування тощо).

Посвідчення на відрядження в Україні уже давно не роблять, оскільки його форму скасували наказом Мінфіну ще в 2011 році. Однак за нинішньої ситуації про цей документ можна згадати, зробити його у довільній формі, з опцією підтвердження прибуття та вибуття співробітника (із вказанням дат). Відповідно, попросити такий лист підписати і скріпити печаткою. Певні підстави для такого рішення є.

У п. 16.1 розділу ІІІ Інструкції №59 докази перебування у закордонному відрядженні наведено аналогічно до пп. 170.9.1 ПКУ. Однак при цьому згадують також про:

1.       довідку від підприємства, куди відряджався працівник, про перебування його за місцем відрядження;

2.       службову записку у довільній формі про виконання працівником службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погоджену безпосереднім керівником.

Тобто і довідка, і службова записка також можуть бути підтвердженням тривалості перебування працівника у закордонному відрядженні. 

Аж ніяк. Крім компенсації витрат, які підтверджуються первинними документами, ПКУ передбачає витрати, на які документи не потрібні – це «добові», витрати на харчування та особисті потреби під час відрядження.

Максимальний розмір добових при поїздці за кордон наразі складає 80 євро. Ця сума нараховується не лише за повні дні перебування за кордоном, а й за дні перетину кордону (як при вибутті, так і при прибутті). Попри те, що відмітки в паспорті не буде, наявність перелічених вище підтвердних документів разом з наказом про відрядження буде достатньою підставою для виплати та неоподаткування добових.

Важливо! Якщо працівник затримався у відрядженні з поважних причин, то щоб оплатити йому понесені витрати за дні затримки і добові, потрібно видати ще один наказ, в якому зазначити, з якої по яку дату подовжується відрядження. Без наявності такого наказу отримана компенсація витрат за дні затримки буде вважатися доходом працівника, який підлягає оподаткуванню.