Книга доходів: про неї можна забути?
В період диджиталізації процесів та екстремальних умов ведення бізнесу багато підприємців просто забувають записувати доходи-витрати в паперову книгу чи в «ексельку». Через що значно почастішали штрафи за «неналежне ведення обліку доходів та витрат». Тож розберемося, кому цей облік вести конче необхідно, а кому можна не перейматися.
«Єдинники» 1-2 груп та 3 групи не платники ПДВ за законом можуть вести облік у довільній формі. Тож самі вирішують, яку форму матиме цей облік. Чи це буде звична Книга обліку доходів, чи таблиці Excel, чи спеціалізовані сервіси, та хоч паперовий блокнот. Реєструвати в податковій нічого не потрібно. Можна записувати загальну суму за місяць, а можна розписувати щоденно з підсумком місяця. Тільки якщо «єдинники» реалізують власну сільгосппродукцію, вони зобов’язані відокремлювати облік таких доходів та витрат від інших видів діяльності. Нормами ПКУ та КУпАП наразі не передбачено відповідальності для платників ЄП за неналежне ведення обліку. Але передбачені штрафи у разі відсутності первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів. Розмір штрафу від 1020 до 2040 грн.
А от підприємці на загальній системі зобов’язані використовувати Типову форму, затверджену наказом Мінфіну від 13.05.2021 р. № 261. Облік можна вести як у паперовій, так і в електронній формі, головне своєчасно. Реєструвати в податкових органах паперову форму теж не треба. Ведення в електронному вигляді може бути у форматі EXCEL. Та найзручніше вести облік в електронній формі через Електронний кабінет платника податків, де також використовується згадана Типова форма. Для цього необхідно усього лише мати КЕП, який і так мають усі. У разі проведення документальної перевірки підприємець зобов’язаний надати роздруковані копії електронних документів. Якщо аркушів небагато, то на кожному пишеться «згідно з оригіналом», посада особи, яка завіряє документи (або ФОП), її підпис, власне ім’я та прізвище і дата засвідчення. Якщо аркушів багато, то всі сторінки складають, прошивають ниткою, і засвідчують. Якщо ФОП використовує печатку, то її проставлення є обов’язковим.
Схема обліку строга. За підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід/понесено витрати, підприємець повинен здійснити записи про отримані доходи та документально підтверджені витрати. Якщо чогось із цього не відбулося, проставляються нулі. Просто не заповненою форма бути не може. Те ж саме – за підсумками місяця, кварталів і року. Дані обліку доходів і витрат необхідно заповнювати наростаючим підсумком у гривнях з копійками та використовувати для заповнення річної податкової декларації про майновий стан і доходи та для розрахунку авансових внесків з ПДФО та ЄСВ. Типову форму потрібно не лише заповнювати, а й зберігати протягом 3 років після закінчення звітного періоду, у якому здійснено останній запис.
Якщо підприємець не заповнює Типову форму своєчасно, то за підсумками перевірки він може бути притягнутий до відповідальності. Нормами ПКУ передбачено, що за неведення обліку доходів та витрат згідно п. 121.1 ст. 121 ПКУ встановлений штраф в розмірі 1020 грн за перше порушення та 2040 грн за повторне протягом року. Мораторій на перевірки податковою під час війни скасований. Тож наразі це типові штрафи.
Підприємцям на загальній системі важливо знати те, що податківці можуть самостійно розрахувати податкові зобов’язання та застосувати штрафи за заниження податків, якщо через відсутність згаданого обліку неможливо визначити суму доходів чи витрат. Адже «загальники» розраховують оподатковуваний дохід саме на підставі обліку, який відображено в Типовій формі (різниця між виторгом та документально підтвердженими витратами). Якщо витрати не внесені у форму і не мають первинки, відсутня підстава зменшити розмір оподаткованого доходу. Податки доведеться нарахувати на всю суму виторгу. А це значні суми.
Притягнути до відповідальності підприємця можуть навіть у разі, якщо він втратив, пошкодив або достроково знищив Типову форму або реєстр, в якому він вів облік, своєчасно не сповістив податкову і не відновив її. Нормами ПКУ передбачено, що ФОП у разі настання вищезазначеної події повинен протягом п’яти днів з моменту настання такої події письмово повідомити про це податковий орган за місцем своєї реєстрації. Після цього він має 90 календарних днів на відновлення Типової форми, рахуючи з наступного дня після подання повідомлення. У випадку, якщо Типова форма чи реєстр обліку не будуть відновлені, або їх буде втрачено повторно, на ФОП може бути накладена адміністративна або фінансова відповідальність, розмір якої наведений вище (ЗІР, категорія 104.13).
Наталя Щербак, консультант із обліку й податків