Що таке холакратія і як це допомагає бізнесу

Модель управління бізнесом, яка стрімко розповсюдилася у світі за останні 10 років – холакратія, – зараз все більше зацікавлює українські компанії.  В сьогоднішніх умовах для малих і середніх підприємців вона сала справжньою знахідкою,допомагаючи зберегти життєздатність та збільшити прибутковість бізнесу.

Більш гнучке і швидке реагування на будь-які зовнішні обставини та суттєва економія на операційних витратах – головні вигоди моделі «холакратія», які отримує бізнес. Одна з українських компаній зі штатом близько 400 співробітників, яка впровадила цю організаційну модель і змінила свою управлінську структуру, відчула результат цих змін вже протягом фінансового року: вдалося досягти скорочення операційних витрат удвічі, заощаджені суми сягали сотень тисяч доларів. Раніше бізнес саме через високі витрати працював практично «в нуль», а тепер його прибутковість істотно збільшилася. До того ж суттєво зріс рівень задоволеності клієнтів компанії, які відчули поліпшення якості їх обслуговування.

Що ж це за «чарівна пілюля», яка дозволяє досягти таких вражаючих результатів? Вікторія Холманова, бізнес-аналітик та консультант із впровадження організаційних змін, вже понад 15 років допомагає компаніям різного масштабу оптимізувати бізнес-структуру. В її практиці цей приклад – далеко не єдиний, що підтверджує: холакратія в Україні приживається і має хороші перспективи для бізнесу абсолютно різних галузей, окрім хіба що великих и складних виробництв важкої промисловості та фармацевтики.

Чому холакратія і що це таке?

Холакратія, яку ще називають «пласка організаційна структура», – це система організації управління, в якій влада і прийняття рішень розподілені між командами, що самоорганізуються, на відміну від більш звичної для українського бізнесу вертикальної управлінській ієрархії. На практиці це означає, що бізнес майже повністю відмовляється від менеджменту середньої ланки – є стратегічні управлінці і співробітники, які мають розширені повноваження щодо прийняття рішень у своїй зоні діяльності.

Перші згадки про систему холакратії датуються 1960-ми роками, але її популярність і широке розповсюдження почалися після 2014 року. Зараз елементи холакратії використовують в управлінні провідні технологічні компанії – Google, Amazon, Facebook, розробник найпопулярніших комп’ютерних ігор Valve. Серед відомих українських бізнесів елементи холакратії вже використовує EVO – одна із найбільших продуктових компаній, яка керує проектами Prom.ua, Bigl.ua, Zakupki.prom.ua, Kabanchik.ua, Crafta.ua та іншими.

Нерідко компанії, що практикують холакратію, називають «організаціями майбутнього», адже така система управління дозволяє швидко реагувати на будь-які зміни зовнішніх умов, поведінку постачальників чи партнерів, запити клієнтів. А сьогодні це надважливо для збереження життєздатності бізнесу. Адміністративно-ієрархічна модель управління значно програє у швидкості реакції. «Сьогодні багато інформації з’являється щохвилини. Її потрібно швидко обробляти, швидко приймати рішення і за потреби їх коригувати», – зазначає Вікторія Холманова. І пояснює, як це працює на практиці для малого та середнього бізнесу. «Якщо, наприклад, працівники магазину отримали інформацію від клієнтів про певні незручності чи побажання щось змінити, то поки вона дійде по вертикалі до керівництва, пройде немало часу. І взагалі, немає гарантії, що вона стане відомою людям, які приймають рішення, у повному обсязі і щось буде змінено. А в «пласкій» організації співробітник магазину може негайно порадитися із своїми найближчими колегами і прийняти рішення щодо змін», – резюмує вона.

Цю тезу підтверджує досвід одного з харківських ресторанів, який із введенням карантину у березні 2020 року змушений був припинити роботу, як і всі заклади цієї сфери. До того часу цей ресторан ніколи не працював у режимі доставки замовлень. Але буквально протягом тижня, зіткнувшись з тим, що клієнти цікавилися можливістю замовити доставку, організував її власними силами. Співробітники – адміністратори, офіціанти – порадилися і організували нову послугу без залучення сторонніх служб доставки. Погодилися задіяти персональний транспорт – автомобілі, мотоцикли, самі змінили свої посадові обов’язки і ролі, відреагували на ситуацію. Саме принцип холакратії в даному випадку допоміг ресторану залишитися «на плаву» і отримувати доходи. Наразі протягом 30 хвилин ресторан доставляє по місту якісні та свіжі страви. До речі, саме малому та середньому бізнесу  простіше впровадити принципи холакратії, адже невеликому колективу співробітників значно простіше домовитися, ніж великій команді. Не випадково холакратія передбачає поділ на групи, так звані кола – не більше 15 людей.

Як впровадити холакратію

Для малого та середнього бізнесу, компаній, що працюють у сфері послуг, де важливою складовою є комунікація з людьми, модель холакратії підходить чудово. Не тільки магазини, заклади HoReCa, а й, наприклад, юридичні компанії в Україні вже практикують цю модель або її елементи.

Перехід зі звичної адміністративної системи управління на холакратію може бути болісним, не приховує Вікторія Холманова. «Будуючи «пласку» компанію, треба ретельно підбирати співробітників, впевнюватися, що людина може впоратися з відповідальністю, що відповідальність не «розчавить» її», – зазначає експерт. Її практика підтверджує: частина працівників, отримуючи можливість змінити те, що їм не подобається, не користуються нею, а продовжує скаржитися. Якщо раніше вони говорили про те, що неправильно організовано, то після введення змін починали нарікати, що їм ніхто не вказує, що потрібно робити. Безпорадність, на жаль, – риса українського менталітету: люди поколіннями привчалися до того, що вони не можуть нічого змінити.

Тому розпочинати трансформації в компанії необхідно з відвертої розмови з усіма співробітниками, під час якої засновник має донести до них, які саме зміни відбудуться, і створити безпечне середовище для тих працівників, які погодяться йти далі з компанією у ці зміни. Люди мають чітко зрозуміти і переконатися, що попри те, що їхні посади зміняться, а їхні відділи, вірогідно, зникнуть, для них в компанії знайдеться місце, як мінімум не менше оплачуване, а можливо, і більш цікаве та перспективне.

Як же створити атмосферу безпеки та довіри у колективі за холакратії? «Перше, що треба сказати, – ваша зарплата залишається «при вас», – говорить Вікторія Холманова. Під час впровадження змін у одній із компаній (з її практики) було створено так званий зарплатний комітет. Будь-який співробітник міг звернутися до нього зі своїми пропозиціями – обґрунтувати, чому його зарплата має бути підвищена і що він для цього пропонує зробити, яку вигоду принести компанії. Ця практика працює – якщо компанія приймає пропозицію, зі співробітником укладається угода, і це для нього реальний спосіб підвищити свої доходи.

Варто врахувати

Холакратія у чистому вигляді для України поки що недосяжна – вона передбачає повну відкритість інформації про доходи компанії і всіх співробітників та механізм прийняття рішення колегами щодо підвищення або зменшення зарплати один одного. Навряд чи українець відкрито проголосує проти підвищення винагороди колеги, навіть якщо вважає, що він на це не заслуговує. Але в жодному разі не можна допускати повну закритість інформації про принципи і правила формування заробітних плат під час переходу компанії на модель холакратії. А дохід співробітників не повинен знижуватися – це одразу викличе «сніжний ком» страху, пліток, напруження у колективі.

В умовах роботи персоналу дистанційно модель холакратії може бути ефективною, якщо співробітники отримають більше контролю в своїх руках у поєднанні з поінформованістю про реальне становище компанії – ситуацію з клієнтами, з наявністю обігових коштів. «Співробітник, який більше володіє ситуацією, стає спокійнішим, впевненішим та проактивнішим, – вважає Вікторія Холманова. – Чим більше люди задіяні не тільки в прийнятті, а й у виконанні рішень, тим вища вірогідність того, що вони не будуть відсиджуватися в «карантинних» кутах, а думатимуть, як принеси користь компанії, щоб вона вижила, а вони зберегли роботу».