Додаток 4ДФ для єдинників: хто і чому має подавати?

З початку 2025 року податкова все частіше почала вимагати від підприємців заповнення Додатку 4ДФ, що стосується найманого персоналу, а також роботи за договорами з фізособами та іншими ФОП. Ба більше, показати такі звіти почали вимагати й великі компанії-контрагенти, з якими працюють підприємці.

Новий тренд має певне пояснення: з 1 січня 2025 року завершився мораторій на планові та позапланові перевірки податкової, і це стосується вже всіх груп підприємців. А взаємодія з найманими працівниками та «контрактниками» завжди була гарним полем для збору штрафів та приписів. Тож розберімося, що це за звіт та як його коректно заповнити.

Отже, Законом України від 10.10.2024 р. № 4015-ІХ змінено термін подання об’єднаної звітності з ПДФО, військового збору та ЄСВ. Починаючи із січня 2025 року необхідно щомісяця подавати Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі – Податковий розрахунок), форма і порядок заповнення якого затверджені Мінфіном (у редакції від 24.01.2025 р. № 39). Такий місячний звіт подається протягом 20 календарних днів після останнього дня місяця. Отже, першу місячну звітність за 2025 рік необхідно подати до 20 лютого.

Податковий розрахунок складають і подають:

• роботодавці-страхувальники (пп. 1 і 16 ч. 1 ст. 4 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI);
• податкові агенти (пп. 14.1.180 ст. 14 ПКУ).

Роботодавці-страхувальники – це юридичні особи (у тому числі їх філії, відділення, інші відокремлені підрозділи), ФОП та фізичні особи, які використовують працю найманих працівників або укладають договори ЦПХ на виконання робіт (надання послуг). Якщо відокремлений підрозділ юридичної особи не уповноважений нараховувати, утримувати і сплачувати (перераховувати) податок до бюджету, то Податковий розрахунок за такий підрозділ подає юридична особа до контролюючого органу за основним місцем обліку.

Податкові агенти – це суб’єкти господарювання, які зобов’язані нараховувати, утримувати і сплачувати до бюджету ПДФО від імені і за рахунок фізособи з доходів, що виплачуються такій фізособі, вести податковий облік, подавати податкову звітність та нести відповідальність за порушення норм ПКУ.

Податковий розрахунок складається із власне Податкового розрахунку (вступна частина + таблиця) та шести додатків.

Роботодавці, зазвичай, заповнюють та подають:

• Додаток 1 (Д1) «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам)»;
• Додаток 4ДФ «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору»;
• Додаток 5 (Д5) «Відомості про трудові відносини та період проходження військової служби»;
• Додаток 6 (Д6) «Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства».

Зазвичай у Податковому розрахунку вказують нараховані та виплачені доходи найманим працівникам, фізичним особам, з якими укладено договори ЦПХ. Спірним залишається питання: чи потрібно в Додатку 4ДФ вказувати інформацію про ФОП, яким у звітному періоді нарахований та/або виплачений дохід? Адже ФОП, з якими укладені договори, не є найманими працівниками, тому роботодавці не зобов’язані подавати на них інформацію в Додатку 4ДФ. Залишаються тільки податкові агенти. Але якщо звернутися до визначення податкового агента, наведеного вище, то бачимо, що юрособи (ФОП), які виплачують дохід ФОП, не є його податковими агентами, бо у них відсутні якраз такі ПДФО-обов’язки. Аналогічної думки зазвичай дотримуються й суди (постанова ВС від 28.09.2021 р. у справі № 809/4194/15).

Водночас ДПІ вже не перший рік дотримується іншої думки і наполягає на тому, що юрособи та/або ФОП, які виплачують доходи ФОП, зобов’язані включати до Додатку 4ДФ їх підприємницькі доходи (База Знань, Категорія 103.25). Головним посиланням є те, що для відображення виплат підприємцям у Додатку 4ДФ передбачена окрема ознака доходу «157».

За загальними нормами п. 119.1 ст. 119 ПКУ за неподання, подання з порушенням встановлених строків, подання не в повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками Податкового розрахунку загрожує штраф у розмірі 1020 грн; за ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, розмір штрафу становить 2040 грн.

На період воєнного стану нормами ПКУ передбачені певні послаблення: у разі відсутності у платника податків можливості вчасно подати податкову звітність штрафи не застосовують (пп. 69.1 п. 69 підрозд. 10 п. ХХ ПКУ). Порядок підтвердження можливості чи неможливості виконання платником податків обов’язків затверджений наказом Мінфіну від 29.07.2022 р. № 225.

Для юросіб, які постійно заповнюють Податковий розрахунок, відобразити виплати ФОП у Додатку 4ДФ не складно. А от для підприємців, які не мають найманих працівників, можуть виникнути проблеми. Як правильно заповнити Додаток 4ДФ, податківці відповідають у Базі Знань, Категорія 103.25.

Перш за все зауважимо, що Додаток 4ДФ окремо без Податкового розрахунку не подається, тому необхідно заповнити необхідні рядки саме Податкового розрахунку і в Додатку 4ДФ. В Податковому розрахунку обов’язково помітити, який додаток буде невід’ємною частиною. Якщо Податковий розрахунок подається в електронному вигляді, в незаповнених рядках нічого не проставляється, якщо в паперовій формі – проставляються прочерки.

Під час заповнення вступної частини Податкового розрахунку у Рядку 01. зазначається необхідний тип розрахунку: «Звітний» – якщо подається за звітний період уперше; «Звітний новий» – якщо до закінчення граничного терміну подання проводиться коригування інформації з попередньо поданих за такий звітний період Податкових розрахунків із типом «Звітний» та/або «Звітний новий»; «Уточнюючий» – якщо після закінчення граничного терміну подання Податкового розрахунку проводиться коригування даних з попередньо поданих за минулий звітний (податковий) період Податкових розрахунків.

У Рядку 02 вказується рік, місяць, за який подається розрахунок, та порядковий номер. Місяць зазначається в цифровому значенні від 1 до 12 (наприклад за січень – 1, за лютий – 2 і т. п.). Номер Податкового розрахунку зазначається у хронологічному порядку незалежно від типу Податкового розрахунку.

У Рядку 03. Зазначається повне найменування юридичної особи або прізвище (за наявності), ім’я, по батькові (за наявності) платника згідно з реєстраційними даними.

Рядок 031 передбачений для відображення коду за ЄДРПОУ для юросіб або РНОКПП фізичної особи, або серія (за наявності) та номер паспорта для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті.

У Рядку 032 вказується відповідний код адміністративно-територіальної одиниці за КАТОТТГ.

У Рядку 04 зазначається податкова адреса платника, поштовий індекс, а також контактні телефони та адреса електронної пошти.

У Рядк 05 проставляється найменування контролюючого органу, до якого подається Податковий розрахунок.

Звернімо увагу! З 01.01.2025 р. найменування деяких ДПІ змінилося, тому треба це перевірити і вказати саме діюче!

У Рядку 06 зазначається інформація про додатки (кількість додатків та кількість аркушів додатків). За наявності певного додатку проставляється відмітка «Х» та вказується кількість аркушів таких додатків. У 064 – про додаток 4ДФ.

У Рядку 07 зазначається код основного виду економічної діяльності, заповнюється згідно з Класифікацією видів економічної діяльності ДК 009:2010.

У Додатку 4ДФ заповнити рядки 01-05 нескладно, тому не розглядаємо.

Якщо дохід виплачується ФОП за операціями в межах його підприємницької діяльності, то в розділі 1 Додатку 4ДФ у графі 2 проставляється номер РНОКПП; у графі 3а «Сума нарахованого доходу» відображається сума нарахованого доходу незалежно від того, виплачений він чи ні, у графі 3 «Сума виплаченого доходу» проставляється сума фактично виплаченого доходу в звітному місяці; у графі 6 «Ознака доходу» зазначається ознака доходу «157». Інші графи залишаються незаповненими.

Звернімо увагу! Графа 3 може бути незаповненою у разі, якщо, наприклад, акт виконаних робіт підписаний у січні (є показник в графі 3а), а дохід виплачений у лютому. В даному випадку за січень буде заповнена графа 3а, а в лютому – графа 3.

Отже, якщо ви мали співробітництво із ФОП – щось у них купували, замовляли роботи чи послуги, краще вказану звітність все ж заповнити, бо під час перевірки податківці можуть застосувати штрафні санкції.

Наталя Щербак, консультант із обліку й податків