Що треба знати, аби отримати грант

Про нюанси написання грантової заявки розповіла на форумі «Business4Women» експертка Міжнародної організації праці з програм «Генеруй бізнес-ідею», «Розпочни свій бізнес» сертифікована бізнес-тренерка Ольга Маліхатко.

Підготовчий етап

Щоб отримати безповоротне фінансування проєкту, потрібно заповнити заявку донору, тобто описати, що ви хочете зробити та які ресурси вам потрібні. Це схоже на бізнес-план, але є багато відмінностей. 

1. Ідея – найголовніше.

Типова помилка – народити ідею проєкту самостійно в 4-х стінах і сісти самому писати заявку. Ідея має йти від потреби. Визначте, яку проблему вирішуєте і що буде в результаті на кінець виконання задуманого. Зберіть фокус-групу та поштурмуйте мізками, проконсультуйтеся з вузькими спеціалістами, а також тими, хто матиме безпосередню вигоду від вашого проєкту . Продумуючи рішення проблеми, напишіть план реалізації та зосередьтесь на ресурсах.

2. Правильно вибирайте донора.

Типова помилка – гарну ідею відправити не тому донору. Багато донорів надають фінансову технічну допомогу (ті самі грошові гранти), при тому не кожен надає підтримку організаційної спроможності (дозволяє витрачати кошти на технології, закупівлю обладнання). Хтось полюбляє м'які (навчальні семінари, конференції тощо), а не тверді проєкти (будівництво, ремонт чи обладнання для реального бізнесу), інші навпаки. Деякі виділяють стипендії на навчання, подорожі, хтось здійснює експертну/консультаційну допомогу. Гранти надають не лише міжнародні організації, але й приватні українські та зарубіжні фонди та державні структури.

Де шукати донора?

1. https://business.diia.gov.ua https://kickyour.tech https://platforma-msb.org/
2. Офіційні сайти фондів, посольств, держструктур
3. Спеціальні портали https://gurt.org.ua/, https://www.prostir.ua/

3. Зарані знайомтеся з донором

Маліхатко радить зарані провести «здорове лобіювання» свого проєкту: відвідувати тренінги, інфодні, які проводять донори, писати емейли з питаннями щодо заявки, щоб вас запам’ятали. Також вам допоможе інформація про «минуле» донора. «Знайдіть на офіційному сайті інформацію про місію, пріоритети, стратегію, список організацій, яких фінансували (назви, короткий опис ідеї, суми)», – радить експерт.

4. Підготуйте документи

Завчасно підготуйте інформацію про себе англійською:

• свою грантову історію (якщо її ще немає, напишіть про досвід, партнерів, експертів у команді);
• місію, цілі, стратегію організації чи підприємства;
• перекладіть всі документи (статут, довідки, виписку з Єдиного реєстру) на англійську.

Зверніть увагу: деякі великі донори вимагають попередньої реєстрації майбутніх учасників конкурсів у своїй онлайн-системі, і це займає час (наприклад, у Європейської Комісії є система PADOR https://ec.europa.eu/europeaid/etraining/pador/en/index.html_en, у Державного департаменту США – система SAM.gov, де повинні отримати коди DUNS, NCAGE, надіслати лист-звернення від голови організації).

5. Підготуйте команду і партнерів

Сформувати команду потрібно ДО написання проєкту: проєктний менеджер, ідейний засновник (вузький фахівець), бухгалтер, технічний асистент (підготовка документації), перекладач, редактор (вичитка орфографічних помилок). Ці люди в разі успіху будуть реалізовувати проєкт, тож вони повинні брати участь у його плануванні. «Поширена помилка – не брати з собою компанію, а намагатися все зробити самому, щоб не ділитися грошима», – зазначає Маліхатко. Поширена вимога – тристороннє партнерство (органи влади, бізнес та громада). Завчасно за 1-3 -6 місяців знайдіть партнерів та підготуйте Листи намірів (Letter of intent), Меморандум про партнерство. Лайфхак: деякі донори пропонують тур-де-партнер, партнерські бази.

Етап написання заявки

1. Увага на назву і концепт

Довга забюрократизована назва погіршує перше враження від заявки. Маліхатко, як і інші експерти, радить давати проєкту коротку назву 5-7-10 слів. «Майте на увазі, що потім вся продукція буде містити той «параграф», яким ви назвали свій проєкт», – зауважує вона. Іноді донори приймають на першому етапі конкурсу Concept Note (короткий опис на 1-5 сторінок), тільки якщо він проходить – тоді вже подавати повну заявку Full application чи Proposal (12-60 і більше сторінок).

2. Увага до структури

У кожного донора своя форма заявки, але структурні елементи опису у всіх схожі. Summary of the project, або ж резюме проекту, пропрацюйте ідеально. Зазвичай це 250-300 слів, які узагальнюють найголовніше про нього. Експерт радить писати анотацію проєкту після того, як написана вся заявка.

При описі проблеми не копіюйте інформацію з інтернету, не лийте «воду» – надавайте цифри з офіційних джерел, статистику, аналітику. Ваші пріоритети червоною ниткою по проєкту мають бути зв'язані з пріоритетами донора.

Не плутайте цільову аудиторію своєї задумки (кого турбує безпосередньо та проблема, яку ми вирішуємо в заявці) та беніфіціарів (хто в кінці отримає вигоду від її реалізації).

Під кожну ціль – окремо виписуйте до 5 завдань, які завжди формулюйте за методикою SMART (що, де, коли, для кого?) Порада: спершу писати на листках чи фліпчарті з командою. Ціль має бути зв’язана з донором і з власним статутом, бути чіткою і лаконічною.

Розписуючи Activities – діяльність по проєкту, підготуйте і календарний план реалізації. Типовою помилкою є нереальні терміни виконання, накладання заходів та відсутність логіки їх виконання.

Подумайте про очікуванні результати (короткотермінові та довготермінові), якісні та кількісні індикатори їх виконання. Часто плутають результати. Їх буває три види: Outputs (на момент завершення проєкту), Outcomes (які настануть після закінчення проєкту) та Impact – вплив, який можна буде спостерігати через 3-5 років.

Не забудьте передбачити методики оцінювання результатів: це може бути дослідження, інтерв'ю, спостереження, коли ви будете визначати зміну навичок/поведінки, знань, ставлення.

У вас обов’язково спитають про ресурси чи власний внесок, які ви вкладаєте в проєкт – і помилкою буде поставити прочерк. Власний внесок може бути матеріальний або ж фінансовий. «Ресурсами є команда проєкту (прізвища та імена, посади у ньому, кваліфікація, досвід, функції в межах проєкту), залучені сторонні фахівці (прізвища та імена, посади в проєкті, кваліфікація, досвід, функції у його межах), обладнання та його характеристики (у разі наявності такої потреби), приміщення тощо», – зазначає Маліхатко.  

Ризики – є завжди, і покажіть донору, що ви їх розумієте і вмієте передбачати. Потенційні зовнішні (в т.ч. форс-мажори, коливання валют, карантин тощо) та внутрішні (організаційні, типу поламки обладнання, вимкнення світла на фестивалі, та людські – когось не довезли, хтось не зміг узяти участь). І пишемо способи їх пом'якшення (на вимкнене світло – генератор, не доїхали учасники – альтернативна заміна).

Інформаційний супровід проєкту – це не зайві витрати, а необхідність для привернення уваги до нього та представлення донора. Продумайте візуалізацію своєї задумки, комунікаційний план, співпрацю зі ЗМІ.

Не можна пропустити питання про сталість проєкту. Коли закінчаться кошти гранту, можлива підтримка інших донорів, спонсорів, соціальне підприємництво, залучення коштів громади тощо.

Бюджет – це друге крило проєкту, без якого він не злетить. Помилкою є як «роздутий», так і «копієчний» фінансовий план. Зазвичай адміністративні витрати становлять 7-15 % (керівник, бухгалтер, офісні витрати), власне програмні/проєктні витрати – від 70% (все, що пов’язане з організацією заходів), і аудит – до 10% залежно від складності проєкту. Всі цифри мають бути максимально пояснені, щоб було зрозуміло, звідки вони взялися.

3. Пишіть грамотно

«Після написання заявки рідною мовою вичитайте її уважно і скоротіть. Все має бути чітко, лаконічно, простими реченнями. Дууууууже довга заявка з ліричними відступами, яка не має логіки чи перенасичена термінами та «заумними» словами, навряд чи буде підтримана», – ділиться експерт. Щоб перевірити себе, дайте почитати заявку трьом стороннім людям: підлітку, тітці з сусіднього міста, експерту. Після цього, розкривши всі питання, – віддавайте на переклад. Всі донори на всіх інфоднях закликають: не користуватися автоперекладами, вчити англійську чи наймати професійних перекладачів.

Етап перевірки при відправленні

1. Оцініть себе

Ольга Маліхатко пропонує після заповнення заявки уявити себе в ролі експерта та оцінити заявку за такими критеріями:

• Актуальність
• Відповідність пріоритетам і цілям конкурсу проєктів потребам та проблемам цільового регіону. Наскільки чітко визначені і стратегічно відібрані учасники проєкту (кінцеві бенефіціари, цільові групи)?
• Наскільки чітко описані їхні потреби і наскільки адекватно їм відповідає ваш задум?
• Чи має проєкт «елементи додаткової цінності», спрямовані, наприклад, на захист довкілля, просування ґендерної рівності та рівних можливостей, пропонує інноваційні підходи та кращий досвід у пропонованій сфері?
• Наскільки логічна та послідовна структура проєкту? Зокрема, чи відображає він аналітичні висновки відносно проблеми, чи враховує зовнішні чинники і позицію зацікавлених сторін? Фінансові та функціональні можливості
• Ефективність та здійсненність проєкту
• Сталість
• Лайфхак: ви можете подивитися критерії оцінювання проєкту на сайті донора чи в інструкції для заявників.

2. Звірте технічні деталі

Перед відправленням ще раз перевірте:

• чи прикріпили всі документи з додатками (документи, відправлені іншим листом, вважаються новою заявкою, якій присвоюється інший номер);
• правильність електронних адрес, телефонів;
• бюджет (розписаний згідно з інструкцією);
• чи все підписано і чи не забули поставити печатки;
• чи в тому форматі, що вказав донор (PDF, Word, Excel).
• Щоб усе це не забути – користуйтеся чек-листом від донора або ж створіть свій власний.

Останнє попередження: відправляйте заявку тим способом, який вказав донор: онлайн-платформа через власний кабінет, електронна пошта чи кур’єром звичайною поштою, чи, можливо, треба продублювати електронну заявку оригіналом документів.

Зверніть увагу на технічні особливості онлайн-платформ, є великий ризик не розрахувати час для перенесення готової заявки в онлайн-форму.

* Бізнес-форум «Business4Women» організовано Центром інформаційної підтримки бізнесу м. Краматорськ, заснованим на базі Донецької ТПП, за підтримки Європейського банку реконструкції та розвитку (ЄБРР) в рамках ініціативи #EU4Business Європейського Союзу