Хоча наразі триває війна, деякі роботодавці планують привітати дітей працівників з Різдвом чи Новим роком. Але як оподатковуються такі подарунки? Чи потрібно їх вартість відображати у звітності?

Як виявилось, оподаткування подарунків залежить від того, хто їх купує та з якого бюджету. Адже це можна зробити через Фонд соцстраху, профспілки чи волонтерів.

Якщо подарунки купує роботодавець

Зазвичай роботодавці на новорічні свята закуповують для дітей своїх співробітників однотипні подарунки. Оформити документально такі витрати необхідно правильно, бо від того, як вони оформлені, залежить їх оподаткування.

По-перше. Необхідно видати наказ про придбання та безоплатну роздачу подарунків. Типова форма такого наказу відсутня, тому його складають у довільній формі та доводять до відома працівників і посадових осіб, які мають його виконати.

Бажано в наказі зазначити наступне:

Перелік працівників, які мають дітей. При цьому бажано визначити обмеження щодо віку дітей, яким надаються подарунки.

Що дарувати. Традиційно новорічними подарунками є набори солодощів. Але цілком доречно і законно подарувати іграшки, книжки тощо.

Визначити вартість одного подарунка.

Загальну суму, яку дозволено витратити на придбання подарунків.

Визначити особу, яка відповідатиме за придбання і роздачу працівникам.

Строки, протягом яких необхідно це здійснити.

По-друге. Придбання подарунків. Подарунки можуть бути оплачені:

• безготівково з рахунку підприємства (ФОП) – оплата підтверджується випискою банку з цього рахунку;
• за готівку довіреною особою. В цьому разі довірена особа має надати авансовий звіт. До авансового звіту додаються документи про проведені розрахунки (фіскальний чек РРО/ПРРО, квитанція, товарний чек тощо).

По-трете. В бухгалтерії юрособи придбані подарунки повинні бути оприбутковані на підставі первинних документів, виданих продавцем (накладної, фіскального або товарного чека тощо).

В-четвертих. Подарунки видають працівникам, тому необхідно оформити відомість на отримання подарунків. Отримання подарунків підтверджується підписами працівників.

Зазначимо, що подарунки можна дарувати лише тим працівникам, які працюють на своїх робочих місцях, та тим, які хоча й працюють дистанційно, але не перебувають за межами України. На жаль, тих працівників, які не зможуть забрати подарунок, не потрібно враховувати і включати до відомості, бо вони не зможуть підтвердити отримання, та й передача подарунків буде проблематичною.

Як і для наказу, затверджена типова форма відомостей відсутня. Тому роботодавець може використати довільну форму. Але у в зв’язку з тим, що відомість є первинним документом, вона повинна містити усі обов’язкові реквізити. Тобто, щоб її визнали первинним документом, вона повинна містити:

• назву роботодавця, який склав цю відомість;
• дату її складання (та дату/період видачі подарунків);
• П.І.Б. працівників та кількість подарунків, які вони отримали;
• підписи працівників, які отримали подарунки;
• посади, П.І.Б. та підписи тих осіб, які склали цю відомість та підтверджують результати видачі.

Ця відомість буде підставою для списання подарунків та визнання витрат на їх придбання (створення). Деякі бухгалтери наполягають на оформлені не тільки відомостей, а й ще й акта. Цей документ також оформлюється в довільній формі, у ньому необхідно вказати, зокрема, скільки подарунків було роздано, вартість одного подарунку і загальну вартість усіх. Можна не перераховувати всіх робітників, яким роздані подарунки, а вказати, що відомість є додатком до цього акта.

Що стосується оподаткування новорічних подарунків, то необхідно зазначити наступне. Підпунктом 165.1.39 ст. 165 ПКУ встановлено, що не включається до розрахунку загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку вартість дарунків (а також призів переможцям та призерам спортивних змагань) – у частині, що не перевищує 25% однієї МЗП (у розрахунку на місяць), встановленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі. У 2023 році вартість таких подарунків становить це 1675 грн. Це означає, що якщо вартість подарунків не перевищує цієї суми, вона не є базою для оподаткування ПДФО, військовим збором та ЄСВ. Але в податковій звітності її все одно необхідно відобразити.

В єдиній звітності в податковому розрахунку та в додатку 1 вартість новорічних подарунків не відображають. Проте його обов’язково треба показати в додатку 4ДФ. Неоподаткована вартість новорічних подарунків у додатку 4ДФ до єдиної звітності відображається за ознакою доходу «160».

Якщо подарунки придбаває профспілкова організація

Деякі середнього масштабу підприємства також мають профспілкові організації. І такі організації зазвичай купують подарунки для дітей членів своєї організації. Необхідно зазначити, що вартість святкових подарунків та квитків на новорічно-різдвяні заходи, які надаються профспілковими організаціями дітям членів профспілки, не оподатковується ПДФО (пп. 165.1.47 ст. 165 ПКУ).

Дитячі святкові подарунки, які надаються профспілковими організаціями дітям членів профспілки, не оподатковуються ПДФО за умови, що такий подарунок містить лише кондитерські вироби та іграшки вітчизняного виробництва, а також фрукти незалежно від країни виробника. Вартість подарунка не може перевищувати суми, визначеної згідно пп. 169.4.1 ст. 169 ПКУ. У 2023 році – це 1342 грн. Суб’єкт господарювання у своїй звітності вартість таких подарунків ніяк не вказує, бо вони були придбані за рахунок коштів профспілкової організації.

Якщо подарунки придбаваються за рахунок фонду соцстраху

Новорічні подарунки дітям можуть бути придбані за рахунок Фонду соцстраху. Порядок придбання та забезпечення дитячими новорічними подарунками дітей застрахованих осіб за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності затверджений постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 25.10.2007 р. № 48. В цьому разі роботодавець отримує у Фонді за накладною подарунки і видає працівникам, які мають дітей віком до 14 років за відомістю.

Видача новорічних подарунків застрахованим особам – найманим працівникам здійснюється за їх основним місцем роботи страхувальником. Дані про отримання застрахованими особами новорічних подарунків завіряються підписами застрахованих осіб у відомості на видачу новорічних подарунків. Вартість таких подарунків для найманого працівника не є об’єктом оподаткування ПДФО та військовим збором.

Якщо подарунки отримані від благодійних фондів або волонтерів

Благодійні фонди та волонтери мають можливість привітати з новорічними святами не тільки дітей своїх найманих працівників, але й інших. Наприклад дітей ваших співробітників-військових, які боронять нашу країну, загиблих воїнів, дітей тимчасово переміщених осіб тощо. Вартість подарунків для їх отримувачів не включається до загального місячного оподатковуваного доходу і буде вважатися благодійною допомогою згідно з пп. 165.1 54 ст. 165 ПКУ. Благодійники в своїй діяльності керуються нормами Закону України від 05.07.2012 р. № 5073-VI «Про благодійну діяльність та благодійні організації». Згідно з цим Законом отримувачами благодійної допомоги є бенефіціари, якими можуть бути як фізичні особи, так і неприбуткові організації. Більш того, отримати благодійну допомогу вони можуть от декількох організацій волонтерів. Так що сподіваємось, що діти, які потребують додаткової уваги, у зв’язку з непростою ситуацією в країні на свята не залишаться без подарунків.

Наталя Щербак, податковий консультант