Чим відрізняються ЕЦП, КЕП, УЕП?
Українці вже давно звикли до зручностей використання цифрових засобів ідентифікації. Для підприємницької діяльності застосовується декілька їх типів: електронний цифровий підпис (ЕЦП), кваліфікований електронний підпис (КЕП) та удосконалений електронний підпис (УЕП). Розглянемо, чим вони відрізняються і для чого застосовуються.
Використання електронні підписів регулюється Законом України від 05.10.2017 р. № 2155-VIII «Проелектронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».
ЕЦП – це перший і самий простий вид електронного підпису. Отримували його в податковій за місцем реєстрації або в комерційних акредитованих центрах. Зберігався цифровий підпис у вигляді файлу на звичайній флешці або на комп’ютері. В подальшому ЕЦП був замінений на більш «продвинутий» КЕП, нині майже не використовується в підприємницькій діяльності.
Зауважимо, що після 07.11.2020 р. на всіх електронних документах, на яких потрібен підпис, використовується лише КЕП або УЕП, залежно від того, який підпис оформлений суб’єктом господарювання.
КЕП – це вдосконалена, більш захищена версія ЕЦП, яка базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа. Захищені носії (USB-токени чи хмарні ресурси), на яких зберігаються КЕП, не дозволяють скопіювати особистий ключ. Особистий ключ – це, власне, і є секретний файл (в хмарі або на токені), захищений паролем, який використовується для створення кваліфікованого електронного підпису (КЕП) кожного разу, коли це стає необхідно.
Довідка: Кваліфікований сертифікат відкритого ключа — це електронний документ, виданий надавачем послуг, що підтверджує приналежність відкритого ключа конкретній особі та дійсність її підпису.
Для отримання КЕП необхідно звернутися до Акредитованого центру сертифікації ключів (АЦСК, їхній список за посиланням), де проводять процедуру ідентифікації особи, яка подає заявку. Надати документи доведеться особисто. Після ідентифікації та підприємцю видають USB-токен з ключем. Вартість послуг по створенню КЕП – від 300 до 600 грн. Наприклад, у популярній системі електронного документообороту «Вчасно» послуга Вчасно.КЕП коштує від 540 грн за підпис/печатку на рік. Є і ряд безкоштовних рішень. КЕП від Дії (Дія.Підпис) є безкоштовним і використовується для підписання документів на порталі Дія.
На відміну від ЕЦП, КЕП прирівнюється до власноручного підпису у всіх правовідносинах. Застосовується для підпису різного типу комерційних договорів, актів, розписок, комерційних документів, загалом, будь-яких зобов’язань. Оформлювати договір із придбання землі теж краще із більш офіційним КЕП. Документи, завірені КЕП, подаються до банків, органів влади, судів. Саме цей підпис пріоритетний (але не обов’язковий) і для подачі звітності та інших комунікацій з податковою та іншими державними регуляторами.
УЕП (удосконалений електронний підпис) має середній рівень захисту, бо зберігається на незахищеному носії. Але він, як і КЕП, дає змогу здійснити ідентифікацію підписувача та виявити порушення цілісності електронних даних, з якими пов’язаний цей підпис.
УЕП можна сформувати самому через застосунки банків. Зазвичай зберігається у вигляді файлу на комп’ютері або звичайній флешці.
Необхідно зазначити, що УЕП був передбачений на перехідний період від ЕЦП до КЕП. Постановою КМУ від 03.03.2020 р. № 193 було встановлено, що використання УЕП дозволяється до набрання чинності Закону № 2155, але не пізніше ніж до 31 грудня 2021 року.
У зв’язку з воєнними діями на території України термін використання УЕП був продовжений на період дії воєнного стану та протягом 6 місяців з дня його припинення чи скасування. Тому зараз для підписання документів, які подаються до податкової та державних органів, можна застосовувати як УЕП, так і КЕП.
Саме УЕП найбільше «прижився» і використовується бізнесом через легку доступність та швидкість отримання. УЕП надає майже кожен банк. Доречно буде зазначити, що Райф надає КЕП безкоштовно — умови доступні за посиланням. Системи електронного документообороту типу «Вчасно», «Медок», e-Docs та інші (список верифікованих державою систем тут) теж мають і власні УЕП, що робить використання цифрового підпису більш спрощеним.
Для будь яких операцій у застосунку банку (хоч оплата контрагенту, хоч заробітні платежі й податки), для електронного документообігу, та й більшості інших рутинних підприємницьких операцій інструменту УЕП цілком достатньо. Принаймні, доки закон це дозволяє.
Наталя Щербак, консультант із обліку й податків