Корисні онлайн-сервіси для ефективного бізнесу
Ваш персонал працює дистанційно? Ми підібрали софт, який допоможе у виконанні різних завдань: в управлінні проектами, продажах, у контролі за ефективністю персоналу, рекламою тощо.
Коли проектів багато і в їхньому втіленні бере участь персонал з різних підрозділів, відстежити динаміку просування реалізації задуманого непросто. Частина інформації зосереджена у певних співробітників, і не завжди всі члени команди, що працює над проектом, в тому числі керівник, оперативно можуть побачити, на якій стадії виконання та чи інша робота. Дієвим інструментом управління проектами і командою є програма Trello. Її функціонал передбачає можливість пересування карток завдань по етапах реалізації, долучаючи необхідну кількість задіяних співробітників на кожному з етапів. У підсумку керівник і вся команда бачать повну картину і отримують розуміння того, чи доручене виконується з потрібною швидкістю, де є затримки і хто саме відповідає за певну стадію проекту. Хоча програма випущена ще в 2011 році, найбільшу популярність в Україні вона здобула саме під час карантину, коли персонал працює дистанційно. В цих умовах особливо важливо підтримувати зв’язок між членами команди і своєчасне автоматичне інформування людей про їхні завдання та терміни виконання. Популярності сервісу сприяє простота у використанні та можливість безкоштовного користування для багатьох компаній чи окремих підрозділів.
Перехід значної частини робочих процесів в онлайн потребує відповідних інструментів донесення інформації та обміну нею. Спілкування у відеочатах має бути інформативним. Звісно, для ефективної роботи недостатньо сприйняття на слух конкретної інформації у вигляді цифр, даних та документів. Презентації та відеоролики, які відповідають контексту сьогоднішнього цифрового світу, легко створювати за допомогою програми Screen O Matic. Вона дозволяє записувати відео з екрану, редагувати його та в один клік поділитися ним з іншими користувачами на YouTube, Google Drive, Dropbox. Перевагою програми є простий, інтуїтивно зрозумілий інструментарій, але доступ до низки функцій можна отримати тільки на платній основі.
Пошук та наймання персоналу – аспект діяльності компаній, який також не оминула діджиталізація. В часи карантину популярним став формат відеорекрутингу. Відеоінтерв’ю – не те ж саме, що онлайн-бесіда із кандидатом по Skype чи Zoom. Використовуючи програму для відеоінтерв’ю, співробітник HR записує свої питання до певної вакансії лише один раз. Далі програма інтерв’ює необмежену кількість кандидатів у зручний для кандидата час. Все проходить як і живе інтерв’ю – кандидат обмежений у часі на відповіді і немає можливості перезапису. Такий сервіс – OVR – надає і український розробник. Сервіс інтегровано з кількома відомим українськими платформами з пошуку роботи. 5 хвилин відеоінтерв’ю дозволяє заощадити до 60 хвилин з невідповідним кандидатом і до 30 годин на закритті однієї вакансії, стверджує розробник на своєму сайті.
Продажі – та складова діяльності компанії, де зараз неможливо обійтися без систематизації контактів, даних, документів. Тому софт, спрямований на вирішення типових CRM-цілей, пропонують багато розробників. HubSpot CRM вигідно виділяється серед низки аналогів тим, що сервіс пропонує повноцінні безкоштовні можливості CRM та маркетингу: управління контактами, угодами та завданнями, рекламними формами взаємодії з клієнтами. Але варто зауважити, що сервіс має тільки англомовний інтерфейс. Розробник зробив ставку на простоту та ефективність продукту. Більшість CRM-систем складні, і їх використання вимагає значної кількості ручної роботи від відділу продажів. До того ж важливо, щоб CRM-система не була фактично порожньою базою даних, яка не дає інформації про активність клієнтів на веб-сайті компанії або в соціальних мережах, нюанси взаємодії з клієнтами по телефону. Створивши свій продукт, компанія ставила на меті уникнути цих недоліків.
До багатьох аспектів ведення бізнесу онлайн компанії вже звикли. Але звичка вірити паперу і мокрій печатці сильна у більшості людей. Документообіг є у всіх компаній. В умовах дистанційної роботи прийшов час змінити ставлення і до цього та спробувати актуальні практики – підписувати документи віддалено за допомогою електронного підпису, який має повну юридичну силу. Український сервіс Vchasno дає всі інструменти для переходу на актуальний сьогодні електронний документообіг. На сайті компанії зазначається, що клієнти можуть скоротити на 50% час та гроші на опрацювання документів. Початковий пакет до 4 співробітників розробник пропонує безкоштовно. Компанія пропонує клієнтам також продукт програмний РРО «Вчасно.Каса» для швидкого та легкого переходу на електронні чеки.
Деякі завдання для бізнесу доцільно вирішувати за допомогою найму виконавця робіт на фрілансі. Українська біржа, яка акумулює широкий спектр пропозицій від виконавців – freelance.ua. Понад 180 тисяч фрілансерів пропонують свої послуги у сферах веб-дизайну, програмування, просування в соціальних мережах, в створенні логотипів, поліграфії, відеомонтажу, рекламі, дизайні різних видів, архітектурі, інжинірингу та багатьох інших. Важливо, що відносини замовника та клієнта захищені з обох боків. Замовник отримує гарантію повернення коштів, якщо виконавець не виконав проект за узгодженим завданням. Виконавець одержує гарантію виплати зарезервованих коштів, якщо повністю виконав замовлення згідно з домовленостями. Зарезервовані кошти знаходяться під контролем порталу та виплачуються відповідно до того, виконано замовлення чи ні.
