Мобілізований працівник зник безвісти, в полоні чи загинув: які дії роботодавця

Мобілізований працівник зник безвісти, в полоні чи загинув: які дії роботодавця

Майже на кожному підприємстві чи у штаті у ФОП є мобілізовані працівники. Як їх табелювати, зокрема якщо вони зникли безвісти чи в полоні, чи можна їх звільнити, що й коли роботодавець має відображати у звітності – пошукаємо відповіді на ці питання.

Спершу звернемося до юридичного визначення статусу «зниклого безвісти», бо саме щодо цієї категорії мобілізованих працівників найбільше відкритих питань.

Особливості статусу «безвісти зниклого»

Відповідно до п. 2 Порядку № 884, затвердженого постановою КМУ від 30 листопада 2016 р. № 884, під терміном «безвісно відсутній військовослужбовець» слід розуміти особу, що брала участь у бойових діях і щодо якої понад 15 днів відсутні відомості про місце перебування (окрім відомостей про самовільне залишення військової частини або місця служби). Правовий статус таких осіб визначається Законом України «Про правовий статус осіб, зниклих безвісти за особливих обставин».

Переважно, захисника оголошують зниклим безвісти, коли немає можливості евакуювати тіло з поля бою, воно понівечене до непізнаваності й підлягає ідентифікації за допомогою ДНК, що є дуже тривалим процесом. Тобто коли видача довідки про смерть ускладнена обставинами.

Інформація про військовослужбовця, що не повернувся із бою, вноситься командиром до «Єдиного реєстру осіб, зниклих безвісти за особливих обставин». Після чого військова частина має сповістити членів родини (через ТЦК чи військкомат або напряму) про цей факт, проводить службове розслідування, за результатом якого встановлює обставини зникнення, можливе захоплення військовослужбовця в полон або ж його загибель.

Стосовно роботодавця. Закон не покладає ні на кого зобов’язань сповіщавати його з приводу смерті чи зникнення безвісти мобілізованого. Зазвичай це роблять члени його сім’ї за власною ініціативою, надаючи витяг з Єдиного реєстру осіб, зниклих безвісти за особливих обставин. Зазначимо, отримати витяг можуть тільки родичі працівника, що зник безвісти, ТЦК.

Якщо представники роботодавця мають підозри стосовно статусу мобілізованого, але родичі їх не повідомляли про цей факт, потрібно звернутися до ТЦК, який призвав співробітника, із офіційним запитом. Там, відповідно, зможуть надати копію сповіщення про зникнення, яке вони отримали від військової частини, контакти рідних мобілізованого, витяг із Реєстру.

Змінення статусу зниклого безвісти відбувається після отримання довідки про смерть або рішення суду. Відповідно до частини другої статті 46 Цивільного кодексу України фізичну особу, яка зникла безвісти у зв’язку з воєнними діями, збройним конфліктом, суд може оголосити померлою після спливу двох років після закінчення воєнних дій. З урахуванням конкретних обставин справи суд може оголосити фізичну особу померлою і до спливу цього строку, але не раніше, ніж через шість місяців після отримання статусу зниклого безвісти. Звернутися до суду можуть тільки члени сім’ї чи батьки зниклої особи. Також статус зниклого безвісти може бути змінений компетентними органами на статус полоненого – за наявності відповідної про нього інформації.

Як табелювати мобілізованих працівників, в т.ч. зниклих та полонених?

Отже, у разі мобілізації працівника на весь період проходження служби за ним зберігається місце роботи. Тому протягом всього періоду служби роботодавець повинен табелювати такого працівника. Це стосується і тих мобілізованих працівників, які під час проходження військової служби:

отримали поранення чи інші ушкодження здоров’я та лікуються в медзакладах;

потрапили в полон;

є безвісти зниклими.

В табелі використання робочого часу весь цей період роботодавець має проставляти позначку «ІН» – інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул тощо), або цифровий код «22».

Такі гарантії зберігаються до дня, наступного за днем звільнення мобілізованого з військової служби у разі закінчення лікування в медзакладах (якщо його комісували), повернення з полону або до дня оголошення безвісти зниклої особи померлою. Звільнити таких працівників роботодавець не має права.

Розірвати трудовий договір роботодавець має право тільки за наявності документального підтвердження смерті мобілізованого співробітника (ч. 5 ст. 119 КЗпП). Таким документом може бути відповідь ТЦК на офіційний запит підприємства (ФОП), свідоцтво про смерть чи рішення суду про оголошення працівника загиблим. Ці документи надають роботодавцю право видати наказ (розпорядження) про розірвання трудового договору. Датою припинення трудового договору буде дата смерті мобілізованого працівника.

Чи потрібно інформувати ПФУ про зниклого безвісти працівника?

Подавати якусь окрему інформацію не потрібно. ПФУ в листі від 14.11.2024 р. № 2600-0704-8/218742 роз’яснив: актуальна інформація про зміни в трудових відносинах в Реєстрі застрахованих осіб відобразиться автоматично після того, як роботодавець подасть додаток 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» у складі Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску за відповідний період.

Що із додатковими виплатами зниклим безвісти та полоненим?

Підприємство чи підприємець може продовжувати виплати мобілізованим працівникам, хоча й не зобов’язаний це робити після 19.07.2022 року. Таке рішення обов’язково повинно бути оформлено відповідним наказом (розпорядженням), в якому визначено, кому, з якого періоду, в якій сумі буде надаватися така добровільна виплата. Виплати здійснюється на зарплатну карту мобілізованих працівників. Якщо дружина чи інші члени родини не мають доступу до рахунку, на який підприємство перераховувало мобілізованому працівникові виплати, вони не зможуть отримувати зазначені виплати іншим способом. Немає юридичних підстав перераховувати їх на рахунок іншої фізичної особи чи на іншу, не зарплатну картку зниклого працівника. Отримати виплати, які «зависли» на рахунку, можна буде лише після надання свідоцтва про смерть або рішення суду. І тоді дружина, батьки, діти отримають на них право як спадкоємці.

З практики, при визнанні особи такою, що потрапила в полон, компанії переважно продовжують добровільні виплати. А безвісти зниклою – виплати часто призупиняються. Але таке рішення також повинно бути оформлено відповідним наказом (розпорядженням).

Яким чином добровільні виплати відображаються у звітності?

Якщо роботодавець здійснює додаткові виплати мобілізованим працівникам, він має звернути увагу на кілька моментів. В наказі про продовження виплат зазначається «додаткова зарплата» чи «матеріальна допомога». Вибір формулювання залежить від того, що передбачено колдоговором чи положенням про оплату праці, які передбачені там виплати. Назва не важлива, важливо те, що ці виплати регулярні, тому оподатковуються як зарплата і в звітності відображаються як зарплата.

Відповідно, роботодавець зобов’язаний утримувати ПДФО і військовий збір і нараховувати ЄСВ. Треба також взяти до уваги, що у разі, якщо сума виплати менша ніж розмір мінімального страхового внеску з ЄСВ, то необхідно буде проводити доплату до рівня мінімального.

Своєю чергою такі виплати необхідно відображати в об’єднаній звітності. Заповнювати доведеться два додатки: Додаток 1 про нарахування ЄСВ і додаток 4ДФ, в якому відображається розмір нарахованого доходу і утриманих ПДФО і військового збору з ознакою «101».

Якщо роботодавець не виплачує мобілізованому працівникові ніяких виплат, все одно необхідно цього працівника зазначати в об’єднаній звітності, але тільки в Додатку 1, вказуючи кількість днів перебування у трудових відносинах.

Безвісти зниклого співробітника визнали загиблим: основні заходи

Як мінімум через пів року після отримання статусу зниклого безвісти (за наявності достатньої доказової бази), суд може прийняти рішення про визнання його смерті. Після того, як члени родини загиблого нададуть копію рішення суду, роботодавцю потрібно припинити трудові відносини, видавши відповідне розпорядження. Ще раз підкреслимо, роботодавець не має підстав звертатися до суду з цього питання.

Проводячи остаточний розрахунок, роботодавець має нарахувати мобілізованому працівнику компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю підгрупи А I групи. Розрахунок цієї компенсації проводиться за період до 19.07.2022 р, якщо у подальший період підприємством (ФОП) не здійснювалися добровільні виплати. Середній заробіток за період після липня 2022 року також не розраховується. Адже з 19.07.2022 р. за мобілізованими працівниками зберігалося місце роботи та посада, але не зараховувався стаж, а відповідно, не надавалося право на щорічну відпустку та додаткові відпустки.

Виплати здійснюються членам сім’ї працівника за зверненням, або спадкоємцям після отримання права наслідування на підставі свідоцтва про спадщину.

Особливості звітності «заднім числом» 

Дуже розповсюджена ситуація, коли працівник отримує статус безвісти зниклого у одному календарному році. А у наступному році, коли вся звітність за попередній рік вже подана, компанія отримує підтвердження його смерті. Наприклад, це червень 2024 року та березень 2025 року відповідно. Як діяти?

По-перше, роботодавець має нарахувати компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки (детальніше – вище). У випадку, який ми розглядаємо, розрахунок проводиться за дні, набуті працівником станом на фактичну дату смерті (яка раніше трактувалася, як дата зникнення безвісти), станом на червень 2024 року, а не на березень 2025-го (згідно з абз. 3-5 п. 4 Порядку №100).

Далі необхідно подати уточнюючу звітність. Звертаємо увагу, що робити це вже потрібно за новою (чинною на сьогодні) місячною формою єдиної звітності.

Оскільки працівник зник безвісти, а по факту загинув у червні 2024 р. (це звітний ІІ квартал), а свідоцтво про смерть надано у березні 2025 р., то інформацію про цього працівника потрібно відобразити «заднім» числом.

Треба ввести у Додаток 5 єдиної звітності уточнюючу інформацію саме за червень 2024 р. Потрібно зайти у «Електронний кабінет платника податків» у відповідний місяць 2024 року та сформувати місячну єдину звітність з типом «Уточнююча» та додати Додаток 5, в якому заповнюємо, як зазвичай, інформацію щодо звільненого працівника:

у графі 10 – дата закінчення трудових відносин (буде дата смерті, вказана у свідоцтві);

у графі 16 – вказується дата та номер наказу (оформлений у березні 2025 за фактом отримання свідоцтва про смерть, в даному випадку дата наказу та дата смерті будуть різні), згідно з яким проведено звільнення;

у графі 17 – вказується підстава, а саме п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП;

у графі 20 – вказується ознака «0» рядка на введення.

А ось додатки 1 та 4ДФ подаються з типом «Звітний»:

Додаток 1. Відповідно до п. 1 розділу IV Порядку №773, нарахування зарплати, здійснені за попередній звітний період, зокрема, у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої зарплати включаються в зарплату місяця, в якому були здійснені такі донарахування. Виходить, що коригувати дані за червень 2024 р. щодо нарахованих сум працівнику та суми ЄСВ в березні 2025 р. уже не можна. Отже відобразити нараховані виплати при звільненні працівнику, який загинув, потрібно саме у місяці нарахування (у березні 2025 р.)

У Додатку 4ДФ нарахована сума остаточного розрахунку також відображається у березні 2025 року, коли проведено нарахування, тобто нарахована сума компенсації (графи 3 та 3а) з відображенням утриманих ПДФО (графи 4 та 4а) та ВЗ (графи 5 та 5а) за ознакою доходу «101». Крім того, у графі 8 потрібно буде зазначити дату звільнення працівника (це дата смерті, зазначена у свідоцтві).

Наталя Щербак, консультант із обліку й податків