Автомобіль фізособи в діяльності підприємства

Договір використання з компенсацією

Для законного використання машини найманого працівника з виплатою компенсації є два підходи: укладання договору та подання заяви працівником.

Укладаючи договір, ми орієнтуємося на норми статті 125 КЗпП, яка регламентує право працівників на компенсацію за використання власних інструментів у робочих цілях. Отже, сторони можуть укласти й договір компенсації. Зазначимо, що чинне законодавство не регулює порядок укладення такого договору, тому у підприємства є можливість передбачити це у своїх внутрішніх документах. Укладаючи договір використання авто в службових цілях, треба прописати умови використання, включаючи мету використання, період, а також встановити розмір компенсації та періодичність її виплати.

Потрібно бути готовим до того, що податкова під час перевірки може не визнати, що автомобіль – це інструмент для виконання службових обов’язків. Пояснюючи ситуацію, треба посилатися на норми ЦКУ, де частина перша ст. 6 цього Кодексу передбачає можливість укладати договори, не передбачені актами цивільного законодавства, але які відповідають загальним засадам цивільного законодавства.

Заява замість договору

Якщо ухвалено рішення не оформляти письмового договору, то тоді потрібно, щоб найманий працівник написав заяву про використання власного автомобіля у службових цілях, і на підставі цієї заяви керівнику потрібно видати наказ про можливість такого використання та виплату компенсації.

Як показує практика, частіше застосовується саме другий підхід, бо він звільняє підприємство від необхідності оформлення додаткових документів, серед яких нотаріальне посвідчення договору. Своєю чергою, працівник за таких умов може використовувати автомобіль у неробочий час на свій розсуд, оскільки в такому разі право розпорядження транспортним засобом не переходить до підприємства. Це означає, що акт приймання-передачі автомобіля не оформляється. Але в наказі також потрібно детально визначити, яке авто, для яких цілей, вартість компенсації та терміни її виплати. За такого варіанту власник авто (працівник) несе відповідальність за його експлуатацію.

Договір оренди

Якщо ухвалено рішення орендувати авто у працівника, потрібно укласти відповідний договір між ним і підприємством. Такий договір оренди укладається письмово в довільній формі та підлягає нотаріальному посвідченню. В ньому потрібно вказати істотні умови: об’єкт оренди (марка та вартість автомобіля); строк, на який укладається договір оренди; розмір орендної плати; форма орендної плати (грошова або натуральна); право передачі орендарем автомобіля в суборенду; ремонт орендованого автомобіля; поліпшення орендованого автомобіля; умови припинення договору оренди автомобіля.

Зазначимо, що договором може бути передбачений періодичний перегляд або зміна (індексація) розміру орендної плати. Також орендар (у цьому разі підприємство) може вимагати зменшення розміру орендної плати, якщо через не залежні від нього обставини суттєво зменшилася можливість використання автомобіля. А якщо автомобіль протягом певного часу не використовувався через обставини, за які орендар не відповідає, то за цей період він взагалі звільняється від орендної плати. Також потрібно взяти до уваги, що у договорі оренди автомобіля необхідно визначити строк сплати орендних платежів. Але якщо він не встановлений, то відповідно до ч. 5 ст. 762 ЦКУ орендна плата за користування автомобілем вноситься щомісяця.

Передавання автомобіля оформлюється актом приймання-передачі, який також довільної форми та є додатком до договору оренди транспортного засобу. В акті обов’язково потрібно вказати: марку автомобіля, модель, рік випуску, колір, номери кузова та шасі, державний реєстраційний номер, вартість автомобіля, а також технічний стан авто на момент передавання та чим воно укомплектоване. В такому разі підприємство приймає автомобіль фізособи на баланс та несе за нього повну відповідальність. Пальне відноситься на витрати за подорожнім листом за нормами списання.

Договір позички авто

В даному випадку також потрібне укладання договору, але, на відміну від договору оренди, він безоплатний. Істотними умовами договору є: марка, модель, рік випуску, VIN-код (номер кузова), колір, держномер та дані свідоцтва про реєстрацію. Необхідно також вказати реквізити документа, що підтверджує право власності позичкодавця (техпаспорт або договір купівлі-продажу).

Договором необхідно чітко визначити період, на який він передається, або умова про те, що договір діє до запитання. Такий договір також укладається у письмовій формі, але не потребує обов’язкового нотаріального посвідчення. Автомобіль приймається на баланс підприємства, яке несе відповідальність за його експлуатацію. Витрати на утримання авто (пальне, ремонт) зазвичай лягають на користувача, якщо інше не прописано в договорі. Пальне відноситься на витрати за подорожнім листом за нормами списання.

Витрати на використання авто

Орендна плата або компенсація має виплачуватися на підставі первинних документів, що підтверджують фактичне використання транспортного засобу та понесені працівником витрати. Зазвичай таке використання за підсумками місяця (або іншого періоду, встановленого договором) оформлюється актом приймання-передачі наданих послуг з оренди автомобіля.

Зазначимо, що законодавство не вимагає складання такого акта, але податківці під час перевірок вимагають їх наявності і вважають, що їх наявність підтверджує використання авто і понесені витрати.

Якщо авто використовується не за договором оренди чи позички, а за компенсацією, то щоб не виникало питань у податківців, необхідно в наказі (договорі виплати компенсації) чітко визначити, які витрати мають компенсуватися працівнику та як обчислювати її розмір. Це можуть бути витрати на заправку, ремонт, стоянку, паркування, мийку тощо. В компенсацію також зазвичай входить певна сума тільки за використання автомобіля. Придбання та списання пального для орендованого автомобіля відбувається так само, як і для будь-якого власного автомобіля підприємства. Витрати на придбання пального та техобслуговування і ремонт орендованого автомобіля несе підприємство.

Подорожні листи

Попри те, що оформлення подорожніх листів вже не є обов’язковим, підприємства продовжують це роботи, щоб мати первинні документи для списання та відношення на витрати вартість використаного ПММ. Фактично подорожній лист є первинним документом, який підтверджує використання транспортного засобу, витрати пального та виконання завдання водієм з моменту його виїзду з підприємства і до повернення. Законодавчо форма подорожнього листа не встановлена, але підприємство може розробити власну форму з усіма необхідними реквізитами або взяти за основу «стару».

Необхідно також приділити увагу наступному. Подорожні листи виписуються тільки на автомобілі, які обліковуються на балансі підприємства, у тому числі орендовані, а у разі виплати компенсації автомобіль не передається на баланс підприємства, то на нього й не можна виписувати подорожні листи.

Списання ПММ

Норми витрат пального встановлюють наказом (розпорядженням) керівника. Якщо працівник використовує авто в особистих цілях, то доведеться складати подорожні листи на поїздки поза господарськими цілями. Таке ведення подорожніх листів убезпечить від податкових претензій. Списання ПММ проводять актом на списання ПММ, в якому обов’язково зазначається і кількість (в літрах), і вартість (у гривнах) пального.

Необхідно взяти до уваги, що витрати на авто є витратами підприємства, якщо працівника направлено у відрядження на власному автомобілі, який він передав підприємству за договором оренди. Якщо він, як підзвітна особа, разом з авансовим звітом надав підтвердні документи про понесені витрати (чеки з АЗС за заправку авто, чеки з СТО, якщо довелося ремонтувати автомобіль, квитанції про оплату стоянки (паркування) або мийки під час відрядження), підприємство має відшкодувати йому такі витрати.

Щоб під час перевірок податкової не виникало питань, потрібно все одно вести облік пробігу авто та витраченого ПММ. Для цього можна наказом визначити відповідальну особу, яка у разі використання авто працівником для господарських потреб фіксуватиме показання спідометра на виїзді та поверненні. На підставі цих даних та затверджених норм використання ПММ на підприємстві визначатиме кількість використаного ПММ, що необхідно підтвердити відповідним актом списання, складеного постійно діючою на підприємстві комісією.

Наталя Щербак, консультант із обліку й податків