Відрядження працівника: на що звернути увагу
Кого можна відрядити
Лише співробітника, що працює за трудовим договором у юрособи чи ФОП. Фізичну особу, яка виконує для компанії послуги або роботи за цивільно-правовим договором відправити у відрядження неможливо. Важливо: директор юрособи може бути направлений у відрядження, а от ФОП – ні.
Зауважте: згідно зі змінами до законодавства, починаючи з 2 травня 2025 року дозволяється вважати відрядженням поїздку до офісу роботодавця дистанційних та надомних працівників, якщо це передбачено договором. Роботодавець за погодженням із працівником узгоджує маршрут поїздки та зазначає у наказі (розпорядженні) про відрядження початковий та кінцевий її пункти. Ці зміни регламентує Стаття 121 КЗпП.
Якщо ж вашим договором це не передбачено, треба переглянути його умови та внести зміни відповідно до норм статті 121 КЗпП до Типової форми трудового договору про дистанційну роботу, затвердженої наказом Мінекономіки від 05.05.2021 р. № 913-21.
Документальне оформлення
Відрядження оформляється наказом (розпорядженням), в якому необхідно вказати: ПІБ працівника, посаду, пункт призначення, мету, дату виїзду та повернення, строки відрядження, розмір добових та інші умови. Для дистанційних працівників додатково пункт відправлення працівника у відрядження та пункт, до якого працівник повертається з відрядження.
Рекомендуємо один примірник наказу взяти працівникові з собою у відрядження. Тому що в деяких містах України встановлений туристичний збір, наприклад, при поселенні в готелі, а ті хто прибув у відрядження звільнені від його сплати. Оформлювати посвідчення на відрядження вже не потрібно, його форма була скасована.
Авансування відрядження
Працівникам, які їдуть у відрядження, зазвичай видається аванс для покриття витрат, пов’язаних з поїздкою. Він може бути виданий готівкою або перерахований на банківську картку. Строки видачі авансу: не раніше дати видання наказу про відрядження, але й не пізніше початку поїздки. До авансу включають приблизну вартість проїзду, проживання та добові.
Правила розрахунку добових
Звернімо увагу, що добові – це витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв’язку з таким відрядженням. З 1 січня 2025 року їх розмір збільшено: в межах України становить до 800 грн на день, а для закордонних поїздок – до 80 євро за офіційним курсом НБУ за кожен день відрядження. Але керівник має право в наказі визначити суму добових для відряджень Україною або до країн з безвізовим режимом, але їх розмір у межах України не повинен бути менший за 300 грн. Добові виплачуються за кожен день відрядження, включаючи вихідні та дні приїзду/виїзду і не потребують документального підтвердження. Виплати можуть бути зменшені, якщо харчування вже включене у вартість проживання, але це має бути прописано у внутрішньому положенні про відрядження.
Зауважте: витрати на харчування в кафе, ресторанах тощо навіть за наявності підтвердних документів не компенсуються окремо – вони мають бути оплачені працівником за рахунок добових. Якщо ж компанією буде прийнято рішення компенсувати такі витрати, то суми таких витрат кваліфікуються як додаткове благо, яке підлягає оподаткуванню ПДФО, військовим збором та ЄСВ і включається до фонду оплати праці.
Важливо правильно розрахувати суму добових. Необхідно взяти до уваги:
- неважливо, скільки годин протягом доби працівник був у відрядженні – зараховується повна доба. Наприклад, якщо відрядження почалося о 23:57, то добові все одно виплачуються повністю за поточний день;
- вихідні, святкові та неробочі дні також включаються до розрахунку добових, якщо в ці дні працівник перебуває у відрядженні;
- якщо один день є днем повернення з попереднього та виїзду в нове відрядження – добові платяться лише один раз. Вибір, до якого відрядження віднести цей день, залишається за бухгалтером.
Якщо працівник затримався у відрядженні з поважних причин, то для того, щоб виплатити йому добові за ці дні, обов’язково потрібно видати новий наказ. Інакше дні затримки не підлягають оплаті як добові.
Особливості відрядження за кордон
Якщо частину відрядження працівник перебуває в Україні (перебуває в дорозі до перетину кордону і під час повернення із відрядження після перетину кордону), а частину за кордоном, то добові за дні перебування в Україні нараховуються в гривні у розмірі, визначеному для України, а за дні перебування за межами України – згідно з розміром, визначеним суб’єктом господарювання в межах 80 євро на добу. Якщо пересадка в Україні та виїзд за кордон відбуваються в один день, то добові повністю рахуються за закордонною нормою.
Добові витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу в межах встановлених норм і не оподатковуються ПДФО та військовим збором, на них не нараховується ЄСВ і вони не підлягають індексації. Добові у більшому розмірі можна виплатити з дозволу керівника. У такому разі із суми, яка перевищує максимально дозволену, утримується ПДФО та військовий збір, як із додаткового блага. Адже добові не входять до фонду оплати праці.
Добові не виплачуються:
- ФОП, навіть якщо вони їдуть дійсно у справах своєї підприємницької діяльності;
- фізособам, з якими укладено цивільно-правовий договір;
- працівникам із роз’їздним характером роботи;
- працівникам, які працюють вахтовим методом;
- якщо поїздка здійснюється в межах одного населеного пункту, це не вважається відрядженням.
Оплата праці
За дні відрядження, окрім добових, працівнику нараховується зарплата, тому що у відрядженні він працює. Зарплату за дні відрядження потрібно виплачувати за найбільшим показником: середньої зарплати за останніх два місяці або денної зарплати в місяці відрядження.
Авансовий звіт
Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний подати авансовий звіт. Його можна оформити на папері або в електронній формі. У звіті зазначаються всі фактичні витрати, підтверджені документами. Такий звіт можна подати до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження. Якщо аванс був отриманий в безготівковій формі, то звіт подається раніше – не пізніше 5-го банківського дня після повернення. У разі отримання авансу в комбінованому вигляді (готівка + картка) – подати звіт необхідно протягом 3-х банківських днів.
Якщо відрядження скасовано, а працівник отримав аванс, то незалежно від форми отримання авансу (готівка чи перерахування на банківську карту), повернути кошти необхідно протягом 3-х банківських днів.
Документальним доказом, що працівник перебував у відрядженні, можуть бути: довідки підприємства, установи, організацій, куди відряджали працівника, про його перебування за місцем відрядження; службові записки працівника у довільній формі про виконання службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погоджені безпосереднім керівником; будь-які інші документи, які підтверджують, що працівник фактично перебував у відрядженні. Це можуть бути:
- квитки на транспорт;
- рахунки за проживання, харчування;
- фіскальні чеки з магазинів;
- квитанції про оплату послуг, рахунки-фактури;
- інші документи, що підтверджують витрати.
Підтвердженням закордонного відрядження можуть бути: позначки прикордонних служб про перетин кордону; проїзні документи; рахунки на проживання; будь-які інші документи, які підтверджують, що особа фактично перебувала у відрядженні. Усі ці документи мають бути оформлені належним чином.
Курсова різниця
Після подання авансового звіту на відрядження за кордон необхідно взяти до уваги, що можуть виникнути курсові різниці, які обов’язково необхідно врахувати. Якщо курс євро, долара змінюється після видачі авансу, а звіт складається за нижчим курсом, різниця або повертається працівником, або оподатковується як додаткове благо. Якщо протягом відрядження курс валюти змінився, і витрати у валюті перевищили суму авансу, перераховану за попереднім курсом, виникає курсова різниця. В цьому випадку працівникові повинні компенсувати різницю між фактичними витратами у валюті (за новим курсом на день подання звіту) та отриманим авансом у гривнях.
Розглянемо це на прикладі. Працівник поїхав у відрядження на 10 днів у Польщу (з 20 по 30 червня 2025 року). Йому виплачені добові по 80 євро в день. Курс НБУ на день отримання авансу 47,859 грн за 1 євро. Загальна сума добових у гривні становитиме: 10 × 80 євро × 47,859 грн = 38 287, 20 грн.
Після повернення новий курс виріс і становить 49,41 грн, а значить, сума добових повинна дорівнювати: 800 євро х 49,41 грн = 39 528,0 грн. Виникає різниця в розмірі 1240,80 грн. У разі перевищення суми отриманого авансу компанія має виплатити цю суму працівникові. Якщо ж сума авансу була більша, ніж витратив працівник, то різницю він повинен повернути до каси суб’єкта господарювання.
Наталя Щербак, консультант із обліку й податків
