Інвентаризація заборгованості
Всі підприємства, незалежно від форми власності, перед складанням річної фінансової звітності повинні провести інвентаризацію активів та зобов’язань. Однією із складових цього процесу є інвентаризація дебіторської та кредиторськоїзаборгованості. Розглянемо, як її провести грамотно.
ВРІЗ: Під час проведення інвентаризації потрібно керуватися нормами Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879 (далі – Положення № 879).
Підготовка до інвентаризації
Кожна інвентаризація починається з видання керівником підприємства наказу, що затверджує склад інвентаризаційної комісії та її керівника. Нагадаємо, інвентаризація проводиться для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства. Під час інвентаризації активів і зобов’язань перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан, відповідність критеріям визнання і оцінка.
А от перед складанням річної фінансової звітності проводиться суцільна інвентаризація. Для різних активів встановлені певні терміни. Так, проведення інвентаризації активів та зобов’язань, до яких зокрема відносяться й дебіторська та кредиторська заборгованості, повинно розпочатися за три місяці до дати складання річного балансу, тобто з жовтня, а інвентаризація коштів цільового фінансування, розрахунків з бюджетом та відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування – за два місяці до складання річного балансу.
Які рахунки підлягають інвентаризації
За наявності дебіторської заборгованості інвентаризувати потрібно такі рахунки (субрахунки), як: 181 «Заборгованість за майно, передане у фінансову оренду»; 183 «Інша дебіторська заборгованість»; 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками»; 37 «Розрахунки з різними дебіторами». Це стосується як поточної, так і довгострокової дебіторської заборгованості, за якою існує ймовірність отримання економічних вигід.
За наявності кредиторської заборгованості інвентаризуються такі рахунки, як: 50 «Довгострокові позики»; 53 «Довгострокові зобов’язання з оренди»; 55 «Інші довгострокові зобов’язання»; 60 «Короткострокові позики»; 61 «Поточна заборгованість за довгостроковими зобов’язаннями»; 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»; 68 «Розрахунки за іншими операціями».
Окремо на підставі внутрішніх документів проводиться інвентаризація рахунків 64 «Розрахунки за податками і платежами»; 65 «Розрахунки за страхуванням»; 66 «Розрахунки за виплатами працівникам»; 67 «Розрахунки з учасниками».
Порядок проведення інвентаризації
Порядок проведення інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості визначений в пункті 7 розд. ІІІ Положення № 879. Суть завдання – у звірці документів і записів у реєстрах обліку і перевірці обґрунтованості сум, відображених на відповідних рахунках, та оформлюється актом інвентаризації.
Перед початком інвентаризації дебіторської заборгованості бухгалтерія повинна зробити в двох примірниках виписки з аналітичних рахунків про заборгованість по кожному підприємству – дебітору. Один примірник надається інвентаризаційній комісії для підтвердження реальності заборгованості, а другий – саме підприємству – дебітору, який повинен або підтвердити заборгованість, або заявити свої заперечення. Заперечення надаються в письмовій формі з копіями підтвердних документів. Документом, який підтверджує суму заборгованості, є акт звірки розрахунків. Його також бажано оформлювати в двох примірниках для кожної із сторін.
Зауважимо, що затверджена типова форма такого акта відсутня, тому його можна скласти в довільній формі. Водночас зазвичай використовують форму акта, наведену в додатку 1 до спільного наказу Мінекономіки, Мінфіну, Держкомстату від 10.11.1998 р. № 148/234/383. За рішенням кредитора в акті звіряння розрахунків може бути вказана загальна сума заборгованості або окремі суми по кожному договору (накладній), якщо їх декілька. Акт повинен бути підписаний двома сторонами. Якщо виникли розбіжності, то вони вказуються в акті і до нього додаються довідка та первинні документи, які підтверджують ці розбіжності. Бажано ці розбіжності усунути до кінця звітного періоду, тобто до 31 грудня.
Щодо інвентаризації кредиторської заборгованості, то вона проводиться аналогічним чином, але в даному випадку підприємство виступає дебітором у відношенні до підприємства, з яким воно має кредиторську заборгованість. І тепер вже дебітор для підтвердження своєї заборгованості повинен отримати виписки з аналітичних рахунків і на їх підставі або узгодити акти звіряння розрахунків, або повідомити про неузгоджені суми, які підтвердити копіями первинних документів.
Яким документом оформлюється інвентаризація
На підставі отриманих актів звірки розрахунків інвентаризаційна комісія складає інвентаризаційний акт. Якщо суми заборгованості узгоджені, то саме їх і вказують у цьому документі. У разі, якщо акт з підписом дебітора не отриманий, або виявлені розбіжності не усунені до кінця звітного періоду, або залишились нез’ясованими, в інвентаризаційному акті вказується сума заборгованості, що обліковується в бухгалтерському обліку. На підставі аналогічних документів наводиться інформація в інвентаризаційному акті і про кредиторську заборгованість.
Звернімо увагу, що під час проведення інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості перевіряють не тільки обґрунтованості сум, які обліковують на рахунках обліку розрахунків з покупцями (замовниками, постачальниками, підрядниками), одержаних і виданих векселів, одержаних позикових коштів, наданих кредитів (позик), іншими дебіторами і кредиторами, а й дотримання строку позовної давності.
В акті інвентаризації вказують найменування проінвентаризованих субрахунків і суми виявленої неузгодженої дебіторської і кредиторської заборгованостей, безнадійних боргів та кредиторської і дебіторської заборгованостей, щодо яких строк позовної давності минув.
До акта інвентаризації розрахунків додається довідка про дебіторську і кредиторську заборгованості, щодо яких строк позовної давності минув, із зазначенням найменування і місцезнаходження таких дебіторів або кредиторів, суми, причини, дати і підстави виникнення заборгованості (для бюджетних установ – листи до установ вищого рівня з приводу виділення коштів для погашення такої заборгованості) (пп.7.5 п. 7 розд. ІІІ Положення № 879).
Як із формою акта звірки розрахунків, затверджені інвентаризаційні акти й інші форми документів, які потрібно оформити в ході проведення інвентаризації, для бюджетних установ. Це наказ Мінфіну від 17.06.2015 р. № 572. Тому суб’єкти господарювання, які не є бюджетними установами, не зобов’язані використовувати ці форми, але за бажанням можуть скористатися ними або розробити свої. Це не буде порушенням чинного законодавства.
Як оформити списання заборгованості, в якої минув строк позовної давності
Як було зазначено вище, результатом інвентаризації є акт, в якому позначається вся дебіторська та кредиторська заборгованість. Окремим актом оформлюється інформація про заборгованість, щодо якої минув строк позовної давності і яку планується списати.
На підставі всіх актів і первинних документів інвентаризаційна комісія складає протокол, в якому зазначає висновки щодо виявлених розбіжностей між фактичною наявністю активів і зобов’язань і даними бухгалтерського обліку, які наводяться в звіряльних відомостях, та пропозиції щодо їх врегулювання (п. 1 розд. IV Положення № 879).
Для списання з балансу заборгованості, щодо якої минув строк позовної давності, необхідно мати не тільки протокол інвентаризаційної комісії, затверджений керівником підприємства, а й окремий наказ, в якому вказується, яка заборгованість і з якої причини підлягає списанню. На підставі цих документів бухгалтерія проводить списання і додатково оформлює бухгалтерську довідку.
Окремо проводиться інвентаризація коштів цільового фінансування. І полягає така інвентаризація у перевірці обґрунтованості їх залишку шляхом зіставлення даних про надходження на підприємство коштів цільового фінансування та їх використання відповідно до їх цільового призначення (пп. 7.6 п. 7 розд. ІІІ Положення № 879).
На завершення нагадаємо, що майже протягом п’яти років (починаючи з 12.03.2020 р. по 04.09.2025 р.) через COVID-19 та воєнний стан в Україні був призупинений строк позовної давності, який за загальними нормами становить 1095 днів. Відновили його з 04.09.2025 р. Законом України від 14.05. 2025 р. № 4434-ІХ. Тому при визначені заборгованості, яка підлягає списанню, потрібно правильно вирахувати строк позовної давності з урахуванням призупинення.
Наталя Щербак, консультант із обліку й податків