Як правильно провести інвентаризацію

Проведення інвентаризації – це не новина для бухгалтерів підприємств. Та актуальність цієї задачі, нажаль, збільшує війна: адже склади, магазини, тощо можуть бути повністю чи частково знищені під час ворожого обстрілу. Тому розглянемо, які правила і особливості має процедура інвентаризації запасів.

За загальними правилами, інвентаризація проводиться у визначених законодавством випадках. Основним нормативним документом, який регулює організаційні процедури проведення інвентаризації та порядок її проведення, є Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну України від 02.09.2014 р. № 879 (далі – Положення № 879). Ним передбачено декілька ситуацій, коли необхідна інвентаризація:

• перед складанням річної фінансової звітності;
• у разі передачі майна державного підприємства або бюджетної установи в оренду,
• у разі зміни матеріально відповідальних осіб;
• у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей на підприємстві, припинення підприємства;
• у разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха (на день після закінчення явищ) в обсязі, визначеному керівником підприємства;
• за ініціативи податкової служби під час перевірки тощо.

Війна, нажаль, також дає багатьом компаніям приводи для такого заходу. Склади чи торгівельні об’єкти компанії можуть виявитися на територіях, де ведуться бойові дії чи прилеглих, постраждати від обстрілів чи падіння уламків ракет і дронів. Отже, в таких випадках керівник підприємства може видати наказ про проведення інвентаризації. І інвентаризаційна комісія зафіксує актом знищення товарів, які були на складі чи в магазині. На підставі інвентаризаційної відомості й актів знищене списують.

Для кожного інвентаризаційного випадку встановлено свої строки проведення та обсяги. Найчастіше проводиться щорічна інвентаризація перед складанням річної звітності підприємства до дати балансу (до 31 грудня звітного року).

Під час інвентаризації підприємства проводять перевірку наявності/відсутності активів чи зобов’язань за певними правилами, встановленими Положенням № 879. Зокрема, інвентаризують (за наявності):

• земельні ділянки, будівлі, споруди та інші нерухомі об’єкти;

необоротні активи, запаси, поточні біологічні активи, дебіторську та кредиторську заборгованості, витрати і доходи майбутніх періодів, зобов’язання;

• незавершені капітальні інвестиції, незавершене виробництво, напівфабрикати;
• фінансові інвестиції, грошові кошти, кошти цільового фінансування, зобов’язання у частині невикористаних забезпечень;
• розрахунки з бюджетом тощо.

Зазначимо, що інвентаризація земельних ділянок, будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів проводиться протягом 3 місяців до дати балансу. Може проводитись один раз на 3 роки. Інвентаризація решти необоротних активів, запасів, поточних біологічних активів, дебіторської та кредиторської заборгованостей, витрат і доходів майбутніх періодів, зобов’язань також може проводитися протягом 3 місяців до дати балансу. Виключення передбачені для незавершених капітальних інвестицій, незавершеного виробництва та напівфабрикатів, інших матеріальних цінностей, які на момент інвентаризації будуть знаходитися поза підприємством; невикористаних забезпечень, розрахунків з бюджетом та з відрахувань з ЄСВ. Їх інвентаризація проводиться протягом 2-х місяців на дату балансу. Що стосується об’єктів основних засобів, які на момент інвентаризації будуть знаходитися поза підприємством, зокрема автомобілів, морських і річкових суден, які відбудуть у тривалі рейси, то інвентаризація таких об’єктів проводиться до тимчасового вибуття з підприємства.

На підприємстві повинна бути інвентаризаційна комісія, склад якої затверджується наказом по підприємству. На початку інвентаризаційного процесу заповнюються певні інвентаризаційні відомості, до яких додають активи та зобов’язання, які підлягають інвентаризації.

Складовою частиною такої інвентаризації є інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованості. Зазначимо, зокрема, що інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованостей проводиться на підставі документальної перевірки стану розрахунків зі всіма контрагентами, у тому числі з бюджетом.

Метою цієї перевірки є встановлення, зокрема:

• правильності розрахунків із банками, контролюючими органами, іншими підприємствами, а також зі структурними підрозділами підприємства, виділеними на окремі баланси;
• заборгованості підзвітних осіб;
• правильності і обґрунтованості сум дебіторської, кредиторської і депонентської заборгованостей, у тому числі суми кредиторської і депонентської заборгованостей, щодо яких минув строк позовної давності;
• реальності заборгованості працівникам з оплати праці та громадянам (безпосередньо або через роботодавців) за соціальними виплатами, визначеними законодавством, а також із безготівкових розрахунків за цими виплатами.

Підприємство – кредитор для підтвердження реальності наявних на аналітичних рахунках заборгованостей має надати всім дебіторам виписки з даними про їхні борги. Підприємства – дебітори, які отримали виписки, мають підтвердити наявність заборгованостей або заперечити їх. Акт звірки розрахунків складає кредитор – за даними свого бухобліку, а дебітор у отриманому від кредитора акті звірки відображає дані свого бухобліку за операцією, в рамках якої перевіряють стан розрахунків.

В акті звірки кредитор та дебітор фіксують сальдо за розрахунками на певну дату – за дебетом та кредитом відповідного рахунку бухобліку. При звірянні розрахунків можуть виникнути розбіжності між даними контрагентів, зокрема, через постачання, коли відсутні первинні документи від постачальника. Якщо сталася така ситуація, то постачальник або надає покупцю ці документи, або пояснює причини їх неподання. Бажано, щоб до кінця звітного періоду розбіжності були усунені чи з’ясовані. Інакше кожна сторона звіряння розрахунків з дебіторами і кредиторами відображає заборгованості в сумах, які відповідні записам у її бухобліку і визнаються нею правильними.

Типової форми акту звірки розрахунків між контрагентами не затверджено, тому на практиці кожне підприємство складає його у довільній формі. Для кожного дебітора складається окремий акт у двох примірниках. Зауважимо, що якщо підприємство – дебітор ігнорує надісланий кредитором акт звірки або дебітора вже ліквідовано, підприємство – кредитор суми дебіторської заборгованості відображає за даними свого бухобліку і відображає їх у довідці, складеній у довільній формі), до акту інвентаризації розрахунків. Бо в акті інвентаризації можуть фігурувати як підтверджені, так і не підтверджені згідно з актом звірки дебітором суми заборгованості.

Акт звірки розрахунків разом з актом інвентаризації розрахунків після рішення власника (керівника) підприємства є підставою для відображення суми заборгованості в бухгалтерському обліку відповідно, у складі поточної, сумнівної, безнадійної заборгованостей та інших операційних доходів.

При проведенні інвентаризації заборгованості підзвітних матеріально відповідальних осіб особливу увагу необхідно приділяти правильності та обґрунтованості сум заборгованостей за нестачами, крадіжками і втратами від псування цінностей. Інвентаризація заборгованостей за нестачами та втратами від псування цінностей полягає у виявлені причин, через які затримується розгляд матеріалів щодо нестачі, та віднесення її на винних осіб або списання у встановленому порядку.

Розмір збитків від розкрадання, нестач, знищення (псування) матеріальних цінностей визначається відповідно до законодавства. До моменту встановлення винних осіб сума нестач зараховується на позабалансовий субрахунок. Що стосується інвентаризації каси, то необхідно враховувати, що кошти в касі підприємства не обмежуються лише готівковими коштами, тому комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всього, що зберігається в касі: готівки, цінних паперів, чекових книжок. За результатами інвентаризації складають акт затвердженої форми у двох примірниках, який підписують члени інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальна особа.

В акті інвентаризації наявності готівки вказують фактичний залишок, залишок за даними обліку та визначають результат інвентаризації. У разі інвентаризації готівкової інвалюти в акті інвентаризації необхідно вказувати: назву іноземної валюти, її суму; курс НБУ на початок робочого дня інвентаризації; суму інвалюти в перерахунку в гривні.

У разі застосування підприємством у розрахунках РРО/ПРРО звіряють суму наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку із сумою, зазначеною у звіті РРО/ПРРО (у РК та КОРО).

Необхідно зазначити, що при інвентаризації каси може бути виявлений надлишок. Згідно з чинним законодавством, надлишком готівки в касі вважається готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами. Отже, якщо виявлений саме такий надлишок, його оприбутковують в касі підприємства та зараховують до його доходів. На цю суму оформляють прибутковий касовий та вносять відповідний запис до касової книги.

За результатами проведеної інвентаризації комісія складає протокол, який затверджується керівником підприємства протягом 5 робочих днів після її завершення. Результати інвентаризації на підставі затвердженого протоколу відображаються в бухобліку та фінансовій звітності того звітного періоду, у якому вона була закінчена.

Виявлені під час інвентаризації розбіжності між фактичною наявністю активів і зобов’язань та даними бухобліку регулюються установою в такому порядку:

• надлишки підлягають оприбуткуванню із збільшенням доходів майбутніх періодів або звітного періоду (залежно від активу, який підлягає відображенню) і зараховуються до доходів спецфонду бюджетної установи;
• нестачі відносяться на витрати (у межах норм природного убутку; у разі псування ТМЦ не з вини матеріально відповідальної особи) або на рахунок винних осіб у розмірі, визначеному згідно з законодавством, а якщо винні особи не встановлені, суми нестач зараховуються на позабалансовий рахунок до моменту встановлення винних осіб або закриття справи згідно із законодавством.

За не проведення обов’язкової інвентаризації передбачено дисциплінарну та адміністративну відповідальність. Дисциплінарну застосовує керівник підприємства або уповноважений ним орган до працівника-порушника у формі догани чи звільнення (ст. 147 КЗпП України). А фінзвітність, складена без попереднього проведення інвентаризації, може бути визнана недостовірною.

Зазначимо, якщо частина активів компанії виявляється на окупованій території, то інвентаризацію проводять після звільнення. Ці активи залишаються на балансі.

На завершення зазначимо, що податківці під час документальних та фактичних перевірок мають право вимагати проведення інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), коштів, зняття залишків ТМЦ, готівки з використанням інформації та документів про результати інвентаризації за наслідками цих перевірок або під час наступних заходів податкового контролю (пп. 20.1.9 ст. 20 ПКУ). Звернімо увагу на те, що вони мають право вимагати проведення інвентаризації, а не брати  в ній участь. Виключення передбачене тільки для інвентаризації підакцизних товарів. Термін проведення інвентаризації фактично обмежено строком перевірки. Якщо платник податків відмовляється від її проведення, до нього може бути застосовано адмінарешт майна (пп. 94.2.8 ст. 94 ПКУ).

Наталя Щербак, податковий консультант