Первинні документи знову обов'язкові! #3 | Raiffeisen Bank Aval Первинні документи знову обов'язкові! #4 | Raiffeisen Bank Aval
Бережіть себе. Все онлайн в Raiffeisen Online.
Завантажити Завантажити
Увійти Перекази та Платежі
Первинні документи знову обов'язкові! #13 | Raiffeisen Bank Aval Первинні документи знову обов'язкові! #14 | Raiffeisen Bank Aval Первинні документи знову обов'язкові! #15 | Raiffeisen Bank Aval Первинні документи знову обов'язкові! #16 | Raiffeisen Bank Aval Первинні документи знову обов'язкові! #17 | Raiffeisen Bank Aval Первинні документи знову обов'язкові! #18 | Raiffeisen Bank Aval
06 Вересня 2021

Первинні документи знову обов'язкові!

Чи зобов'язані ФОП мати первинні документи і яка відповідальність за їх відсутність?

Хоча превинні документи у всіх різні, це питання хвилює більшість підприємців. Будемо відверті: саме про них ми часто забуваємо, губимо або не зберігаємо, скільки вимагає закон.

ФОП, які працюють на загальній системі оподаткування, без первинних документів не можуть обійтися, оскільки розмір їх оподатковуваного доходу безпосередньо залежить від суми витрат, підтверджених первинними документами. Іншими словами, є документи, які підтверджують витрати, - менший розмір доходу, з якого платити податки. Немає - платимо 19,5% ПДФО + військовий збір і 22% ЄСВ з усієї суми доходу. Чи цікавий бізнес, якщо 41,5% потрібно сплатити в бюджет? Тому наявність первинних документів просто необхідна.

У єдинників ситуація дещо інша. ФОП, які обрали першу, другу або третю групу без ПДВ, зобов'язані вести облік тільки доходів. А ті, які обрали третю групу з ПДВ, ще й витрат. Багато з них вважають, що їм первинна документація не потрібна.

Податкова, як контролюючий орган, дотримується іншої точки зору. І базує її на нормах ПКУ, вказуючи на те, що ці норми стосуються всіх платників податків.

Сперечатися з податківцями стає все важче, оскільки і суди останнім часом стають на їхній бік.

Давайте розбиратися, чи потрібна первинна документація платникам єдиного податку, і якщо потрібна, то яка.

Нагадаємо, що Законом України від 14.07.2020 р. № 786-IX внесено зміни в п. 296.1 ст. 296 ПКУ, які застосовуються з 1 січня 2021 року. Згідно з цими змінами визначено новий порядок ведення обліку доходу єдинниками першої - третьої груп.

З цієї дати ПКУ передбачено, що фізичні особи - підприємці - платники єдиного податку першої і другої груп та платники єдиного податку третьої групи, які не є платниками ПДВ, ведуть облік доходів у довільній формі. Обов'язковим для них є помісячне відображення отриманих доходів.

Фізичні особи - підприємці - платники єдиного податку третьої групи, які є платниками ПДВ, як і раніше ведуть облік доходів і витрат, але в довільній формі. Вони, як і неплатники ПДВ, повинні помісячно відображати отримані доходи і понесені витрати. Водночас, як і раніше, витрати не зменшують розміру доходу для визначення об'єкта оподаткування.

Варто зазначити, що норми ПКУ, які стосуються ведення обліку ПДВ, для єдинників - платників ПДВ не змінилися: облік ведеться так само, як і раніше, на підставі первинних документів і податкових накладних.

Оскільки змінилися вимоги щодо ведення обліку, Мінфін з 1 січня 2021 року скасував свій наказ від 19.06.2015 р. № 579, яким було затверджено форми книги обліку доходів, книги обліку доходів і витрат та порядки їх ведення.

Звертаємо увагу! Введені зміни не скасували обов'язок для єдинників першої - третьої груп вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів. А визначили новий порядок. Тому ведення обліку доходів як і раніше є обов'язковим.

Водночас відзначимо, що починаючи з 1 січня 2021 року платники єдиного податку мають право самостійно визначати форму ведення обліку доходів, доходів і витрат.

Без змін залишилися і вимоги, передбачені нормами ст. 44 ПКУ: формувати звітність необхідно на підставі первинних документів (п. 44.1) і забезпечувати їх зберігання протягом 1095 днів з дня подання податкової звітності (п. 44.3).

Саме тому податківці наполягають на наявності первинних документів. У своїх роз'ясненнях вони підкреслюють, що інформація про місячні обсяги доходу, яку підприємці з 1 січня 2021 року відображають у своєму обліку в довільній формі, повинна відповідати змісту первинних документів за відповідний період. Тому скасування обов'язку вести облік за встановленою формою в Книгах не означає, що ФОП - платники єдиного податку не повинні мати і зберігати первинні документи, на підставі яких формуються показники в обліку та податковій звітності.

Слід також враховувати, що представники контролюючого органу мають право запросити інформацію про обраний вид обліку доходів, щоб упевнитися, чи дотримується єдинником граничний обсяг доходу за відповідний період.

До 1 січня 2021 року для складання податкової звітності використовувалися записи з Книги доходів (доходів та витрат). Тепер же джерелом інформації стають виключно первинні документи. Тому потрібно вести облік і зберігати документи всім ФОП. Єдинники - не виняток.

Всі первинні документи можна розділити на дві групи:

- документи, що підтверджують доходи. Це документи, які ФОП оформляє під час надання послуг (продажу товарів) клієнтам та/або покупцям для оплати;

- документи, що підтверджують витрати. Це документи, які ФОП отримує від постачальників за надані йому послуги або придбані ним товари.

Документи, що підтверджують доходи, необхідні для:

- формування і підтвердження показників податкової звітності;

- підтвердження дотримання граничних обсягів доходу, дозволених для конкретної групи, і ліміту доходу, перевищення якого передбачає обов'язкове застосування РРО;

- підтвердження того, що доходи отримані в рамках кодів КВЕД, зазначених в реєстрі платників єдиного податку.

Якщо ФОП отримує доходи виключно в безготівковій формі, то підтверджуючими документами будуть виписка банку, рахунок на оплату, акти виконаних робіт (наданих послуг), накладні на відвантаження товару. Якщо відносини з клієнтом довгострокові, можуть бути й договори. Якщо ФОП зобов'язаний використовувати під час розрахунків готівкою РРО/ПРРО, документом який підтверджує одержання доходу, буде фіскальний звіт за день (Z-звіт). А якщо платник єдиного податку отримує оплату (дохід) готівкою, то встановленої форми документа немає. Відсутня і вимога про оформлення його в двох примірниках (один для покупця (клієнта), другий - для обліку ФОП). Раніше за відсутність таких документів не штрафували. Як буде далі - поки невідомо.

Що стосується ФОП - платників єдиного податку, які ведуть тільки облік доходів, первинні документи, що підтверджують витрати, необхідні для підтвердження того, що:

- товари (роботи, послуги) не придбано у звичайної фізособи (не СПД). Оскільки, якщо контрагентом є фізособа, ФОП по відношенню до неї виступає в ролі податкового агента, а значить, зобов'язаний утримати з суми виплаченого доходу ПДФО за ставкою 18% і військовий збір за ставкою 1,5% і відобразити це у відповідній звітності;

- товари (роботи, послуги) не є безоплатно отриманими. Оскільки в іншому разі їх вартість слід відобразити у складі свого підприємницького доходу.

А також первинні документи потрібні для врегулювання відносин з контрагентами, якщо доведеться підтвердити покупку, повернути неякісний або бракований товар продавцеві, зробити звірку з постачальниками.

Конкретного переліку документів, які підтверджують походження товару, закон не встановлює. Вони можуть бути будь-які:

- платіжне доручення;

- фіскальний чек РРО/ПРРО (розрахункова квитанція);

- товарний чек;

- видаткова накладна від постачальника;

- товарно-транспортна накладна;

- митна декларація;

- акт закупівлі сільгосппродукції у фізособи.

Головне, щоб такий документ мав усі обов'язкові реквізити первинного документа.

Як було сказано раніше, первинні документи необхідні для ведення обліку та формування звітності.

За неведення обліку доходів ПКУ передбачені штрафні санкції. Якщо платник єдиного податку порушує вимоги ст. 296 і ст. 44 та інших статей ПКУ, пов'язаних з веденням обліку (не вестиме облік доходів, доходів і витрат, не забезпечить зберігання первинних документів у встановлені терміни, облікових та інших регістрів, документів з питань обчислення і сплати податків та зборів), йому загрожує штраф у відповідно до п. 121.1 ст. 121 ПКУ. Розмір його становить 1020 грн. Ті ж дії, вчинені ним протягом року, якщо за такі порушення вже було застосовано штраф, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 2040 грн.

І на закінчення відзначимо, що наявність первинних документів може допомогти ФОП у разі анулювання реєстрації платника єдиного податку контролюючим органом заднім числом. Адже весь період з дати анулювання він буде вважатися таким, що працює на загальній системі оподаткування. А для того, щоб зменшити суму оподатковуваного доходу, йому необхідні первинні документи, що підтверджують дохід і витрати.

Автор: Щербак Наталія, податковий консультант