Бізнес-картка для ФОП: використовуємо без остраху
Бізнес-картка для підприємців – це не зайвий пластик в гаманці, використовувати який треба з острахом: чи буде це «Ок» для податкової. Навпаки, це два в одному: інструмент і для ведення бізнесу, і для особистих потреб.
За звичкою підприємці використовують згаданий інструмент переважно для ведення бізнесу. Це оплата послуг, товарів, командировочних та інших витрат, пов’язаних із господарською діяльністю. Наприклад, розрахунки з постачальниками, закупівля товарів, матеріалів, комплектуючих, обладнання, транспортні витрати. Крім того – оренда, комунальні, паливо, комплектуючі. Рідше – податки та ліцензії. Надзвичайно зручним є використання такої картки за кордоном: по суті, вона може бути використана на будь-які потреби підприємця чи його працівника – від купівлі квитків чи палива до оплати ділового обіду з партнером. Цінують таку картку за те, що вона має збільшені ліміти зі зняття готівки та розрахунків за кордоном (особливо після нещодавнього послаблення лімітів для бізнесу від НБУ), кращі умови конвертації.
Нагадаємо: За допомогою Бізнес-картки заборонено вести розрахунки з іноземними контрагентами і за зовнішньоторговельними договорами. Також категорично неприпустимо з картки здійснювати виплату заробітної плати та інших платежів соціального характеру співробітникам, не можна оплачувати ЄСВ, ВЗ та інші податки із нарахувань співробітникам. А от персональні податки та збори за підприємця – цілком!
Використання для особистих витрат
Згадане вище використання Бізнес-картки – не межа її можливостей. Карткою цілком законно можна розраховуватися й за звичайні побутові та персональні витрати підприємця. Хоч за каву, хоч за комунальні послуги, хоч за продукти в супермаркеті. По суті, Бізнес-картка замінює у використанні звичайний пластик «фізика». Та багато підприємців використовують її для власних потреб із острахом, адже ще кілька років тому використання такої картки для особистих потреб було юридично невизначеним через відсутність регулювання та перестороги з боку податкової.
Наразі право підприємця оплатити зі своєї Бізнес-картки все, що він вважає за потрібне, «легалізує» навіть сайт Державної податкової служби. Актуальні консультації у базі ЗІР (роз’яснення № 44468 та роз’яснення № 44501) остаточно знімають будь-які сумніви. Ключові аргументи ДПС такі: чинне законодавство України (зокрема й Податковий Кодекс) не містить жодних обмежень чи табу щодо витрачання підприємницьких коштів на приватні цілі. На відміну від юросіб, ФОП не є окремою створеною організацією. За ст. 320 та ст. 325 Цивільного кодексу України, всі гроші на бізнес-рахунку після сплати податків є вашою приватною власністю. Незалежно від того, чи ви знімаєте готівку, чи платите за те саме карткою. Однак є умова від податківців: розпорядження прибутком дозволяється за умови повної та своєчасної сплати всіх належних податків, зборів та ЄСВ. Це правило є універсальним і стосується як ФОП на єдиному податку, так і підприємців на загальній системі оподаткування.
Аргументи «від зворотного»
Позиція НБУ наступна. Згідно з п. 24 Постанови НБУ № 162 від 29.07.2022, заборонено проводити бізнес-операції через особисті картки фізосіб. А от заборони витрачати гроші з підприємницької картки на власні цілі ні в Постановах, ні в інструкціях Нацбанку немає. А на «немає» – і штрафу немає.
Нерідко між бухгалтерами можуть ходити історії про те, як комусь у податковій заявили: «Витрата з бізнес-картки в магазині – це новий дохід фізособи». Тож варто просто запам’ятати: згідно зі ст. 292 Податкового кодексу України, доходом є надходження грошей, а не їх витрачання. Ви витрачаєте вже оподаткований прибуток. Інколи може звучати й така пересторога: «За особисті покупки карткою треба подавати 4ДФ». І це теж – ні. Обов’язок податкового агента (ст. 168 та ст. 176 ПКУ) виникає при виплатах за договорами конкретним фізособам чи ФОПам. Розрахунок карткою у супермаркеті чи аптеці – це звичайна роздрібна купівля-продаж, де ви виступаєте як кінцевий споживач. І навіть в більш рідкісних життєвих ситуаціях, коли ви щось придбали за бізнес-картку, це «щось» було неналежної якості і ви хочете його повернути, не бійтеся оподаткування як прибутку. Повернення коштів за товар на картку бізнесу – це не дохід. Пп. 5 п. 292.11 ст. 292 ПКУ чітко визначає, що повернені за товар гроші не включаються до доходу підприємця.
Застереження! Купувати товари та послуги Бізнес-карткою через POS-термінали чи інтернет можна вільно. Але якщо потрібно переказати кошти напряму на картку чи рахунок іншій фізичній особі (не ФОП) – це неприпустимо. В цьому разі потрібно спочатку переказати гроші з бізнес-картки на свою особисту картку фізичної особи і вже з неї робити переказ, аби при перевірці у податківців не виникло ідеї назвати вас податковим агентом.
Облік та звітність за Бізнес-картками
Підприємці, на відміну від юридичних осіб, не ведуть класичний бухгалтерський облік, зокрема й облік руху грошових коштів на Бізнес-картках. Але є нюанси.
ФОП «єдинники» першої, другої і третьої груп (неплатники ПДВ) згідно з пунктом 296.1 Податкового кодексу України ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення лише отриманих доходів. Навіть якщо підприємець частину коштів з картки витратив на власні потреби, а частину на бізнес, а ще частину за кордоном, в бухобліку це ніяк не відображається. Представники цих груп ведуть облік витрат за Бізнес-карткою тільки для власних цілей, аби чітко розмежувати бізнесові та особисті витрати, забезпечити прозорість у фінансових операціях та відповіді на можливі питання фінмоніторингу. Наприклад, усі транзакції за карткою фіксуються у застосунку MyRaif або інтернет-банкінгу Raiffeisen Business Online, можуть ґрупуватися за категоріями. Це зручно і не вимагає витрат часу.
Підприємці на загальній системі оподаткування і ФОП третьої групи – платники ПДВ облік витрат ведуть (п. 177.2 ст. 177 та пп. 296.1.2 ст. 296 ПКУ). Але роблять вони це не за правилами бухгалтерського обліку, а в порядку, визначеному Податковим кодексом України та наказами Міндоходів від 16.09.2013 р. № 481 (для ФОП на загальній системі) і Мінфіну від 19.06.2015 р. № 579 (для ФОП – на єдиному податку). Для ФОП на загальній системі потрібно збирати первинні документи, що підтверджують витрати з Бізнес-картки, оскільки це дозволяє зменшити оподатковуваний дохід (ст. 177 ПКУ). Якщо Бізнес-карткою проводиться оплата витрат, пов’язаних з підприємницькою діяльністю, на загальних підставах постачальник оформлює податкову накладну, за якою потрібно звернутись до нього. На їх підставі ФОП має право нарахувати податковий кредит з ПДВ. Відсутність первинних документів призведе до того, що податки доведеться платити із загальної суми доходу (при цьому особисті покупки просто не включаються до складу витрат ФОП).
Підприємці, незалежно від обраної системи оподаткування, окремий звіт за Бізнес-картками до податкової не надають. У підприємців, які працюють на загальній системі, контролюються і дохід, і витрати, але і у них використання Бізнес-картки в деклараціях не відображається, а тільки загальна сума витрат.
Зауважте! Якщо додатковою Бізнес-карткою користуються наймані співробітники чи довірені особи, з метою контролю за витратами вести облік все ж варто для підтвердження відсутності неповернених сум та підстав для утримання ПДФО та ВЗ з підзвітної особи. Для цього завдання зручна форма авансового звіту, яку заповнюють юрособи.
Поширені запитання:
Підприємець може оформити таку картку для себе та/або для найманих працівників.
Ні, вона емітується на певну фізичну особу – держателя карти, яку ФОП має визначити, а банк ідентифікувати.
Він має право здійснювати операції, пов’язані як з підприємницькою діяльністю, так і з власними потребами.
Із застосуванням бізнес-картки не може бути виплачена заробітна плата, соціальні платежі та інші види допомоги як шляхом банківського переказу, так і через зняття готівки.
Ні, законодавчі обмеження на витрачання коштів ФОП на особисті потреби відсутні.
Податкова акцентує на наступному порядку дій: спершу сплати податки, потім користуйся коштами. Але механізму контролю цього факту чи якихось санкцій за зміну послідовності – не існує.
Ні, такої вимоги законодавчо не передбачено, санкцій за здійснення платежів із рахунку ФОП на власні потреби також немає.
ФОП на єдиному податку 1-3 групи (неплатник ПДВ) не зобов’язаний вести облік витрачених коштів із застосуванням бізнес-картки. Підприємці на єдиному податку 3 групи платники ПДВ повинні вести облік за стандартною схемою, яка не передбачає якихось особливостей відносно використання картки.
Ні, такої вимоги законодавчо не передбачено.
Так.
Так.
Так. Але такі операції можуть призвести до необхідності додаткового оподаткування, тому в Райфі виплата виконується на бонусний рахунок у розділі «Кешбек +» додатку MyRaif з можливістю переказу коштів на особисту картку.