Виплати по е-лікарняному: на що звернути увагу
Перехід на оформлення лікарняних в електронному вигляді ні у кого не викликав здивування. Але роботодавцям необхідно розібратись, як з ними працювати.
Нагадаємо, що 04.06.2021 р. набув чинності наказ Міністерства охорони здоров’я України від 01.06.2021 р. № 1066 «Деякі питання формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність та проведення їхньої перевірки» (далі – Наказ № 1066), яким затверджено низку документів, що передбачають оформлення та ведення обліку е-лікарняних.
Згідно з цим наказом е-лікарняні оформлюються автоматично після того, як лікар оформить медичний висновок про тимчасову непрацездатність у Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я (далі – Реєстр).
Як бачимо, Наказ № 1066 набув чинності ще у червні цього року. Саме тому вже з того місяця запроваджено перехід роботи з медичними висновками про тимчасову непрацездатність тими закладами охорони здоров’я, які мали для цього технічні умови. Якщо вони почали роботу з формування та внесення медичних висновків про тимчасову непрацездатність до Реєстру, то оформляти лікарняні у паперовому вигляді вони вже не мали права. Тобто лікарняні в електронному вигляді почали з’являтися вже з червня. І тільки починаючи з 1 вересня 2021 року всі лікарняні повинні оформляти у такий спосіб. Відтерміновано їх оформлення у зв’язку з вагітністю та пологами.
Реєстр формує та веде Пенсійний фонд України, який є володільцем інформації, що міститься в ньому. Отримати необхідну інформацію можна за посиланням portal.pfu.gov.ua Портал електронних послуг Пенсійного Фонду України.
Звертаємо увагу! Е-лікарняні оформлюються виключно на тих осіб, які є застрахованими особами, за яких сплачують або які самі сплачують ЄСВ. Це можуть бути наймані працівники або виконавці послуг (робіт) за договорами ЦПХ, за яких роботодавець (замовник) сплачує ЄСВ, або сам ФОП або самозайнята особа, які самі за себе сплачують ЄСВ.
Якщо ФОП або самозайнята особа не сплачують ЄСВ, на них лікарняні не оформляються.
Отже, якщо робітник захворів і звернувся до лікаря і йому за станом здоров’я необхідно оформити лікарняний, лікар створює медичний висновок, на підставі якого автоматично створюється е-лікарняний.
Одразу після створення медичного висновку працівник повинен повідомити про це роботодавця зручним для обох способом.
Про спосіб повідомлення рекомендуємо визначитися. Це може бути телефонний дзвінок або повідомлення у Вайбер чи Телеграм. Важливо, щоб робітник розумів, як він повинен повідомити роботодавця.
Роботодавцю (страхувальнику) рекомендуємо зареєструвати на вебпорталі ПФУ кабінет страхувальника. Сповіщення про відкриття е-лікарняного надійде роботодавцю в кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ: https://portal.pfu.gov.ua. Телефон гарячої лінії з питань користування кабінетом страхувальника: 0-800-503-753.
Зауважимо, що підставою для оплати днів, не відпрацьованих через хворобу, є лікарняний, а не медичний висновок.
Електронний листок непрацездатності – це сформований (виданий) програмними засобами Реєстру на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність або документа, що засвідчує факт усиновлення дитини, і зареєстрований за єдиним реєстраційним номером листка непрацездатності у Реєстрі електронний документ, що є підставою для звільнення від роботи, оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, призначення матеріального забезпечення та надання соціальних послуг відповідно до законодавства про загальнообов’язкове державне соціальне страхування.
Е-лікарняний формується у разі ідентифікації пацієнта як застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Сформований листок непрацездатності у день створення стає доступним для перегляду в кабінетах страхувальника та застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ, але до дати закінчення періоду його дії не може передаватися до страхувальника як підстава для нарахування матеріального забезпечення.
Е-лікарняний може переглянути не тільки роботодавець, а й один із застрахованих батьків, якщо медичний висновок сформовано для дитини, яка потребує догляду.
Сформований е-лікарняний одразу матиме статус «Закритий», а після завершення терміну тимчасової непрацездатності працівника його статус зміниться на «Готовий до сплати». З цього моменту е-лікарняний стає підставою для надання матеріального забезпечення.
Коли лікарняний отримає статус «Готовий до сплати», роботодавець повинен оформити необхідні документи й нарахувати допомогу по тимчасовій непрацездатності.
На призначення працівникові матеріального забезпечення відведено не більше ніж 10 календарних днів із дня закінчення періоду тимчасової непрацездатності, визначеного е-лікарняним.
Готовий до сплати е-лікарняний роботодавець може роздрукувати або залишити в електронному вигляді (за своїм рішенням). Тобто роздруковувати е-лікарняний необов’язково.
Порядок нарахування допомоги не змінився. Після отримання лікарняного роботодавець або його відповідальна особа визначає страховий стаж застрахованої особи (пільги) та кількість календарних днів непрацездатності, що підлягають оплаті за рахунок коштів роботодавця та Фонду. Зазначена інформація формується в паперовому або електронному вигляді. Форма формування такої інформації не встановлена, тому визначається самостійно. Рекомендуємо таке визначення оформити внутрішнім розпорядженням.
Е-лікарняний, відомості щодо визначеного страхового стажу та кількості днів непрацездатності, що підлягають оплаті, передаються до комісії (уповноваженого) із соціального страхування.
Нагадаємо, що у кожного роботодавця обов’язково повинен бути уповноважений із соціального страхування, якщо кількість найманих працівників не перевищує 15 осіб, або комісія – якщо працівників 15 і більше.
Попри те, що лікарняні тепер будуть в електронній формі, комісія (уповноважений) із соціального страхування продовжує свою роботу та зберігає весь обсяг функцій, передбачених Положенням про комісію (уповноваженого) із страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, затвердженим постановою правління Фонду соціального страхування України від 19.07.2018 р. № 13.
Рішення про призначення або відмову в призначенні матеріального забезпечення комісія (уповноважений) із соціального страхування передає ФОП або бухгалтеру (за його наявності), який нараховує матеріальне забезпечення.
Розрахунок матеріального забезпечення здійснюється на підставі е-лікарняного або його паперового роздрукування та рішення комісії (уповноваженого) із соціального страхування. Цей розрахунок записується в електронному або паперовому вигляді. Заповнюється заява-розрахунок та подається до відділення Фонду за місцем обліку.
Подати заяву-розрахунок за е-лікарняними можливо:
– в електронному вигляді за допомогою клієнтського спеціалізованого програмного забезпечення із застосування електронного підпису/печатки;
– або на паперових носіях.
Подати заяву-розрахунок до Фонду роботодавець має не пізніше 5 робочих днів із моменту ухвалення рішення про призначення матеріального забезпечення комісією (уповноваженим).
Упродовж одного місяця з дня виплати допомоги працівнику роботодавець надсилає до Фонду повідомлення про проведення виплат за встановленою формою. Це також можна зробити в електронному вигляді.
На жаль, не все так гладко, як визначено порядком, тому що програма до кінця не відпрацьована. Саме тому ще якийсь час доведеться працювати з документами в паперовому вигляді й відносити їх до Фонду, а не передавати в електронному вигляді. До того ж дуже уважно слід ставитися до оформлення документів, особливо щодо інформації про застраховану особу, тому що в разі помилок в ПІБ або ІПН або відомостей про роботодавця е-лікарняний може бути оформлений не на ту особу або не тому роботодавцю. А це означає, що виплатити допомогу за таким лікарняним неможливо.
Отже, запровадження е-лікарняних передбачає в подальшому значно скоротити витрати бюджетних коштів у зв’язку із зменшенням видачі «куплених» лікарняних, а також спростити процес отримання страхових виплат. Це обов’язково станеться, але перехідний період завжди важкий. І найбільше всього проблем виникає саме у роботодавця.
Наталія Щербак, податковий консультант
