П’ять помилок у фінансовому обліку, які можуть коштувати вам компанії

Про найпопулярніші помилки, які можуть завадити компанії стати фінансово успішною, розповідає Кирило Куницький, засновник групи компаній «Бізнес-конструктор».

Змішування особистих коштів і коштів бізнесу

Таке явище з'являється, коли власник пускає грошові потоки бізнесу через власну кишеню. Наприклад, коли на рахунки компанії заходить передоплата, а власник вирішує, що це вільні обігові кошти, які він може витратити на власний розсуд, а майбутні витрати він зможе покрити з наступних надходжень. Подібна помилка призводить до хибного відчуття великого статку, коли грошей стає багато і власник витрачає їх більше, ніж може собі дозволити компанія. Коли приходить час платити за рахунками (зарплати, оренда офісу), виявляється, що грошей не вистачає, з'являються касові розриви.

Порада: Слідкуйте, щоб кошти власника і бізнесу були розділені. Весь прибуток теж не може перейти до власника – це капіталізація компанії, без якої неможливе її зростання. У випадку касових розривів використовуйте овердрафт.

Відсутність фінансового обліку

Фінансовий облік – це не лише звіти, які потрібно здавати у податкову. Існує кілька типів фінансового обліку, які не можна плутати:

• Бухгалтерський: гарантує, що фінансова інформація про транзакції, про надходження і витрати коштів була зібрана систематично і внесена в необхідні форми звітності.
• Фінансовий: готується для власників та інших зацікавлених осіб, коли необхідно залучити інвесторів і отримати кредит. У ньому відображаються ключові показники ефективності бізнесу з використанням даних бухгалтерського обліку.
• Управлінський: розглядає ціноутворення, прибутковість і бюджетування. Є найбільш важливим типом обліку і використовується власником для прийняття організаційних рішень. Допомагає продемонструвати, як показники за один день позначаться на показниках всього місяця.

 Податковий: визначає кількість податків, які необхідно заплатити. При цьому фінансові дані інтерпретуються таким чином, щоб відповідати стандартам податкового звіту. Крім цього, податковий облік допомагає проаналізувати, якими податками будуть обкладатися ті чи інші угоди, і, таким чином, зменшити податковий тиск на бізнес.

Якщо у вашій компанії не ведеться фінансовий облік, рано чи пізно у вас з'являться проблеми різного характеру. Може виявитися, що у вас «роздулися» витрати або впала маржинальність, а ви цього не помітили тощо. Відсутність фінансового обліку породжує регулярну появу нових проблем у сфері фінансів. Для того щоб уникнути таких проблем, слід засвоїти три типи фінансових внутрішніх звітів, про які часто забувають власники бізнесу – це баланс, Cash Flow і P&L.

• Profit and Loss statement (P&L, PNL), він же – звіт про прибутки і збитки (фінансові результати): показує, скільки заробляє бізнес в цілому і, зокрема, на чому отримує дохід, а на чому його втрачає. Складається із періодичністю раз на місяць. Дозволяє спланувати витрати і зменшити збитки на діяльності з невисокою маржинальністю та уникнути можливих касових розривів. Обов'язкові елементи звіту – валовий дохід, витрати (змінні і постійні), амортизація і податки.
• Cash Flow statement (Cash Flow, CF), звіт про рух грошових коштів: відображає структуру надходження грошових коштів і цілі витрат. Враховує, куди були витрачені гроші і звідки вони надійшли. Допомагає оцінити здатність платити за рахунками, видавати «живі» гроші. Він показує залишок грошей в компанії на певний період, складається прямим (касовим) методом і розраховується непрямим методом. У звіті завжди враховуються надходження і виплати в операційній, інвестиційній і фінансовій діяльності компанії.
• Баланс. Дає повне уявлення того, скільки коштів було вкладено в бізнес (пасив) і у що вони були вкладені (актив). Дає зрозуміти, за чиї гроші було створено бізнес. Пасиви – це поточні зобов'язання (наприклад, аванс покупця), довгострокові зобов'язання (кредити) і власний капітал. Активи – це те, що має компанія, і вони можуть бути як необоротними, так і оборотними. Оборотні можна легко продати, необоротні – ні.

Відсутність фінансового планування

З попередньої помилки часто виходить наступна. Ви можете навіть налагодити свій фінансовий облік, але не користуєтесь ним для того, щоб заглянути за горизонт. Відсутність планування грошових потоків та дохідної складової бізнесу – травматичні. Дуже важливо якомога раніше налагодити ефективне планування у вашій компанії. Так можна прогнозувати фінансову ситуацію і заздалегідь вживати відповідних заходів.

Необдумане обтяжування бізнесу кредитами

Цю помилку найчастіше допускають компанії в сегменті малого та середнього бізнесу. Особливо це небезпечно, коли бізнес тільки стартував, щось пішло «не так», але через надмірну прив'язку до компанії власник шукає кошти для утримання її на плаву. Такі емоційні дії можуть обійтися підприємцю у втрачені роки, які він витратить на виплачування кредиту. Також не варто набирати кредитів для того, щоб розрахуватись із попередніми кредитами – краще визнати компанію банкрутом.

«Роздування» витрат бізнесу

Проблема виникає, коли бізнес стає прибутковим і з'являються надлишкові грошові кошти. Часто власник починає витрачати гроші на статті, які ніяк не впливають на прибутковість компанії. Це може бути надто дорогий офіс, надмірна кількість секретарів тощо. Потрібно максимально цього уникати.