Перерахунок ПДФО за 2021 рік: що і кому робити?

Щороку всі роботодавці, у тому числі фізичні особи – підприємці, незалежно від обраної системи оподаткування та кількості найманих працівників зобов'язані проводити перерахунок ПДФО. 

Необхідність проведення перерахунку податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) обумовлена нормами п. 169.4 ст. 169 ПКУ.

Перерахунок ПДФО проводиться для перевірки правильності дотримання протягом календарного року норм ПКУ щодо застосування податкової соціальної пільги (ПСП) та правильності нарахування ПДФО за кожен окремий місяць року.

Підпунктом 169.4.2 ст. 169 ПКУ визначено випадки, коли провадиться такий перерахунок. Їх визначено три:

– під час проведення остаточного розрахунку з працівником у місяці його звільнення;

– при проведенні розрахунку за останній місяць застосування ПСП, якщо найманий працівник самостійно вирішує змінити місце її застосування або починає отримувати одночасно із зарплатою доходи у вигляді стипендії, що виплачується з бюджету, доходів самозайнятої особи від підприємницької діяльності, інших доходів, ніж заробітна плата (пп. 169.2.3 ст.169 ПКУ);

- за результатами кожного звітного податкового року при нарахуванні зарплати за останній місяць року (тобто при нарахуванні зарплати за грудень звітного року).

Якщо перші два випадки проведення перерахунку стосуються окремих працівників і можуть бути проведені в один із місяців у разі настання конкретної ситуації, то перерахунок за підсумками року проводиться завжди (щороку) під час нарахування зарплати за грудень.

Оскільки в ході перерахунку перевіряється правильність нарахування ПДФО, то проводити його слід не лише щодо тих працівників, до зарплати яких застосовувалася ПСП, а й щодо тих, кому протягом року нараховувалися відпускні, лікарняні або інші виплати за попередні або майбутні місяці (перехідні виплати) .

Оскільки останнім місяцем, у якому працівникам нараховується зарплата, є грудень, то й перерахунок ПДФО за підсумками 2021 року роботодавці мають провести під час нарахування зарплати за грудень 2021 року.

Коли виникає необхідність виконати ту чи іншу роботу, насамперед виникає питання: а що мені буде, якщо я цього не зроблю?

Штрафу за непроведення річного перерахунку в ПКУ немає, але передбачено штрафні санкції за помилки, що призвели до зменшення та/або збільшення податкових за ПДФО або за подання звітності з недостовірними відомостями. За перше порушення розмір штрафу становитиме 1020 грн, за повторне протягом року – 2040 грн (п. 119.2 ст. 119 ПКУ).

Крім того, за ненарахування чи неперерахування до бюджету суми ПДФО передбачено адміністративний штраф від 34 до 51 грн (ст. 1634 КУпАП).

Саме тому проведення річного перерахунку – це можливість самостійно виправити помилки без штрафних санкцій за їх вчинення.

Якщо ж помилку під час перевірки виявлять податківці, то штрафу не уникнути.

Хто бере участь у перерахунку?

Перерахунок проводиться щодо всіх працівників, які значаться у підприємця станом на 31 грудня 2021 року. Для тих працівників, які працюють понад рік, у перерахунку бере участь період з 1 січня по 31 грудня 2021 року. Для тих, які були прийняті на роботу у звітному році, – з дати їхнього прийому на роботу до 31 грудня включно.

Не проводиться річний перерахунок ПДФО:

– щодо фізосіб, із якими укладено договори цивільно-правового характеру, оскільки це не трудові відносини;

– щодо працівників, звільнених протягом року, оскільки перерахунок ПДФО слід було провести у місяці звільнення.

Які доходи беруть участь у перерахунку?

У перерахунку беруть участь доходи працівників у вигляді зарплати – основної та додаткової, а також доходи, що до них прирівнюються (які в додатку 4ДФ Податкового розрахунку були відображені з ознакою доходу «101»). Повний перелік виплат, які можуть бути включені до фонду оплати праці, наведено в Інструкції із статистики заробітної плати, затвердженій наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. №5.

Як проводиться перерахунок?

Відразу зазначимо, що порядок проведення перерахунку ПДФО чинним законодавством не встановлений, тому кожен роботодавець самостійно визначає, у якому порядку його проводитиме та яким документом оформлятиме.

Можна запропонувати наступний механізм проведення річного перерахунку ПДФО.

Але зазначимо, що під час проведення перерахунку може бути виявлено як недоплату, так і переплату з ПДФО, але це необов'язково. Якщо протягом звітного року працівникові не нараховувалися перехідні виплати та до його доходу не застосовувалася ПСП, то розбіжностей не буде.

Отже, насамперед складається список працівників, яким нараховується заробітна плата за грудень 2021 року.

Потім згідно з відомостями нарахування заробітної плати по кожному працівникові записується розмір фактично нарахованої зарплати за кожний місяць 2021 року.

Наступним етапом є визначення місяців, у яких працівникам одночасно здійснювалися виплати за інші місяці (оплата під час відпустки, по тимчасовій непрацездатності тощо). Суми таких виплат слід зарахувати до відповідних місяців, за які вони були нараховані. Наприклад, у серпні одному з працівників було виплачено зарплату за серпень та відпускні за дні серпня та вересня. У цьому разі необхідно перерахувати розмір доходу за серпень та вересень (скласти суму нарахованої зарплати та суму відпускних за дні серпня, а суму відпускних за дні вересня додати до зарплати за вересень). І так щодо кожного працівника.

Якщо ж у якомусь із місяців року нараховувалася індексація за попередні періоди, то для визначення бази для нарахування ПДФО її суму слід зарахувати до того місяця, в якому вона нарахована.

Провівши можливі зміни, уточнюються суми зарплати за кожен місяць.

Стосовно працівників, до доходів яких застосовувалася ПСП, перевіряється правомірність її застосування у кожному конкретному місяці, а також наявність документів, що надають таке право. Іншими словами, порівнюються уточнені суми зарплати з граничним розміром доходу, що дає право на ПСП (у 2021 році її розмір дорівнює 3180 грн).

Перевіряється правильність нарахування ПДФО за кожний місяць та за необхідності уточнюється. Проводиться нарахування ПДФО за сумами зарплати в уточнених місяцях щодо кожного працівника за кожен місяць, у якому мала місце зміна.

Шляхом арифметичного складання визначається загальна річна сума ПДФО, яка фактично утримана та яка підлягала утриманню внаслідок уточнення розміру місячного доходу.

Порівнюються результати і визначається, яку суму ПДФО необхідно доутримати або повернути по кожному працівникові.

Завершенням перерахунку ПДФО є зведена відомість по всіх працівниках, у якій щодо кожного працівника слід відобразити отриманий результат.

Якщо за результатами перерахунку ПДФО буде переплата, то її можна повернути лише у межах суми, яка підлягає утриманню по конкретному працівникові у місяці повернення. Якщо цієї суми недостатньо, суму, що залишилася, аналогічним чином повертають у наступних місяцях. Наприклад, по одному працівникові за грудень необхідно утримати ПДФО у сумі 1170 грн, а за результатами перерахунку йому необхідно повернути 2056 грн. У грудні йому можуть повернути лише 1170 грн (не буде утримання ПДФО), а суму, що залишилася – 886 грн, повернуть під час нарахування зарплати за січень 2022 року.

Якщо внаслідок перерахунку буде виявлено недоплату ПДФО, то суму недоплати слід стягнути з суми доходу за грудень, а за необхідності – за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців, до повного погашення суми такої недоплати з урахуванням обмежень по загальній сумі утримань.

Результати перерахунку ПДФО мають знайти своє відображення у додатку 4ДФ Податкового розрахунку за IV квартал 2021 року. Граничний термін подання – 9 лютого 2022 року.

У додатку 4ДФ спеціальних граф для цього не передбачено. Тому суми доутримань (повернень) входять до загальних сум утримань і перерахувань у розрізі кожного працівника (вказуються загальними сумами).

Якщо за результатами перерахунку виявлено недоплату – показники граф 4 та 4а нар. І додатку 4ДФ слід збільшити на суму фактично доутриманого ПДФО.

Якщо виявлено переплату – показники цих граф слід зменшити на суму фактично поверненого ПДФО.

Зведену відомість про результати перерахунку подавати до податкової не потрібно, але слід зберігати з відомостями щодо нарахування заробітної плати за 2021 рік та пред'являти на вимогу контролюючих органів під час проведення перевірки.

Наталія Щербак, податковий консультант