Чи завжди ФОП повинен мати первинні документи?
Питання наявності та зберігання первинних документів постійно турбують ФОП, особливо тих, хто працює на спрощеній системі оподаткування. Особливо актуальним це питання стає зараз, бо деякі підприємці їх втратили у зв’язку окупацією чи обстрілами.
ФОП, які працюють на загальній системі оподаткування, без первинних документів не можуть обійтися, тому що розмір їх оподатковуваного доходу безпосередньо залежить від суми витрат, підтверджених первинними документами. Іншими словами, є первинка, яка підтверджує витрати, – менший розмір доходу, з якого необхідно платити податки, первинка відсутня – платимо 18% ПДФО + 1,5% військовий збір +22% ЄСВ з суми отриманого доходу. Тому наявність первинки просто необхідна.
У платників єдиного податку ситуація дещо інша. Ті, які обрали першу, другу або третю групу без ПДВ, ведуть тільки облік доходів, а ті, які обрали третю групу з ПДВ, ще й витрат. Але розмір витрат ніяк не зменшує об’єкт оподаткування. Первинка більше потрібна для визначення податкового кредиту.
Відображають вони суму отриманого доходу у регістрі довільної форми (раніше у них була книга встановленої форми). Саме тому більшість ФОП, які працюють на єдиному податку, вважають, що їм первинка не потрібна, бо бухгалтерський регістр, який необхідний для заповнення декларації, є.
На жаль, податкова, як контролюючий орган, дотримується іншої думки. І висловлює її, звертаючись до загальних норм ПКУ. А саме до п. 44.1 ст. 44 ПКУ, якою передбачено, що для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Що таке «первинка»?
Нагадаємо, що визначення первинного документа знаходиться в ст. 1 Закону України від 16.07.1999 р. № 996-ХІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88. Отже, первинний документ – це документ, який створено у письмовій або електронній формі і в якому містяться відомості про господарські операції. Первинний документ зобов’язаний мати обов’язкові реквізити, до яких віднесено:
- назву самого документа;
- дату його складання;
- найменування суб’єкта господарювання, від імені якого складено відповідний документ;
- зміст та обсяг господарської операції;
- П.І.Б. відповідальної за здійснення господарської операції особи;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Які документи зберігати?
Питання, яке постійно турбує підприємців: якщо платники єдиного податку ведуть тільки облік доходів, то яку первинку вони повинні зберігати і надавати під час перевірки податківцям?
Залежно від того, в якій формі ФОП отримує дохід (готівковій чи безготівковій), і буде залежати форма первинних документів, які підтверджують отримання доходу.
Отже, якщо дохід отримується в безготівковій формі – кошти були отримані на розрахунковий рахунок – первинним документом буде виписка фінансовою або нефінансової установи, в якій у ФОП відкритий підприємницький рахунок.
Якщо дохід отримується в готівковій формі, то починаючи з 1 січня 2022 року у ФОП другої та третьої групи підтвердним документом про отримання доходу буде фіскальний чек РРО, копія якого зберігається в контрольній стрічці.
Без РРО дозволено працювати платникам єдиного податку першої групи. У них може бути підтвердним документом копія товарного чека – у разі здійснення діяльності у сфері торгівлі. Квитанції або акти про надання послуг (виконання робіт) потрібні у разі надання послуг. Хоча норми чинного законодавства і не вимагають від нього виписувати документи у двох примірниках.
Вимоги податківців
Попри те, що платники єдиного податку переважно ведуть тільки облік доходів, податкова під час перевірки вимагає наявності первинних документів, які підтверджують не лише отримані доходи, але й понесені витрати.
Вимагають вони наявності цих документів, щоб з’ясувати, чи не порушує підприємець обмеження, передбачені ПКУ для платників єдиного податку за видами діяльності та переліком товарів, які заборонені для реалізації. А також, чи виконав ФОП свої обов’язки як податкового агента. Бо якщо він придбав товари у фізособи, то він повинен за її рахунок сплатити податки і відобразити цю інформацію в податковій звітності.
До того ж загальні норми чинного законодавства для сфери торгівлі забороняють виставляти на продаж товари, на які відсутні підтвердні документи, особливо, якщо це продукти харчування, які мають обмежений термін придатності. Отже, первинні документи від постачальника повинні бути в наявності.
Вести такий облік зобов’язані ФОП, які здійснюють розрахунки з використанням РРО/ПРРО за умови, що вони зареєстровані платниками ПДВ чи/або реалізують:
- технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту;
- лікарські засоби, вироби медичного призначення;
- ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного та напівдорогоцінного каміння.
Такі підприємці зобов’язані вести облік товарних запасів та здійснювати продаж лише тих товарів, що відображені в обліку за місцем продажу. Вести облік товарних запасів зобов’язані не тільки платники єдиного податку, а й ті ФОП, які обрали загальну систему оподаткування, у разі відповідності вищеназваним вимогам. Дія Порядку № 496 не поширюється лише на платників єдиного податку першої групи.
Де зберігати первинку?
Наявність первинних документів на місці продажу передбачена тільки для вищеназваних підприємців, всі інші мають право зберігати у зручному для них місці. Надати первинні документи податківцям підприємець зобов’язаний у повному обсязі, якщо вони пов’язані з предметом перевірки (п. 85.2 ст. 85 ПКУ).
Конкретний термін ПКУ не визначений. Якщо документи не будуть надані своєчасно і податківці не встигнуть провести перевірку, вони мають право за рішенням керівництва її продовжити, тому не бажано дуже зволікати.
Чи потрібно відновлювати первинку?
Так. Якщо документи були пошкоджені або втрачені з якихось причин, то їх необхідно відновити. І ПКУ визначає термін і порядок їх відновлення. Але у зв’язку з воєнними діями на території України для деяких ФОП передбачені послаблення. Визначені вони в пп. 69.28 п. 69 підроз. 10 р. ХХ ПКУ і стосуються тих платників, які не можуть з поважних причин пред’явити первинку, на підставі якої сформовано показники, пов’язані з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань.
Підставами неможливості пред’явлення первинних документів є:
- втрата (знищення чи зіпсуття) первинних документів або знаходження їх на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на територіях, тимчасово окупованих збройними формуваннями рф;
- неможливість їх вивезти або таке вивезення пов’язане з ризиком для життя чи здоров’я платника податків, фізичних осіб чи неможливе у зв’язку з адміністративними перешкодами, встановленими органами влади.
Перелік затверджений наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України від 22.12.2022 р. № 309.
Які строки зберігання первинки?
Строки визначені п. 44.3 ст. 44 ПКУ. Законом України від 20.03.023 р. № 2970-ІХ для деяких категорій платників податків ці строки змінено. Цей Закон набрав чинності 28 квітня 2023 року. Перелік документів, які треба зберігати, залишається незмінним. А от строки зберігання тепер такі:
- сім років – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю;
- пять років – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються платниками податку на прибуток, а також юрособами – платниками єдиного податку. Але цей строк не поширюється на документи, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з п. 44.3.1 ст. 44 ПКУ;
- три роки – для інших документів, на які не поширюються вимоги пп. 44.3.1 та 44.3.2 ст. 44 ПКУ. Тобто для ФОПів строки зберігання первинних документів щодо їхньої діяльності залишаються незмінними;
- три роки – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на ДПС, включаючи дозвільні документи.
У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ст. 44 ПКУ, за період його діяльності не менш як п’ять років (сім років – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю ТЦУ та КІК), що передували даті ліквідації, передаються до архіву.
У зв’язку з тим, що Закон № 2970 набрав чинності з 28 квітня 2023 року, то нові строки зберігання поширюватимуться на документи, які почали зберігатися ще з 28 квітня 2020 року та строк по них мав би завершитися 28 квітня 2023 року. Тож їх потрібно буде зберігати до 28 квітня 2025 року.
Нормі норми щодо п’ятирічного мінімального строку зберігання документів застосовуються до документів, які розроблено:
- до дня набрання чинності цим Законом, строк зберігання яких не закінчився на день набрання чинності цим Законом;
- починаючи з дня набрання чинності цим Законом;
- особою, стосовно якої на день набрання чинності цим Законом розпочато, але не завершено процедуру припинення (ліквідації);
- особою, стосовно якої прийнято рішення про ліквідацію після набрання чинності цим Законом.
Звернімо увагу, що карантин, пов’язаний із COVID-19, та воєнні дії на території України внесли свої корективи. Строки зберігання документів на період дії карантину були подовжені. Період воєнного стану також вилучається з граничного строку зберігання. Отже, не спішіть з утилізацією стосів первинки, що у вас накопичилася).
Наталя Щербак, податковий консультант
