Чи потрібно робити запис у трудовій про мобілізацію працівника?
Питання виникло не випадково, адже в Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників є норми, які передбачають внесення запису про проходження військової служби в ЗСУ або інших військових формуваннях. Чи стосується ця норма працівників, мобілізованих після початку війни?
Нагадаємо, що з червня 2021 року в Україні офіційно діють електронні трудові книжки. З цієї дати облік трудової діяльності здійснюється через реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, який адмініструє Пенсійний фонд України.
Але до 10 червня 2026 року дозволено вести як електронну трудову книжку, так і паперову. Та насправді це не означає, що паперових книжок після цієї дати вже не буде. Якщо найманий працівник навіть після цієї дати вперше влаштовується на роботу і не має трудової, то на його вимогу роботодавець зобов’язаний буде оформити і видати саме паперову трудову книжку. Підставою для її оформлення є письмова заява робітника. Зберігається така трудова книжка у працівника (раніше – на підприємстві). І в цій паперовій книжці потрібно буде відображати ті ж записи, що і в електронній. Тобто буде дублювання інформації. Якщо паперова трудова книжка належить мобілізованому співробітнику, то зберігається у роботодавця до дня звільнення (демобілізації) працівника.
Що стосується вимоги про занесення до трудової книжки інформації про проходження військової служби, то дійсно, відповідно до пп. «а» п. 2.19 Інструкції № 58, така інформація вноситься до трудових книжок за місцем роботи окремим рядком на основі військово-облікового документа (військового квитка) з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів, зокрема про час служби у складі ЗСУ та інших військових утвореннях. Але не завжди.
Коли не вноситься запис про мобілізацію
Що стосується працівників, мобілізованих або воюючих за контрактом в період після 24.02.2022 р., звісно, запис про їх прийом на роботу вже є в трудовій книжці. На період військової служби за ними зберігається місце роботи і посада. І значення немає: вони були призвані, пішли добровільно чи підписали контракт до лав ЗСУ чи НГУ. Роботодавець не має права їх звільнити за своєю ініціативою. Тільки за власним бажанням працівника згідно з поданою заявою. Тож якщо працівник звільняється після демобілізації, запис про службу не робиться, а вноситься лише запис про звільнення з роботи.
Для тих, хто не подав заяву на звільнення з роботи, трудовий договір з роботодавцем залишається чинним. Але роботодавцю необхідно оформити відповідним наказом увільнення таких працівників від виконання роботи на весь період їх служби. Підставою для видання такого наказу є заява працівника та копії контракту або іншого документа, що підтверджує службу.
Звернімо увагу, що норми статті 119 КЗпП, якими передбачено зберігання місця роботи і посади мобілізованого працівника, розповсюджується на всі підприємства і організації, а також на ФОП – роботодавців. А в Інструкції № 58 не передбачено робити запис про тимчасове увільнення від роботи у разі поважних причин.
Отже, якщо трудові відносини не розірвані, а працівник тимчасово увільнений від виконання своїх трудових обов’язків у зв’язку із мобілізацією або службою за контрактом, запис в паперовій трудовій книжці про період мобілізації робити не потрібно. Цей період відображається лише в об’єднаній звітності. Не зобов’язаний роботодавець і робити запис до електронної трудової книжки. Але щоб підтвердити, з якої причини працівникові не нараховувалась зарплата та для підтвердження пільгового стажу, варто оцифрувати військовий квиток працівника через портал ПФУ.
Коли дані вносяться
Запис про період мобілізації та демобілізації робиться роботодавцем тільки в тому випадку, коли між попереднім місцем роботи і наступним фізична особа ніде не працювала, була мобілізована (мала контракт) і після демобілізації влаштовується на роботу. Або якщо це перше місце роботи молодого працівника після військової служби (до демобілізації трудової книжки не було). В цьому випадку роботодавець, до якого працевлаштовується така особа, повинен зробити окремим рядком запис про службу. Вносити дані потрібно із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення із служби на підставі військового квитка чи інших підтвердних документів. І тільки після цього робиться запис про прийом на роботу.
Наталя Щербак, консультант із обліку й податків