7 кроків до оптимізації бізнес-процесів

У період турбулентності, коли необхідно утримати рівень доходів, опис бізнес-процесів стане інструментом підвищення ефективності та елементом тімбілдінга.

Розповідає засновниця агенції з опису та оптимізації бізнес-процесів Manageable, учасниця екосистеми для жінок WE ARE Наталія Заверуха. 

Якщо раніше оптимізація та зміни в бізнес-процесах сприймалися працівниками «в штики», то сьогодні вони розцінюють їх як ознаку розвитку й стабільності бізнесу. Щоб трансформація проходила якомога ефективніше, рекомендую залучити до опису бізнес-процесів та впровадження інновацій якомога більшу кількість працівників. В ідеалі, якщо дозволяє формат бізнесу, кожного. Або ж по одному чи кілька представників із кожного структурного підрозділу. Це не лише допоможе побачити усі вузькі місця в компанії, але й зрозуміти, як відбувається той чи інший процес. Пропоную сім кроків, що допоможуть зробити цей процес максимально ефективним.

Крок 1. Провести опитування персоналу

Почати процес варто із опитування працівників, де кожен зможе висловитися, чи готовий долучитися до опису бізнес-процесів (брати участь у «брейнштормінгах», інтерв`ю тощо), до розробки процесів, які стосуються лише його напрямку роботи чи й інших напрямків також, має намір лише генерувати ідеї чи й допомагати з їх утіленням тощо. Це допоможе сформувати групу активних працівників, які будуть драйверами процесу. До її складу мають входити представники усіх структурних підрозділів.

Крок 2. Визначити час зустрічі робочої групи 

Наприклад, щочетверга з 11:00 до 15:00. Цей    час мають знати всі працівники компанії. Більше того, мати змогу долучитися до зустрічей. Приміром, в  онлайн-календарі можна зробити налаштування з нагадуванням для усіх. Обов`язково в темі кожної зустрічі вказуйте назву бізнес-процесу, який розглядатиметься. Можливість долучитися до тієї чи іншої зустрічі має бути в кожного працівника, щоб він міг розповісти про проблеми, пов`язані з певним процесом, чи висловити ідеї щодо його оптимізації. 

Крок 3. Описати існуючі бізнес-процеси та знайти слабкі місця

Досить часто процеси в компанії неефективні тому, що люди з різних підрозділів не розуміють їх або тлумачать на власний розсуд. До прикладу, якщо виникають проблеми з фінансовою документацією, то перше, що спадає на думку – бігти до економістів чи бухгалтерів. Хоча це питання може вирішити ІТ-спеціаліст, додавши певну опцію в систему автоматизації тощо. Тому важливо під час опису бізнес-процесів та генерування ідей щодо їх оптимізації запрошувати працівників з усіх підрозділів. Лише той, хто задіяний в процесі, зможе найкраще про нього розповісти. А от вузькі місця краще помічають ті, хто дотичний до процесів, оскільки недоліки часто створюють труднощі у виконанні їхніх прямих задач. Також слід запрошувати на зустрічі невдоволених працівників. Бо саме вони є справжнім джерелом інформації про всі збої та «гепи» в процесах.

Опис бізнес-процесів – це чудова можливість дати всім зрозуміти, чим займаються їхні колеги та які взагалі процеси є в компанії. Це не лише покращить мікроклімат, але й допоможе ефективно впровадити новації.

Крок 4. Влаштувати «брейнштормінг» та генерування ідей

Зміни в бізнес-процесах мають бути спільним напрацюванням команди. В ідеалі, якщо кожен працівник матиме змогу запропонувати ідеї. Але обов`язково має їх обґрунтувати, давши відповідь на питання:

• Що ця зміна дасть компанії?
• Скільки ресурсу на це знадобиться (фінансового, часового, людського тощо)?
• За який час можна побачити результат?  

Крок 5. Створити банк ідей

Дуже зручно, якщо всі ідеї будуть категоризовані та зібрані в одному місці, доступ до якого матимуть всі працівники. Більше того, вони мають проголосувати за ту чи іншу ідею/зміну. По-перше, це дасть змогу людям відчути відповідальність та причетність до важливих рішень. По-друге, дозволить топ-менеджменту побачити, які зміни є важливими не з їхньої точки зору, а тих, хто напряму задіяний в процесах. По-третє, це надзвичайний мотиватор для працівників й надалі шукати шляхи оптимізації і не боятися говорити про них.

Крок 6. Тестувати ідеї

Щоб зрозуміти ефективність ідеї, її потрібно протестувати. До процесу тестування варто залучити максимальну кількість працівників, які можуть бути задіяні в певному процесі. Й просити їх про відверті фідбеки. Також потрібно визначити, як фіксуватимуться відхилення і що свідчитиме про успішність тестування. Лише після того, як тестування покаже, що ідея працює, слід її впроваджувати.

Крок 7. Дякувати за ідеї

Обов`язково дякуйте працівникам за ідеї. Це стимулюватиме їх на нові досягнення. Є чимало варіантів і способів зробити це. Одні компанії платять певний відсоток від коштів, які вдалося зекономити завдяки впровадженню ідеї. Хтось платить фіксовану премію за ідеї, що взяли в роботу, а хтось практикує публічну подяку. Ще один варіант – нематеріальна винагорода: сертифікати на послуги, відпочинок тощо. Який метод подяки обрати, вирішувати Вам.

Ці сім правил не лише допоможуть зробити бізнес-процеси в компанії більш ефективними, але й згуртувати колектив та підвищити рівень залученості персоналу.