Час щорічної інвентаризації

Проведення інвентаризації активів та зобов’язань підприємства є обов’язковим перед складанням річної фінзвітності. Розглянемо актуальні питання її організації та проведення.

Інвентаризація проводиться відповідно до норм р. ІІ Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014р. № 879 (далі – Положення № 879). До початку інвентаризації керівник підприємства наказом повинен створити інвентаризаційну комісію.

Інвентаризаційна комісія

Якщо через великий обсяг робіт інвентаризацію не можна провести однією комісією, то для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях зберігання та виробництва наказом керівника підприємства можуть бути створені робочі інвентаризаційні комісії. До складу інвентаризаційної та робочих комісій входять:

• представник апарату управління підприємства;
• представник бухгалтерії (представник аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії, ФОП, яка здійснює ведення бухгалтерського обліку на підприємстві на договірних засадах);
• досвідчені працівники підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженери, технологи, механіки, виконавці робіт, товарознавці, економісти, бухгалтери тощо).

За рішенням керівника підприємства до складу інвентаризаційної комісії можна включити членів ревізійної комісії підприємства. Зазвичай очолює інвентаризаційну комісію керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений керівником підприємства.

У разі, якщо бухгалтерський облік веде безпосередньо керівник підприємства, інвентаризаційну комісію він очолює самостійно.

Якщо у штаті підприємства залишився один працівник – директор, то інвентаризація все одно проводиться і в наказі про її проведення він у складі інвентаризаційної комісії затверджує одну особу – себе. Отже, директор одноосібно може провести інвентаризацію. Водночас, щоб не виникало зайвих питань у подальшому, під час перевірок він може залучити осіб, уклавши з ними договори цивільно-правового характеру. І тоді в наказі у складі комісії вони також повинні бути вказані.

Звернімо увагу! Матеріально відповідальна особа (далі – МВО) не може бути включена до складу робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що знаходяться у неї на відповідальному зберіганні.

Проведення інвентаризації

Необхідно взяти до уваги, що до початку роботи інвентаризаційних комісій необхідно:

• перевірити справність усіх ваговимірювальних приладів;
• завершити обробку всіх документів щодо руху активів та сформувати останні на момент інвентаризації реєстри прибуткових і видаткових документів або звіти про рух активів;
• визначити залишки на дату інвентаризації;
• всі активи згрупувати, розсортувати та розкласти за назвами, сортами, розмірами у порядку, зручному для підрахунку.

Голова інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) візує всі прибуткові та видаткові документи, що додаються до реєстрів (звітів), із зазначенням «До інвентаризації на (дата)». Для бухгалтерії ці документи є підставою для визначення залишків активів на початок інвентаризації за даними обліку.

Своєю чергою МВО дають в інвентаризаційному описі розписки про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здані в бухгалтерію, що всі цінності, які надійшли під її відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані.

Інвентаризація проводиться повним складом інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії). Обов’язково при цьому повинна бути присутня МВО. Якщо під час інвентаризації МВО захворіла, продовжувати роботу комісії не можна. Необхідно чекати її одужання. Якщо МВО на довготривалому лікарняному, вона може надати довіреність своєму представникові (ч. 1 ст. 244 ЦКУ). Тоді присутнім на інвентаризації буде довірена особа МВО.

Але треба мати на увазі, що у разі виявлення недостачі відповідальність буде нести МВО, якщо вона не передала матеріальні цінності довіреній особі.

У такому випадку МВО має надати пояснення щодо виявлених розбіжностей, а також надати розписку про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здані в бухгалтерію; всі цінності, які надійшли під її відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані.

Оформлення результатів інвентаризації

Після закінчення інвентаризації інвентаризаційна комісія (робоча інвентаризаційна комісія) складає інвентаризаційні описи, акти інвентаризації, протоколи. Бухгалтерія своєю чергою складає звіряльні відомості.

Ці документи повинні бути оформлені відповідно до вимог чинного законодавства. Матеріали інвентаризації дозволено заповнити як рукописним способом, так і за допомогою електронних засобів обробки інформації.

Передусім складаються інвентаризаційні описи. Такі описи застосовують для фіксування наявності, стану та оцінки активів підприємства та тих активів, які належать іншим підприємствам і обліковуються поза балансом. В інвентаризаційному описі активи наводять за найменуваннями в кількісних одиницях виміру, прийнятих в обліку, окремо за місцезнаходженням таких цінностей та особами, відповідальними за їх зберігання, з можливим виділенням за субрахунками та номенклатурою. На кожній сторінці інвентаризаційного опису вказують словами число порядкових номерів активів та загальну кількість у натуральних вимірах усіх активів, що записані на цій сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, метрах, кілограмах тощо) вони відображені.

Акти інвентаризації фіксують результати роботи комісії. У них відображається наявність готівки, грошових документів, бланки документів суворої звітності, фінансових інвестицій, а також повнота відображення грошових коштів на рахунках у банку (реєстраційних рахунках), дебіторської та кредиторської заборгованостей, зобов’язань, коштів цільового фінансування, витрат і доходів майбутніх періодів, забезпечень (резервів).

Зауважимо, що в акті інвентаризації грошових коштів потрібно відображати і розмінну монету. Тому що фактичну наявність грошових коштів зіставляють з даними бухгалтерського обліку. Отже, якщо підприємство застосовує РРО/ПРРО, сума фактично наявної на місці проведення розрахунків готівки звіряється із сумою, зазначеною в Х-звіті РРО/ПРРО. В акті зазначають фактичний залишок готівки і залишок грошей за даними бухобліку, після чого визначають результат інвентаризації.

Інвентаризаційні описи та акти інвентаризації підписують всі члени інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та МВО. При цьому МВО дають розписку, в якій підтверджують, що перевірка активів відбулася у їх присутності, у зв’язку з чим претензій до членів комісії вона не має, і що вона приймає на відповідальне зберігання перелічені в описі активи.

Звертаємо увагу! В інвентаризаційних описах (актах інвентаризації) не можна допускати помарок і підчисток. Якщо ж все-таки трапилась помилка, то виправляти її треба в усіх примірниках шляхом закреслення неправильних записів і написання над ними правильних. Виправлення мають підписати всі члени інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та МВО.

Після закінчення інвентаризації оформлені інвентаризаційні описи та акти інвентаризації голова комісії здає до бухгалтерії для перевірки, виявлення і відображення в обліку результатів інвентаризації. При цьому кількісні та цінові показники за даними бухобліку проставляють проти відповідних даних інвентаризаційного опису і шляхом співставлення виявляють розбіжності між даними інвентаризації і даними обліку. Також бухгалтерія перевіряє всі підрахунки у інвентаризаційних описах та актах інвентаризації. Виявлені помилки у цінах, таксуванні та підрахунках мають бути виправлені й завірені підписами всіх членів інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) і МВО.

На останній сторінці інвентаризаційних описів та актів інвентаризації проставляється відмітка про перевірку цін, таксування та підрахунки результату за підписами осіб, які проводили ц ю перевірку.

Бухгалтерія своєю чергою складає звіряльні відомості активів і зобов’язань, у яких відображаються розбіжності між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів та актів інвентаризації.

Вартість лишків і нестач цінностей у звіряльних відомостях наводять відповідно до їх оцінки в регістрах бухобліку. Матеріали інвентаризації (описи, акти, звіряльні відомості, протоколи) оформляють не менше ніж у двох примірниках.

Інвентаризація майна на окупованій території

На завершення зазначимо: якщо на балансі підприємства є майно, яке знаходиться на тимчасово окупованій території, то на ці активи інвентаризаційні відомості або описи не складають, бо фізично неможливо провести інвентаризацію таких активів. Дані за цими активами відображаються в балансі за даними бухобліку.

Підприємства, які з дати початку тимчасової окупації мали місцезнаходження на території Автономної Республіки Крим та м. Севастополя, на тимчасово окупованій території у Донецькій та Луганській областях, території проведення антитерористичної операції та або здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях, та підприємства, які мали (мають) місцезнаходження в районах проведення воєнних (бойових) дій у період дії воєнного стану, або підприємства, структурні підрозділи (відокремлене майно) яких розташовані на (в) таких територіях (районах), проводять інвентаризацію у разі можливості безпечного та безперешкодного доступу уповноважених осіб до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, в яких відображені зобов’язання та власний капітал підприємств (п. 8 р. І Положення № 879).

Зазначені підприємства зобов’язані провести інвентаризацію станом на 01 число місяця, що настає за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, та відобразити результати інвентаризації в бухгалтерському обліку відповідного звітного періоду.

Наталя Щербак, консультант із обліку та податків