Документальне оформлення автомобільних перевезень

Сфера перевезень стала однією із топових під час війни, це видно й за статистикою реєстрації нових ФОП за видами діяльності. Тож допоможемо розібратися – які документи необхідно мати перевізнику для роботи по Україні.

Передусім зазначимо, що перевезення деяких видів вантажу потребують наявності ліцензії. Це стосується перевезення пасажирів, небезпечних вантажів та небезпечних відходів внутрішнім автомобільним транспортом та міжнародних перевезень пасажирів та вантажів автомобільним транспортом (п. 24 ч. 1 ст. 7 Закону України від 02.03.2015 р. № 222-VIII). Якщо суб’єкт господарювання перевозить звичайні вантажі по території України, то ліцензія йому не потрібна.

Що стосується інших документів, то для надання послуг з перевезення необхідно укласти договір із замовником. Для цього можна скористатися Типовим договором про перевезення вантажів, форма якого є додатком 1 до Правил № 363. Можна самостійно підготувати текст договору. Але треба розуміти, що в ньому обов’язково мають бути:

• найменування і місцезнаходження сторін;
• строк дії;
•  умови та строки перевезення;
• як забезпечується схоронність вантажу (силами виконавця, залучається підрядник – охоронне агентство тощо);
•  місце й час завантаження і розвантаження;
•  найменування й кількість вантажу, його упаковка;
•  вартість послуги перевезення;
•  порядок розрахунку (аванс, остаточний розрахунок, у які строки);
• права та зобов’язання і відповідальність сторін.

Для разових вантажних перевезень можна скористатися стандартною формою згідно з додатком 2 до Правил № 363. А якщо перевозиться свій вантаж, договір із самим собою ні юрособі, ні ФОП складати не потрібно.

Маючи договір із замовником, необхідно знати, що перевізник має право відмовити замовнику в прийнятті вантажу для подальшого перевезення, якщо:

вантаж не підготовлений;

бракує або зовсім немає документів;

без попереднього погодження внесено зміни до реквізитів;

замовник надав вантаж, не обумовлений договором;

упаковка вантажу не відповідає вимогам, пошкоджено тару, нечіткий відбиток пломби тощо. Державні стандарти й вимоги до упаковки зазначені в главі 5 Правил № 363.

Усі ці тези бажано прописати в договорі, щоб уникнути конфліктів.

Для виконання внутрішніх вантажних перевезень необхідна наявність таких документів:

1) для перевізника: документ, що підтверджує використання транспортного засобу на законних підставах;

2) для водія:

– посвідчення водія відповідної категорії;

– реєстраційні документи на транспортний засіб;

– товарно-транспортна накладна.

У разі перевезення великогабаритних та важких вантажів додатково необхідна наявність дозволу, який дає право на рух автомобільними дорогами України, або документу про внесення плати за проїзд важких (великогабаритних) транспортних засобів, якщо перевищення встановлених законодавчих обмежень складає менше 7%.

Якщо здійснюється перевезення небезпечних вантажів, зброї, додатково необхідно мати:

1) перевізнику: ліцензію на надання відповідних послуг;

2) водію:

– свідоцтво про допущення транспортного засобу до перевезень небезпечних вантажів;

– свідоцтво про підготовку водіїв транспортних засобів, які перевозять небезпечні вантажі;

– інструкції на випадок аварії або надзвичайної ситуації.

Звернімо увагу! Основним документом на вантаж є товарно-транспортна накладна (ТТН). Вона потрібна для обліку руху вантажу під час перевезення. Із ТТН зрозуміло, який вантаж перевозиться, яким транспортом, звідки й куди. На підставі ТТН замовник списує товари, а одержувач вантажу оприбутковує. А перевізник підтверджує надання послуг і списує паливно-мастильні матеріали та нараховує зарплатню водію. Але наявність ТТН не скасовує необхідності видаткової накладної, яка підтверджує факт передавання товару. Оформлення перевезень вантажів ТТН здійснюється незалежно від умов оплати за роботу автомобіля. ТТН на перевезення вантажів автомобільним транспортом виписує замовник (вантажовідправник) у трьох примірниках.

Форма ТТН наведена в додатку 7 до Правил № 363. Але суб’єкти господарювання не зобов’язані дотримуватися саме цієї форми. Разом з тим, бланк, який вони використовують, обов’язково повинен містити таку інформацію:

назву документа;

дату й місце складання;

найменування підприємства або ПІБ ФОП перевізника й найменування замовника (відправника вантажу, вантажоодержувача);

найменування й кількість вантажу, основні характеристики й ознаки, для однозначної ідентифікації вантажу;

марка, модель, тип, реєстраційний номер авто/причепа/напівпричепа;

повні адреси пунктів навантаження та розвантаження;

посади, прізвища й підписи відповідальних – відправника вантажу, вантажоодержувача та водія, супроводжуючих осіб.

До ТТН може бути внесена будь-яка додаткова інформація, яку сторони вважають за необхідне. Залежно від типу вантажу до основного документа можуть додаватись ветеринарні, санітарні сертифікати, сертифікати якості, свідоцтва, довідки, паспорти тощо.

Наприклад, для перевезення швидкопсувних вантажів відправник вантажу зобов’язаний передати перевізнику разом із ТТН документи, що підтверджують якість, або сертифікати. Інформацію про документи вказують у ТТН. Для хлібобулочних виробів, молока, нафтопродуктів передбачені ТТН спеціальної форми.

Іноді в ТТН неможливо вказати всі найменування вантажу, тоді замовник передає перевізнику додатково документ із відомостями про вантаж (графи 1–10 ТТН), складений у довільній формі. Зазвичай це видаткова накладна.

Не складати ТТН дозволяється у разі коли перевізник, відправник та вантажоодержувач одна особа. Наприклад якщо ФОП перевозить свій вантаж своїм авто для себе. Але у перевізника обов’язково повинен бути при собі документ, який підтверджує право власності на вантаж.

ТТН може бути оформлена не тільки в паперовій, а й в електронній формі – е-ТТН. У разі оформлення е-ТТН супровідні документи також додаються в електронній формі. Е-ТТН підписується за допомогою електронного підпису водія та/або експедитора, відповідальних осіб вантажовідправника, вантажоодержувача.

У разі використання е-ТТН замовник (вантажовідправник) друкує, підписує і надає водію (експедитору перевізника) в одному примірнику паперову копію е-ТТН для пред’явлення контролерам на дорогах. Водій (експедитор перевізника) ставить свій підпис на паперовій копії е-ТТН про прийняття ним вантажу для перевезення.

Але е-ТТН мало хто використовував, незважаючи на те, що це було можливо ще з 2019 року. Вочевидь саме тому протягом наступних двох років Міністерство розвитку громад, територій та інфраструктури реалізовуватиме експериментальний проєкт із впровадження е-ТТН у сфері внутрішніх вантажних перевезень.

На думку чиновників, використання е-ТТН дозволить забезпечити швидкий обмін інформацією між всіма сторонами перевезень. Також цифрова ТТН мінімізує ризик втрати документів чи їхніх пошкоджень. В рамках цього проєкту передбачається інтеграція системи е-ТТН з іншими державними інформаційними ресурсами, та тестування їхньої електронної інформаційної взаємодії. Насамперед це торкнеться системи зважування в русі (WIM), єдиної державної системи електронного обліку деревини, інформаційної системи Укртрансбезпеки.

Також у рамках проєкту заплановано опрацювати питання використання е-ТТН на перевезення молочної сировини, хліба та хлібобулочних виробів, деревини, етилового спирту та алкогольних напоїв, об’єктів санітарних заходів та інше. Бо форми ТТН для цих товарів встановлюють та регулюють інші органи влади. Наприклад, Міністерство аграрної політики, Міністерство внутрішніх справ.

В рамках проєкту передбачене прийняття порядку функціонування Системи е-ТТН. Зокрема, вимоги до реєстрації користувачів, правила внесення та обміну інформацією у Системі. В основу системи е-ТТН покладено міжнародні стандарти обміну даними. Це зробить інтеграцію з європейською системою e-CMR легшою. Відповідно, впровадження e-CMR в перспективі істотно спростить документообіг та бізнес-процеси. Приєднатись до системи е-ТТН можна добровільно. Для цього учаснику вантажних перевезень потрібно просто звернутися до операторів платформ електронного документообігу.

Перевезення вантажу в рамках міжнародних транспортних перевезень передбачає наявність значно більшого пакета документів. Ми це питання розглянемо в іншому матеріалі

Наталя Щербак, консультант з питань обліку й податків.