Підвищення ефективності дистанційної роботи

Коронавірус змусив роботодавців серйозно розглянути для своїх співробітників можливість віддаленої роботи. Як зробити її ефективною?

Про те, як зробити ефективною дистанційну роботу, розповідає Людмила Богуш, керівник тренінгової компанії BogushTime, розробника технології «При-Цільного тайм-менеджменту».

Перебуваючи на віддаленій роботі, вам потрібно пам'ятати про спокуси і домашні звички. Якщо ви не фрілансер, який повністю залежить лише від себе і тому вже навчився сам себе дисциплінувати і «построїв» близьких, то для вас «віддалена робота» = «релакс», і це фактично записано на рівні тіла як фізіологічна потреба. Тіло постійно хотітиме «трішечки відпочити», «трішечки перекусити», трішечки ще чогось. Тому що воно звикло використовувати перебування вдома як час для душі, а не для роботи. Ви можете порівняти це з цукровою залежністю, це майже наркотичний стан. Але є й хороша новина: ви можете це пережити і воно само пройде. Трохи терпіння та дисципліни – і через 2 тижні «піжамний стан» закінчиться. Але себе треба підтримати.

Рекомендації:

1. Введіть щоденні ранкові координації, причому групові, щоб люди весь час відчували себе частиною команди - скрам-зустрічі. Використовуйте аудіо- та відеотрансляції. Коротко: звіт і план на день. 15 хвилин максимум.

2. Встановіть квоти на тиждень і розгорніть їх у щоденні статистики для кожного співробітника.

3. Впровадьте щоденний план та звіт, ранок і вечір. Домагайтеся, щоб і план, і звіт ви отримували в призначений час, немов співробітник знаходиться в офісі. Це дисциплінує і створює систему.

4. Максимально візуалізуйте особисті результати людини для всіх інших, зробіть систему єдиної графічної візуальної звітності.

5. Якщо у вас є якісь підозри щодо зниження рівня залученості або енергії, не пропускайте, довіртеся своїй інтуїції і поговоріть зі співробітником. Це робіть особисто, без свідків.

6. Запровадьте регулярні особисті бесіди з кожним, щоб тримати руку на пульсі і відстежувати стан людей, дізнавайтеся про особисте життя, адже тепер співробітник вже не відривається надовго від своїх близьких, і все, що його може рестимулювати, тепер його оточує цілодобово.

7. Збільшіть частоту надихаючих мотиваційних зустрічей, в онлайні ваш вплив зменшується пропорційно тимчасовому розриву у вашому спілкуванні.

Трохи про контроль.

Підбиваючи підсумок того, що має бути впроваджено під час віддаленої роботи офісного співробітника, я можу підкреслити тільки одне слово: КОНТРОЛЬ.

• контроль за наявністю завдань і розкладів

• контроль за виконанням завдань і дотриманням розкладів

• контроль за тим, щоб швидкість руху до цілей не знижувалася, а нарощувалася.

Визначення слова «контроль» в тлумачному словнику означає нагляд за тим, щоб щось відбувалося правильно. Виходить, що спочатку ви повинні створити картину того, як щось має відбуватися, потім сповістити про це інших і домагатися, щоб вони слідували наміченій ідеї.

Співробітники потребують контролю. Хороший контроль це:

• наявність зрозуміло і грамотно письмово сформульованих завдань

• наявність скоординованих розкладів

• дотримання розкладів обома сторонами і всіма учасниками

• виконання даних обіцянок

• підтримка при виникненні труднощів і проблем.

Керівник, який правильно контролює колектив, завжди виграє разом зі своїми підлеглими. Не варто побоюватися віддаленої роботи, просто візьміть ситуацію під свій хороший контроль.