Як перевести облік трудової діяльності в електронну форму

Ми звикли до того, що облік трудової діяльності ведеться в трудових книжках, які існують в паперовій формі. Завдяки діджиталізації державних процесів цей рудимент також має бути оцифрованим у найближчу пятирічку.

Право на пенсію визначається згідно зі страховим стажем. А він, відповідно, згідно з даними, які містяться в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – Держреєстр). Але період до 2000 року в цьому реєстрі відсутній, тому його необхідно підтверджувати відомостями з трудових книжок, довідками та іншими документами, визначеними Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою КМУ від 12.08.93 р. № 637. На жаль, не завжди вдається оформити необхідні документи з різних причин (не збереглися архіви, відсутні відомості про підприємство тощо).

Саме тому на законодавчому рівні було прийнято рішення вести облік трудової діяльності працівника в електронній формі. Закон України від 05.02.2021 р. № 1217-IX, що регулює це питання, набув чинності 10 червня цього року. Він запровадив ведення обліку трудової діяльності в електронній формі. А механізм був визначений «Порядком подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі», затвердженим постановою ПФУ від 12.03.2021 р. № 11-1 (що набрав чинності 23 липня 2021 року).

Електронна трудова книжка – це цифровий аналог паперової трудової книжки, тож в електронній трудовій книжці, як і в паперовій, відображатиметься вся наявна інформація про стаж, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення й нагороди за успіхи в роботі. Зауважимо, що трудова книжка в паперовій формі не відміняється. Вона вестиметься на вимогу працівника.

Основна перевага впровадження електронних трудових книжок – це автоматичне призначення пенсії та зменшення витрат роботодавців на ведення паперового документообігу, спрощення доступу до інформації про набутий стаж, зменшення негативних наслідків утрати паперових документів, їх фізичного пошкодження.

Як тепер ведеться облік трудової діяльності

Отже, відтепер облік трудової діяльності працівника здійснюватиметься в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Держреєстру у порядку, визначеному Законом про ЄСВ. Тобто роботодавець (юридична особа або ФОП) при укладенні трудового договору, як і раніше, обов’язково підписує з робітником договір (ФОП) або видає наказ чи розпорядження (юрособа), повідомляє податкову за встановленою формою. А новим є те, що потрібно вносити відомості до Держреєстру. Найманий працівник не може бути допущений до роботи, якщо цього не зробити своєчасно.

Необхідно також зазначити, що трудова книжка в паперовій формі залишається, але тепер вона зберігатиметься у робітника.

На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформлятиметься роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. За бажанням співробітника роботодавець має вносити до неї записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Що стосується відомостей про трудову діяльність найманого працівника, то вони подаються до ПФУ через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП) страхувальником (работодавцем-юрособою та/або ФОП (самозайнятою особою) одним із таких способів:

– у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;

– в оцифрованому вигляді – шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.

Роботодавець також заповнює анкету та прикріплює до неї скановані копії паперової трудової книжки. До того ж він повинен обов’язково надати скановану копію згоди працівника щодо надання дозволу на оброблення його персональних даних.

Хто й у який термін повинен переносити відомості з паперових трудових книжок

Переводити відомості із паперових трудових книжок в електронну форму мають право як роботодавці (юридичні особи і ФОП), так і застраховані особи (наймані працівники, ФОП, які не використовують найману працю, і самозайняті особи та члени фермерських господарств).

Для перенесення всіх відомостей з паперових трудових книжок в електронний вигляд законом передбачений термін в п’ять років. Тому цю роботу необхідно почати, але можна робити поступово. Насамперед треба переводити трудові книжки в електронний вигляд тих найманих працівників, які звільняються або з якими укладаються нові трудові договори. А потім передати інформацію з трудових книжок тих працівників, які працюють давно.

Мета закону – за ці п’ять років перенести до Держреєстру всі дані з паперових трудових книжок про трудову діяльність кожного застрахованого громадянина.

Необхідно зазначити, що за бажанням працівника паперова трудова книжка може вестися й після закінчення п’ятирічного терміну. Тобто якщо працівник наполягає – роботодавець робить запис і в електронній книжці, і в паперовій.

Для того, щоб перевести відомості з паперової трудової книжки до електронної, застосовується електронний кабінет страхувальника (роботодавця) або застрахованої особи. Тобто цю роботу може провести як роботодавець, так і фізособа. Роботодавець надає інформацію щодо кожного працівника, а фізособа лише за себе.

Якщо відомості подає роботодавець, то він накладає свою КЕП, якщо ж застрахована особа (найманий працівник), то він це робить у своєму електронному кабінеті за наявності особистого КЕП.

Надати відомості до Держреєстру самостійно може й ФОП (самозайнята особа), у якої є трудова книжка з інформацією про трудову діяльність до реєстрації суб’єктом підприємницької діяльності.

Нагадаємо, що у ФОП період роботи підприємцем у трудовій книжці не відображається, тому підтвердити свій стаж за цей період можна документами про стаж, що визначені Порядком № 637. А враховуючи те, що деякі довідки треба отримувати в податковій або органах Пенсійного фонду, не зволікайте, а почніть цю роботу вже зараз. Зареєструйтеся в особистому електронному кабінеті, вивчіть, який стаж там вже внесений за даними персоніфікованого обліку й щорічних звітів з ЄСВ, і збирайте необхідні довідки.

В який спосіб надається інформація

Електронні копії сторінок трудової книжки та документів про стаж виготовляються шляхом їх сканування.

Скановані копії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж, мають містити всі сторінки трудової книжки у хронологічному порядку та поля відповідних документів, бути придатними для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів, рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi, формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Коли трудова книжка успішно оцифрована, то дані про періоди роботи й наявний страховий стаж можна переглянути в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг ПФУ й розуміти, достатньо стажу за призначенням пенсії за віком чи необхідно шукати інші шляхи для забезпечення себе у пенсійному віці.

Хто переводить у цифровий формат скановані копії

У цифровий формат переводять скановані копії працівники ПФУ. Пенсійним фондом України вже успішно використовується технологія переведення сканованих даних у цифровий формат. Після заповнення роботодавцем або громадянином анкети та прикріплення скан-копій спеціалісти територіальних органів Фонду переводять їх у цифровий формат і здійснюють звірку записів трудової книжки з даними, що вже містяться в персональній картці Держреєстру. У підсумку формується кінцевий варіант електронної трудової книжки.

Наталія Щербак, консультант з питань податків і документообороту