Що робити, якщо втрачені первинні документи?
Що робити, якщо втрачені первинні документи?
Діяльність будь-якого українського бізнесу перебуває під загрозою не лише поруч з фронтом, а й у глибокому тилу. Ризики існують як для товарно-матеріальних цінностей, так і для документів, зокрема первинних. Втратити первинку можна і через злочинну агресію росії (наприклад, у результаті потрапляння ракети, дрону, їх уламків по підприємству), випадково чи через власну недбалість.
У разі втрати первинки можна діяти за двома різними алгоритмами: загальним та спеціальним, запровадженим під час дії воєнного стану. Розглянемо їх почергово.
Втрата через війну
Спеціальні правила діють тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України. Вони установлені пп. 69.28 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» Податкового кодексу України (https://zakon.rada.gov.ua/laws/main/2755-17).
- Хто може застосувати спеціальні правила. Спецправила поширюються на платників, які не можуть пред’явити первинні документи, на підставі яких здійснюється облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, та провадили діяльність:
- на територіях активних бойових дій;
- на територіях, тимчасово окупованих російською федерацією.
Перелік таких територій визначається у встановленому Урядом порядку. І це право делеговано Міністерству з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України. Тож цей перелік територій затверджено наказом Мінреінтеграції від 22.12.2022 р. № 309 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1668-22#n15).
- Підставами неможливості пред’явлення первинних документів вважають:
- - втрату (знищення чи зіпсуття) первинних документів або знаходження їх на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на територіях, тимчасово окупованих збройними формуваннями росії;
- - неможливість їх вивезти або таке вивезення пов’язане з ризиком для життя чи здоров’я платника податків, фізосіб чи неможливе у зв’язку з адміністративними перешкодами, встановленими органами влади.
Тож якщо втрата документів на цих територіях спричинена не бойовими діями, а, наприклад, викраденням документів, платник втрачає право на застосування пп. 69.28 підрозд. 10 розд. XX ПКУ.
- Як повідомити податкову
У разі втрати та/або неможливості вивезення первинних документів платник подає до контролюючого органу повідомлення про неможливість вивезення первинних документів. Таке повідомлення пишуть у довільній формі. Підписують його керівник та головбух.
У цьому повідомленні вказують обставини, що призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів, податкові (звітні) періоди, а також загальний перелік первинних документів (а якщо можливо, то вказують реквізити цих документів).
Якщо після подання повідомлення про неможливість вивезення первинних документів платнику стане відомо про втрату таких документів, такий платник зобов’язаний подати до контролюючого органу повідомлення про втрату первинних документів та зазначити обставини такої втрати.
У цій ситуації натрапляємо на рідкісну для податкових правовідносин презумпцію невинуватості платника. Адже саме податківці зобов’язані доводити відсутність підстав для застосування положень пп. 69.28. підрозд. 10 розд. XX ПКУ. Якщо ж платник безпідставно застосував спецправила, його вважатимуть таким, що ухиляється від сплати податків, та покарають.
Якщо податківці відмовляють у застосуванні спецправил, вони повинні видати вмотивоване рішення та вказати підстави і докази такої відмови. Цю відмову мають надати не пізніше одного місяця з дати отримання відповідного повідомлення від платника.
Звісно, рішення про відмову можна оскаржити в адміністративному чи судовому порядку. До винесення остаточного рішення у справі податківці не вправі сумніватися у показниках податкової звітності, а також ініціювати будь-яку перевірку платника щодо податкових (звітних) періодів, зазначених у відповідному повідомленні.
Наголосимо, суди вважають, що податківці після отримання повідомлення про втрату первинних документів зобов`язані прийняти відповідне рішення, а не просто підписати лист про відмову. Це обґрунтовано тим, що підписання листа, а не рішення, є порушенням процедури, встановленої пп. 69.28. підрозд. 10 розд. XX ПКУ, та створює перешкоди для належної реалізації платником права на оскарження такого документа (див. рішення Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 20.01.2023 р. у справі № 160/17611/22
- Гарантії для платника
Повідомлення платника, надане за спецправилами, є підставою для збереження:
- витрат (у т.ч. витрат у зв’язку з придбанням цінних паперів / корпоративних прав);
- від’ємного значення об’єкта оподаткування податком на прибуток (включаючи від’ємний фінрезультат за операціями з цінними паперами / корпоративними правами);
- податкового кредиту з ПДВ;
- суми від’ємного значення ПДВ минулих податкових (звітних) періодів без наявності договірних, розрахункових, платіжних та інших первинних документів.
Після подання до контролюючого органу повідомлення про неможливість вивезення первинних документів запроваджується мораторій на проведення документальних перевірок щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів.
Ба більше, платників, які подали повідомлення про втрату первинних документів, податківці взагалі не перевірятимуть щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів навіть після завершення дії воєнного стану.
Водночас суди наголошують с сам факт перебування платника, його первинки на тимчасово окупованій території не є автоматичною підставою для введення мораторію на перевірки, адже він зобов’язаний подати до контролюючого органу повідомлення про неможливість пред’явлення первинних документів (див. постанову П’ятого апеляційного адміністративного суду від 15.03.2023 р. у справі № 420/12229/22.
Втрата первинки в тилу
Класичний алгоритм дій у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення первинки зафіксовано у п. 44.5. ПКУ та п. 6.10. Положення № 88 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#Text). На цьому наголошують і судді (див. постанову Верховного Суду від 07.04.2023 р. у справі № 420/9587/20 – https://reyestr.court.gov.ua/Review/110094272).
Положення № 88 наказує керівнику підприємства, установи у разі пропажі або знищення первинних документів, регістрів бухобліку і звітності письмово повідомити про це правоохоронні органи та своїм наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення.
Для участі в роботі комісії запрошують представників слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії зазначають в акті. Його повинен затвердити керівник підприємства, установи. Копію цього акта надсилають органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також територіальним органам ДПСУ, ДМСУ – підприємствами та місцевому фінансовому органу – установами. Це потрібно здійснити протягом десяти днів. Зауважимо, податкове законодавство надає лише 5 днів для повідомлення податківців про втрату первинки та надання акту комісії про зникнення (знищення) первинних документів. Тож радимо дотримуватися саме строків, установлених ПКУ.
Таким чином, підприємство (установа) зобов’язані у разі втрати або знищення первинних документів повідомити про це правоохоронні органи та з метою встановлення факту втрати документів провести службове розслідування. Для цього керівник такого підприємства видає наказ, яким уповноважує комісію на проведення цих дій.
Однак потрібно також враховувати податкове законодавство та взаємодіяти з податковою. Тож :
- Платник зобов’язаний протягом п’яти днів з дня втрати, пошкодження, знищення первинки письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події) контролюючий орган за місцем обліку. За потреби – контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації, надано авторизацію або дозвіл на застосування спеціальних (у т.ч. транзитних) спрощень.
При цьому, обов’язково надавайте документи, що підтверджують вжиття вами відповідних заходів, обов’язкових для здійснення при втраті або пошкодженні документів (відповідно до Положення № 88). А саме: підтвердження звернення до правоохоронних органів (це, зокрема, витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань) та акт комісії про зникнення (знищення) первинних документів. Без надання цих документів податківці проігнорують повідомлення про втрату, пошкодження чи знищення первинки, а платник не отримає право на перенесення строків податкової перевірки та строку для відновлення втрачених документів. Обов’язковість надання податківцям підтвердження вжитих платником описаних заходів зафіксовано навіть верховними суддями (див. постанову Верховного Суду від 13.07.2022 р. у справі № 280/706/19 – https://reyestr.court.gov.ua/Review/105247649).
- Відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.
Якщо такі документи не відновити або повторно втратити їх, пошкодити чи достроково знищити, після їх відновлення, податківці вважатимуть, що ці документи були відсутні у такого платника на час складання такої звітності або на час виконання ним вимог митного, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на податківців.
Василь Луцик, юрист-консультант
