Підзвітні кошти: зміни в оподаткуванні

З першого квітня змінено оподаткування надміру витрачених або своєчасно неповернених коштів, отриманих на відрядження або під звіт. 

Нещодавно набрали чинності зміни до ПКУ та інших законодавчих актів, внесені Законом України від 12.01.2023 р. № 2888-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо платіжних послуг» (далі – Закон № 2888). Розглянемо їх.

Оновлену редакцію п. 170. 9 необхідно знати не лише юрособам, але і ФОП, бо вони також направляють у відрядження своїх найманих працівників і доручають їм закуповувати необхідні товари, матеріали, необхідні для здійснення господарської діяльності, відправляють їх у відрядження зокрема для участі в конференціях, виставках, переговорах тощо. А серед підприємців ця інформація важлива для ФОП на загальній системі оподаткування, бо саме вони можуть віднести на витрати, у разі наявності підтвердних первинних документів, що зменшить об’єкт оподаткування, витрати на відрядження та на придбання необхідних матеріалів. Насамперед необхідно звернути увагу на наступне.

Дозволено використання електронних грошей. Під звіт на відрядження та/або придбання необхідних матеріалів роботодавець може видавати найманому працівникові тепер не лише готівкові чи безготівкові кошти (корпоративну платіжну картку), а й електронні гроші.

Зменшено кількість документів для підтвердження витрат у разі безготівкових розрахунків. Якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій для проведення розрахунків найманий працівник застосовував корпоративну або особисту платіжну картку чи її реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунка) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітована така платіжна картка.

Раніше також було передбачено подавати до звіту документи, які підтверджують одержання готівки з поточного рахунка з використанням платіжних карток – чеки банкомата, довідки за встановленими формами, сліпи, квитанції торговельних терміналів тощо. Відтепер буде достатньо лише підтвердити використання коштів за призначенням. 

Перелічені витрати, які підлягають оподаткуванню.

Оподаткуванню підлягають кошти, видані найманому працівникові під звіт та не повернені ним протягом встановленого строку чи витрачені понад установлені норми:

• на відрядження – у сумі, що перевищує суму витрат платника податку на таке відрядження;
• під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, – у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій.

Також включаються до оподатковуваного доходу:

• вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів;
• суми «чайових» (за винятком неоподатковуваних випадків);
• плата за видовищні заходи.

Податковим агентом щодо таких виплат, як і раніше, залишається роботодавець, що видає такі кошти. Сума ПДФО, нарахована на суму такого перевищення, утримується за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу працівника (після його оподаткування) за відповідний місяць, а в разі недостатності суми доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

Визначено, коли є можливість не подавати звіт.

За загальними правилами звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складається та подається найманим працівником у паперовій або електронній формі. Поки що застосовується форма звіту, затверджена наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841, яку можна скласти тільки в паперовій формі.

Обов’язковим подання звіту є у разі:

• наявності оподатковуваного доходу (несвоєчасне звітування) з метою розрахунку суми податку;
• використання готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Але якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій найманий працівник застосовував платіжні картки (корпоративні або особисті) чи їх реквізити для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат, звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається.

Визначено перелік фактичних витрат, які не є доходом найманого працівника, тому не є об’єктом оподаткування. 

Це витрати на:

• проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);
• оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на наймання інших жилих приміщень;
• оплату телефонних розмов;
• оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат. (Необхідно зазначити, що за запитом податківців роботодавець повинен забезпечити за власний рахунок переклад підтвердних документів, виданих іноземною мовою.);
• добові, які не потрібно підтверджувати документально. 

Розмір добових залишається незмінним:

• у межах території України – не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, у розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (у 2023 році це 670 грн на добу);
• для відряджень за кордон – не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, встановленим НБУ, у розрахунку за кожен такий день;
• оплата на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, у встановлених межах, з рекламними цілями.

Вище наведені витрати, які повинні бути підтверджені такими документами, як:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
• страхові поліси, рахунки та квитанції на отримані послуги з розміщення та проживання фізичної особи;
• виписки та/або відомості з рахунка, що містять інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні картки;
• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних карток;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Змінено строки звітування. Відзвітуватися й надати всі підтвердні документи найманий працівник зобов’язаний до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому він:

• завершує таке відрядження;
• завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок юрособи (ФОП), яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

(Раніше необхідно було звітувати до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем повернення з відрядження або виконання доручення, для якого були отримані кошти під звіт.)

Відтепер у разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій розрахунки здійснювалися з використанням платіжних карток (корпоративних або особистих) чи їх реквізитів та списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами, які здійснюються надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли найманий працівник завершує таке відрядження або завершує виконання доручення на придбання необхідних матеріалів (товарів), загальний місячний строк звітування продовжується ще на один календарний місяць.

(Раніше, якщо отримувалась готівка на відрядження з використанням корпоративних платіжних карток, звітувати необхідно було до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження. Якщо проводились безготівкові розрахунки – строк звітування не повинен був перевищувати 10 банківських днів, а за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) мав право цей строк продовжити до 20 банківських днів (до з’ясування питання у разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).) 

Визначення фактичної кількісті днів перебування у відряджені. Фактична кількість днів перебування у відрядженні може бути підтверджена проїзними документами, рахунками на проживання та/або будь-якими іншими документами, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні. Якщо відрядження за кордон, додатково можуть бути відмітки в паспорті прикордонних служб про перетин кордону. До того ж повинні бути документи, які підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця, зокрема (але не виключно) це: запрошення сторін, що приймають, діяльність яких збігається з діяльністю юрособи (ФОП); укладений договір чи контракт; інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця.

Але до моменту відправлення у відрядження роботодавець зобов’язаний видати наказ про відрядження, в якому визначити: хто, куди, на який термін відряджений, з якою метою відрядження і яку суму, в якій формі працівникові видається під звіт.

Наталя Щербак, податковий консультант