ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ПО-НОВОМУ

Нещодавно в Україні почали діяти нові правила щодо оформлення документів. Розглянемо основні нововведення в деталях.

01 вересня 2021 року набув чинності ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі – «стандарт» або «новий стандарт»), розроблений та прийнятий на заміну ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації». Стандарт встановлює склад реквізитів документів, вимоги до змісту та місця розташування реквізитів у документах, вимоги до бланків та оформлення документів, вимоги до виготовлення документів та визначає склад і зміст постійної інформації реквізитів для організаційно-розпорядчих документів.

Відразу варто зауважити, що на відміну від попередника (ДСТУ4163-2003), вказаний стандарт встановлює вимоги до оформлення документів незалежно від носія інформації, тобто поширюється як на організаційно-розпорядчі документи, які створюються на паперових носіях, так і на відповідні електронні документи. Крім того, новим стандартом додано конкретики, про яку мова піде далі.

До ключових нововведень, про які варто знати представникам бізнесу, слід віднести наступні.

Документи, які створюють юридичні особи, обов’язково повинні мати такі реквізити: 1) найменування юридичної особи; 2) назва виду документа (не зазначають на листах); 3) дата документа; 4) реєстраційний індекс документа; 5) заголовок до тексту документа; 6) текст документа; 7) підпис (для електронних документів – електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису).

Послідовність має значення. Новим стандартом деталізовано склад довідкових даних про юридичну особу, зокрема, встановлено чітку послідовність відображення реквізитів поштової адреси: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу чи офісу (за потреби), назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс. Окрім того, передбачено можливість зазначення двох адрес – юридичної (зазначеної в ЄДРПОУ) та фактичної (для листування) у разі, якщо місцезнаходження юридичної особи відрізняється від фактичного здійснення діяльності чи розміщення офісу.

Стандарт встановлює, що дата документа – це, відповідно, дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення. Дату оформлюють цифровим, наприклад, 07.12.2019 чи 2019.05.25 (найчастіше під час службового листування з іноземними партнерами, оскільки такий варіант відповідає міжнародній системі датування документів), або словесно-цифровим способом – 07 грудня 2019 року чи 07 грудня 2019 р. У посиланнях на нормативно-правові акти в документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат із проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру.

Датуванню підлягають усі службові відмітки, проставлені на документі, а саме: віза, резолюція, відмітка про засвідчення копії документа, відмітка про надходження документа до юридичної особи, відмітка про виконання документа, відмітка про ознайомлення з документом. Остання є новим реквізитом, який був відсутній у ДСТУ4163-2003. Загалом, новим стандартом змінено склад та нумерацію реквізитів, однак їх загальна кількість залишилась незмінною – 32.

Також стандартом визначено, що місце складання документа має зазначатись на всіх документах, окрім листів. Причому відповідний реквізит має відповідати найменуванню населеного пункту згідно з ДК 014 – Класифікатор об'єктів адміністративно-територіального устрою України. Для прикладу, м. Одесса; смт Гостомель Київської області; с-ще Степове Фастівського району Київської області; с. Березівка Макарівського району Київської області. Водночас у разі зазначення в цьому реквізиті столиці «Київ» скорочення «м.» не застосовуються.

Доволі детально у стандарті викладено порядок визначення, написання та застосування такого реквізиту, як «реєстраційний індекс документа». Такий реквізит складається з порядкового номера документа в межах групи документів, що реєструють, який доповнюється індексами, що застосовують у юридичній особі, зокрема індексом за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ. Складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою (/).

Істотних змін зазнав реквізит «Підпис». Новий стандарт не передбачає використання ініціалів особи, як передбачав ДСТУ4163-2003, натомість встановив, що підпис має містити найменування посади особи, яка підписує документ, особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім’я і прізвище. При цьому прізвище (у складі будь-якого реквізиту) друкується УСІМА ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ.

Крім того, зазнав певних уточнень і порядок проставлення відмітки про засвідчення копії документа. Така відмітка складається: зі слів Згідно з оригіналом, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша копії документа.

Стандарт також встановлює, що документи мають складатися державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні. Що стосується документів, які адресуються державним органам, то такі документи складаються виключно українською мовою. Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Першу сторінку не нумерують. Сторінки документа і кожного з додатків мають окрему нумерацію.

Для друкування текстів документів потрібно використовувати гарнітуру Times New Roman та шрифт розміром 12-14 пунктів. Допускається використання шрифту розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування, зокрема, таких реквізитів, як «Довідкові дані про юридичну особу», «Код юридичної особи», «Відомості про виконання документа», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа тощо. Для друкування реквізиту «Назва виду документа» допускається використання розрідженого шрифту розміром 14-16 друкарських пунктів. При цьому для друкування реквізитів «Найменування юридичної особи», «Найменування структурного підрозділу юридичної особи», «Назва виду документа» та «Заголовок до тексту документа» допускається використання напівжирного прямого шрифту. Тексти документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи тимчасового строку (до 10 років включно) зберігання допускається друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

Загалом, вказаним стандартом запроваджено багато цікавих нововведень. Водночас, застосовуючи його у своїй діяльності, не варто забувати й про інші нормативні та нормативно-правові акти, які регулюють відносини у сфері документообігу, в т.ч. ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг».

Ще одна зміна, яка запрацювала з 01 жовтня 2021 року, стосується оформлення фіскальних касових чеків. Мова йде про доповнення форми фіскального касового чеку на товари (послуги) та фіскального касового чеку видачі коштів новим реквізитом – «цифрове значення штрихового коду марки акцизного податку на алкогольні напої», який зазначається у випадках, передбачених чинним законодавством.

Відповідні зміни внесені Наказом Міністерства фінансів України від 08.06.2021 №329 «Про затвердження Змін до Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних документів».

При цьому абзацом 3 пункту 2 вказаного наказу встановлено, що до 01 жовтня 2021 року реєстратори розрахункових операцій, версії внутрішнього програмного забезпечення яких включені до Державного реєстру реєстраторів розрахункових операцій, за наявності технічних можливостей мають бути доопрацьовані їх виробниками (постачальниками) відповідно до статті 12 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» з метою забезпечення можливості виконання всіх вимог до форми і змісту розрахункових документів, відповідно до цього наказу.

Разом з тим, згідно з роз’ясненням, яке міститься на офіційному сайті Міністерства фінансів України, чинним порядком проведення розрахунків, який визначений статтею 3 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг», не передбачено обов’язку для суб’єктів господарювання при реєстрації розрахункових операцій зазначати у розрахункових документах цифрове значення штрихового коду марки акцизного податку на алкогольні напої. Отже, з 01 жовтня 2021 року підстав для застосування до таких суб’єктів господарювання штрафних (фінансових) санкцій за видачу розрахункового документа без зазначення цифрового значення штрихового коду марки акцизного податку на алкогольні напої у податкових органів не виникне.

Василь ШЕРЕТЬКО

Адвокат, старший юрист «ЮФ «АНТІКА»