ФОП для ФОП: як відзвітувати за послуги та роботи

Часто підприємці надають послуги (виконують роботи) не лише населенню, а й  юридичним особам, ФОП, самозайнятим особам. Оскільки вимоги щодо наявності первинних документів, що підтверджують витрати, з кожним роком посилюються, постає питання: якими документами оформляти такі відносини і чи потрібно звітувати до податкової про такі витрати?

У торгівлі, зазвичай, під час відпускання товару оформляється видаткова накладна. До цього вже всі звикли і питань практично не виникає. Що ж до послуг (робіт), то затвердженої форми немає, тому форма документа залежатиме від того, яку форму розрахунків застосовують між собою суб'єкти господарювання та які послуги (роботи) мають місце.

Первинні документи за безготівкових розрахунків

Якщо передбачається довгострокове співробітництво, рекомендуємо скласти договір.

Загальні вимоги щодо укладання договорів закріплені ЦКУ. Вони такі:

1. Договір може укладатися усно або у письмовій (електронній) формі. Сторони мають право вибирати форму угоди, якщо інше не встановлено законом. Угода, для якої законом не встановлено укладання договору обов'язково у письмовій формі, вважається здійсненою, якщо поведінка сторін свідчить про їхню волю до настання відповідних правових наслідків (ч. 1, 2 ст. 205 ЦКУ).

2. Суб'єкту господарювання, який сплатив за товар на підставі усного договору з другою стороною, видається документ, що підтверджує підставу сплати та суму отриманих коштів (ч. 2 ст. 206 ЦКУ).

3. Усно можуть здійснюватися угоди, які повністю виконуються сторонами в момент їх здійснення, за винятком угод, що підлягають нотаріальному посвідченню та/або державній реєстрації, а також угод, для яких недотримання письмової форми призводить до їх недійсності (ч. 1 ст. 206 ЦКУ). ).

У нашому випадку йдеться про звичайний договір щодо надання послуг. Тим часом необхідно враховувати таке. Попри те, що ФОП – суб'єкт господарювання, під час укладання договорів йому необхідно керуватися нормами ЦКУ, що стосуються фізосіб. А згідно з п. 3 ч. 1 ст. 208 ЦКУ договір між фізособами укладається у письмовій формі, якщо сума договору у 20 і більше разів перевищує неоподаткований мінімум доходів громадян (понад 340 грн). Якщо ж однією із сторін договору є юрособа, то незалежно від суми договору він також має бути укладений у письмовій формі (п. 2 ч. 1 ст. 208 ЦКУ).

Тому при наданні послуг одним ФОП іншому ФОП необхідно укладати договір у письмовій формі, оскільки вкрай рідко сума такого договору менша за 340 грн.

Якщо передбачається оплата за безготівковим розрахунком (з розрахункового рахунку замовника послуг на розрахунковий рахунок виконавця), як правило, виписується рахунок на оплату, якщо його оформлення передбачено умовами договору і відносини контрагентів тривалі. Якщо це разова угода, можна обійтися і без рахунку. Розрахунковим документом у разі буде платіжне доручення банку на перерахування коштів. У платіжному дорученні вказується підстава для перерахування коштів. Це буде посилання або на рахунок, або на договір. При цьому система оподаткування контрагентів не має значення.

Іноді при разових угодах ФОП обмежуються випискою рахунку. Це не буде серйозним порушенням, але письмовий договір – це документ, який підтверджує наявність господарських відносин та факт проведення угод, у ньому сторони прописують ті умови, що застосовуються у разі, якщо щось піде не так. А також права та обов'язки сторін, умови надання послуги та її оплати, відповідальність у разі їх порушення, дії сторін у разі непередбачених обставин. Наявність договору в письмовій формі значно полегшує роботу, оскільки і замовник, і виконавець однаково розуміють, що кожен отримає і в які терміни за виконання умов договору, і саме наявність договору допомагає зберегти відносини між партнерами, коли питання переходить у формальну площину.

Якщо із замовником послуги оформляються договором про надання послуг, тоді без складання акта не обійтися.

В акті відображаються всі реквізити ФОП, найменування послуг, ціна. У ньому потрібно вказувати реєстраційні дані ФОП та дані платника. Акт складається у двох примірниках для кожної із сторін і підписують його уповноважені особи обох сторін. Найчастіше це самі ФОП, але у деяких випадках уповноважені особи, повноваження яких визначені довіреністю та наказом (розпорядженням).

Первинні документи під час готівкових розрахунків

Водночас ФОП дуже часто один з одним розраховуються готівкою або платіжними картками. Якщо ФОП працює на загальній системі оподаткування або, будучи платником єдиного податку, надає медичні послуги, то за таких форм розрахунків він зобов'язаний застосовувати РРО/ПРРО. Застосовувати РРО/ПРРО повинні також ФОП – платники єдиного податку, якщо протягом 2021 року перевищено обсяг доходу в 1 320 000 грн. І починати застосовувати РРО/ПРРО вони зобов'язані з першого числа першого місяця кварталу, наступного за виникненням такого перевищення, і продовжують застосовувати у всіх наступних податкових періодах протягом реєстрації такого ФОП як платника єдиного податку.

У всіх інших ФОП – платників єдиного податку такий обов'язок з'явиться з 1 січня 2022 року незалежно від обсягу доходу та виду діяльності.

Якщо підприємець зобов'язаний застосовувати РРО/ПРРО, то розрахунковим документом буде фіскальний касовий чек РРО/ПРРО, де зазначено найменування послуги та її вартість. Додатково оформляти жодних документів не потрібно.

Щодо ФОП, які мають право працювати без РРО/ПРРО, то п. 15 ст. 3 Закону України від 06.07.95 р. № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» зазначено, які документи мають надавати покупцям суб'єкти господарювання, що здійснюють розрахункові операції у готівковій та/або безготівковій. формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) під час продажу товарів (надання послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, якщо вони не використовують РРО/ПРРО. Такі суб'єкти повинні «надавати у паперовій та/або електронній формі покупцю товарів (послуг) на його вимогу чек, накладну або інший розрахунковий документ, що засвідчує передачу права власності на них від продавця до покупця з метою виконання вимог Закону України «Про захист прав споживачів». Оскільки йдеться про надання послуг, то оформляється інший розрахунковий документ.

Як розрахунковий документ під час надання послуг використовується квитанція. Цей документ має довільну форму, але він має містити всі реквізити ФОП: ПІБ, ІПН, його адресу провадження діяльності, найменування послуги та її вартість, дату та підпис. Квитанція підписується ФОП, замовник послуги (платник) цей документ не підписує та свої дані у ньому не відображає.

Найменування послуг у квитанції треба записувати близько до формулювання задекларованого виду діяльності згідно з КВЕД. Або написати нейтрально: «послуги згідно з Договором № 2 від 01.12.2021 р.», а детально прописати їх у самому договорі.

З якою періодичністю виписувати розрахунковий документ – на кожну послугу чи за підсумками місяця – залежить від того, як визначено у договорі. Якщо розмір оплати визначається у договорі за місяць, треба враховувати ще й термін внесення платежів – на початку місяця (авансом) чи після закінчення.

Авансові платежі зазвичай оформляються квитанцією. Якщо оплата здійснюється за фактом надання послуг, складається акт наданих послуг.

Оформлення розрахункових документів можливе і в електронному вигляді, якщо це визначено умовами договору і замовник та виконавець мають КЕП.

Відображення у звітності

Оскільки розрахунки відбуваються між суб'єктами господарювання (один іншому виплачує дохід), то, на думку податкової, всі суб'єкти господарювання – і юридичні особи, і ФОП – при виплаті доходу ФОП повинні відображати ці відомості зараз у Додатку № 4ДФ (раніше у ф. №1ДФ).

Нагадаємо, що Додаток № 4ДФ є одним із додатків об'єднаної звітності Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку – фізичних осіб, та сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну від 15.1222. м. № 773 (далі – Наказ № 773). І подавати Додаток № 4ДФ замість Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, та сум утриманого з них податку, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4 (далі – ф. № 1ДФ), суб'єкти господарювання повинні починаючи зі звітності за І квартал 2021 року.

Пояснюють це тим, що у Додатку 2 до пп. 2 п. 4 р. IV Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку – фізичних осіб, та сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого Наказом № 773, є такий код «157 – Дохід, виплачений самозайнятій особі (підпункт 165.1.36 пункту 165.1 статті 165, статті 177 та 178 розділу IV Кодексу)». Був такий код і в Довіднику ознак доходів фізичних осіб до порядку заповнення ф. № 1ДФ точно з таким самим номером і назвою.

Якщо у ході перевірки буде виявлено, що доходи ФОП не було відображено у Додатку № 4ДФ, то до того, хто перевіряється, можуть бути застосовані штрафні санкції згідно з п. 119.2 ст. 119 ПКУ та 176.2 ст. 176 ПКУ.

Розмір штрафу за перше порушення становить 1020 грн, за повторне протягом року – 2040 грн.

Тому юрособи та ФОП не хочуть сперечатися з податковою та відображають розмір виплаченого доходу у Додатку № 4ДФ за підсумками кварталу, в якому такий дохід виплачено.

Наталія Щербак, податковий консультант