Електромобіль для бізнесу: облік «заряджання»

З чого почати облік?

На підприємстві електромобілем може користуватись як директор, так і інші працівники у разі необхідних службових обов’язків, тому обов’язково потрібно затвердити наказом внутрішні правила. В цих правилах зазначити, для яких службових завдань надають електромобіль, де дозволено його заряджати, хто оплачує електроенергію та як розподіляють витрати. Якщо директору дозволені особисті поїздки, потрібно визначити їх умови, порядок фіксації та строки повернення коштів за заряджання. Також слід призначити відповідальних за перевірку документів і складання місячного акта.

Загальні правила обліку

Заправку електромобіля не можна порівняти із заправкою авто паливом. Адже паливо в бухгалтерському обліку – це товар (запаси, які слід оприбуткувати, проконтролювати їх витрату і списати після використання). А зарядження електромобілів електроенергією – це послуга, яка споживається безпосередньо в момент її отримання. Такої точки зору дотримується податкова у своїх роз’ясненнях.

Тому, як би ви не заряджалися, це значно простіше, ніж із заправкою «звичайних» авто: не потрібно нічого окремо оприбутковувати, вести облік запасів чи списувати, як пальне. Вартість спожитої електроенергії відносять на витрати відповідної діяльності підприємства (залежно від того, де саме використовується авто: в адміністрації, збуті тощо). Головне ж завдання підприємства — документально підтвердити зв'язок використання автомобіля з господарською діяльністю.

Щоб правильно вести облік електроенергії, потрібно розуміти, де заряджається електромобіль та які первинні документи будуть оформлені. Електромобіль можна заряджати трьома способами: на підприємстві через власний зарядний пристрій або звичайну розетку; на станції зарядки електромобілів або вдома у відповідального працівника чи керівника.

Зарядка на підприємстві

Зарядка на підприємстві є найбільш економним способом, особливо якщо підприємство має одразу декілька електромобілів. Власні зарядні пристрої фіксують фактичне споживання за допомогою вбудованого лічильника чи енергометра, а підтвердним документом виступає місячний рахунок та акт від електропостачальника разом із внутрішнім журналом обліку. Спожита електроенергія потрапляє до витрат звітного періоду за підсумками місяця (Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 631) і окремо списувати її не потрібно. За наявності зареєстрованої податкової накладної підприємство також відображає податковий кредит з ПДВ. Згідно з роз'ясненнями податківців, така зарядка може бути розцінена як споживання для власних потреб. Тому головний ризик тут полягає у відсутності внутрішнього документообігу, що може спровокувати трактування поїздок як особистих із донарахуванням ПДФО, військового збору та компенсуючих зобов'язань з ПДВ за п. 198.5 ПКУ.

Зарядка на станції

Зарядка на зарядній станції передбачає контроль за допомогою облікової системи постачальника. Підтвердними документами є первинний документ (рахунок чи акт) із деталізацією сеансів та фіскальні чеки РРО/ПРРО, які підзвітна особа додає до авансового звіту. На підставі цих документів підприємство сплачує вартість електроенергії й оренди станції та включає їх до витрат тієї діяльності, де використовується автомобіль (Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 372 або 631). Оскільки це купівля послуги, норми списання пального тут не застосовуються, а ризиком є хіба що втрата розрахункових документів водієм, що робить неможливим підтвердження витрат з боку підзвітної особи.

Зарядка вдома

Якщо заряджання відбувається вдома у працівника або керівника, розрахунок здійснюється за звичайною ціною (тариф для побутових споживачів). Це значно вигідніше за комерційний тариф. Це розуміють і в податковій. Тому обсяг споживання авто потрібно відокремити від побутових потреб. Варіантів два: встановлення окремого повіреного лічильника/енергометра безпосередньо на розетку чи лінію, від якої заряджається автомобіль. Або використання «розумного» smart-пристрою (з мобільним додатком для авто/зарядки), який генерує звіт про кожен сеанс заряджання (дата, час, кількість кВт·год).

Отже, ризики цього методу в тому, що податкова може визнати повернення коштів за заряджання вдома додатковим благом із нарахуванням ПДФО (18%), військового збору та ЄСВ. Щоб цього не сталося, необхідно потурбуватися про «алібі»:

·      оформити спеціальне положення на підприємстві;

·      мати підтвердження службового пробігу (журнал поїздок або подорожній лист), де фіксуються показники одометра, розмежовується пробіг за службовими завданнями та пробіг в особистих цілях);

·      мати зафіксовані дані зарядного пристрою й квитанції про сплату рахунку за електроенергію.

Оскільки рахунок зазвичай надходить наступного місяця, у внутрішніх правилах необхідно визначити, коли слід подати документи і коли виплачується компенсація. Наприклад, звітність та документи подаються протягом перших двох тижнів наступного за звітним місяця, компенсація виплачується протягом двох тижнів з дати подання документів. Компенсацію працівнику відображають у бухобліку на підставі заяви, звіту пристрою, квитанції про сплату рахунку за світло та розрахунку службової частки поїздок (Дт 91, 92, 93, 94 — Кт 372 або 685).

Чи обов’язково вести окремий облік?

Чинне законодавство обов'язкової форми чи окремої вимоги щодо обліку саме процесів заряджання не передбачає. Але підприємства все ж ведуть внутрішній облік для власного контролю у довільній формі. І це досить обґрунтовано. Наявність такого обліку дозволяє підтвердити, що автомобіль дійсно використовується в господарській діяльності. Завдяки цьому можна на законних підставах нараховувати амортизацію, не нараховувати компенсуючі податкові зобов’язання з ПДВ згідно з п. 198.5 ст. 198 ПКУ, а також підтвердити, що використання авто не може бути визнано перевіркою «додатковим благом фізособи», яка користується авто. Незалежно від обраної форми (журнал заряджання, журнал поїздок або подорожній лист, у якому літри замінено на кВт·год), підприємству достатньо зафіксувати універсальний перелік даних: дату поїздки чи заряджання, марку та номер автомобіля, маршрут прямування та пробіг за одометром, прізвище особи, яка керувала чи заряджала авто, а також обсяг спожитих кВт·год.

Бухгалтерські проводки

Незалежно від того, яким способом заряджається автомобіль, в бухгалтерському обліку на підставі отриманих рахунків обсяг спожитої електроенергії відображається на відповідних рахунках обліку витрат: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 631 (або Кт 372 у разі компенсації працівникові). Деякі підприємства спочатку електроенергію відносять до витрат майбутніх періодів: Дт 39, а в подальшому, виходячи з фактичного споживання зарядного ресурсу, відображають понесені витрати: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 39. Обраний спосіб відображення необхідно обов'язково вказати в наказі про облікову політику та забезпечити відповідний контроль витрат. Якщо суб’єкт господарювання зареєстрований платником ПДВ, то на підставі складеної й зареєстрованої постачальником податкової накладної в ЄРПН він має право на податковий кредит з ПДВ, що в бухгалтерському обліку відображається проводками Дт 6442 — Кт 6441 та Дт 6441/ПДВ — Кт 6442.

На завершення зазначимо, що жоден нормативно-правовий акт не встановлює норми витрачання заряду електромобілів. Все залежить від закладених виробником технічних характеристик різних моделей авто. Також для зручності рекомендуємо розрахувати орієнтовне використання електроенергії на 100 км пробігу, спираючись на технічні характеристики акумулятора та дані виробника, зважаючи при цьому на поступове зменшення ємності батареї з часом.

Короткий алгоритм

Щоб правильно організувати облік електромобіля, підприємству варто дотримуватися чіткого алгоритму дій: спочатку затвердити внутрішні правила використання електромобіля наказом керівника; далі визначити й закріпити дозволені місця заряджання (на підприємстві, на ЕЗС чи вдома); після цього встановити вичерпний перелік підтвердних документів для кожного сценарію; обрати зручну форму обліку поїздок (журнал чи подорожній лист) із фіксацією пробігу та кВт·год; і врешті зафіксувати чіткий порядок та строки компенсації витрат працівникам.

Наталя Щербак, консультант із обліку й податків